Готовая инструкция для подотчетника

Инструкция для подотчетных лиц

УТВЕРЖДАЮ________________________(должность и наименование организации)__________ ____________(подпись) (и.о. фамилия)___________________(дата)

ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ

1. Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм.1.1. Деньги могут выдаваться под отчет на любые цели, связанные с деятельностью организации, и должны тратиться исключительно на те цели, на которые они были выданы.1.2. Все расходы за счет подотчетных средств должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами в соответствии с п. 4. 1.3. Максимальная сумма покупки за наличные средства у организации или предпринимателя не должна превышать 100 000 руб. по одному договору.1.4. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:- при командировке – на время командировки, указанное в приказе о командировке;- на хозяйственные и иные нужды – на срок, утвержденный руководителем.По истечении этих сроков работник должен отчитаться по истраченным суммам и при наличии неиспользованного остатка подотчетных средств вернуть его организации в соответствии с п. 3.1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, указанным в п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден руководителем.1.6. При получении подотчетных средств на банковскую карту работник вправе использовать при расчетах как карту, так и предварительно снятые с нее наличные.1.7. При необходимости работник с разрешения руководителя может использовать при расчетах в интересах организации собственные средства, которые возмещаются ему после утверждения авансового отчета.2. Порядок получения денег под отчет.2.1. Работник передает в бухгалтерию заявление (см. Приложение № 1) на имя руководителя с просьбой выдать ему деньги. В заявлении должны быть указаны сумма, цель расходования и срок, на который они необходимы, а при получении средств на банковскую карту – еще и платежные реквизиты, на которые нужно перечислить деньги.2.2. Сотрудник бухгалтерии проверяет, нет ли у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. При ее отсутствии ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю. Руководитель, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче денег (с указанием, на какой срок) или об отказе в выдаче. 2.3. При положительном решении руководителя деньги работнику выплачиваются способом, указанным в заявлении.2.4. Если работник должен действовать от имени организации (в частности, это случаи, указанные в подп. 4, 5, 8 п. 4), то ему выдается доверенность (на получение ТМЦ – см. Приложение № 2, на иные полномочия – см. Приложение № 3). Работник должен предъявить ее при расчетах с третьими лицами, чтобы подтверждающие документы были оформлены на организацию, и он, как ее представитель, смог забрать причитающиеся ей документы и ТМЦ. 3. Порядок отчета по подотчетным суммам.3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).3.2. Авансовый отчет представляется в следующие сроки:

– по средствам, выданным на командировку – в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из нее;

– по средствам, полученным на иные нуждыиз кассы – в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;

– по средствам, полученным на карту – в течение _____ рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;

– по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 – в течение _____ рабочих дней со дня покупки.

Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то срок представления авансового отчета начинает отсчитываться со дня выхода на работу.3.3.

Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях – в день выхода на работу.3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре.

На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.3.

Обратите внимание

5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно с ним подает заявление (см.

Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме. 4. Требования к подтверждающим расходы документам.4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.4.2.

Перечень оправдательных документов, представляемых работником:1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через интернет с доставкой или самовывозом):- чек ККТ; – товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);- счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС.

Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает ___________ руб.

, то работнику не следует совершать покупку; 2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения – любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.):- или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);- или бланк строгой отчетности (БСО).При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:- при авиаперелете – распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;- при проезде на поезде и ином транспорте – распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования – распечатка контрольного и посадочного купонов).4) при покупках у оптового продавца:

– чек ККТ;

– товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);

– счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);

– корешок доверенности на получение ТМЦ;

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:

– чек ККТ;

– счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);

6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):

– договор (см. Приложение № 6);

– расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);

7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) – чек, выданный терминалом;8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию) – квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.

Документ
Что нужно проверить

Чек ККТ
Наличие перечня товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости каждой единицы. При отсутствии такой информации в чеке ККТ она должна быть в других выданных документах, например, в товарном чеке

Товарный чек
Наличие реквизитов:(и) наименование документа и дата составления;(и) наименование организации (ф. и. о. предпринимателя);(и) перечень товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости;(и) должность лица, выдавшего документ, его подпись с расшифровкой

Документ об оплате, выдаваемый взамен чека ККТ вмененщиками и предпринимателями на патентном режиме
Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, а также:(и) номер документа;(и) ИНН организации (предпринимателя)

БСО
Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, а также:(и) шестизначный номер и серия бланка, сокращенное наименование типографии, ее ИНН, адрес, номер заказа, год, тираж;(и) адрес (для организаций)

Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)
В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника

Счет-фактура
В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника.Если работник лишь вносил предоплату, то в счете-фактуре (по строке 5) должны быть указаны дата и номер чека ККТ или ПКО

Квитанция к ПКО
Наличие печати, а при ее отсутствии у продавца – штампа о проведении кассовой операции (например, с указанием наименования фирмы, ее ИНН и слова «Получено»)

5. Порядок проверки и утверждения авансового отчета.5.1. Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером в течение ____ рабочих дней и утверждается руководителем в течение _____ рабочих дней. 5.2. Перерасход по утвержденному авансовому отчету (в том числе в случае его представления по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7) выдается работнику из кассы в течение ____ рабочих дней после утверждения авансового отчета. 5.3. Если работник своевременно не возвратил организации неиспользованный остаток подотчетных средств, то она вправе в течение месяца со дня окончания срока их возврата удержать эту задолженность из зарплаты работника по правилам, установленным в ст. 137 Трудового кодекса РФ.5.4. За нарушение требований настоящей инструкции к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде выговора.

Составляем инструкцию для подотчетных лиц – образец

Инструкция для подотчетных лиц – образец данного документа можно использовать как основу для разработки локального нормативного акта конкретной фирмы. Инструкция должна содержать все важные аспекты организации взаимоотношений подобного рода между предприятием и сотрудником в соответствии с законодательством РФ.

Для чего нужна инструкция о расчетах с подотчетниками

Инструкция для подотчетных лиц: что следует в ней отразить

Важные нюансы составления инструкции

Итоги

Для чего нужна инструкция о расчетах с подотчетниками

Инструкция для подотчетных лиц представляет собой локальный нормативный документ, на основе которого формируются и регламентируются взаимоотношения между двумя сторонами — предприятием и подотчетным сотрудником.

Нарушение законодательства в части расчетов с подотчетными лицами влечет за собой применение административных и налоговых штрафных санкций к организации, а потому все операции по данным расчетам должны подчиняться нормативно-законодательным актам и стандартам.

Главной целью составления инструкции является соблюдение законодательства в области расчетов с подотчетными лицами, а также определение порядка действий, которые совершаются в отношениях подобного рода. В соответствии с этой целью можно определить задачи, которые решаются при использовании данной инструкции:

Оформление операций по получению денежных средств в подотчет.

Оформление операций по отчету за полученные суммы.

Подведение итогов по подотчетным суммам.

Инструкция обязательна к изучению всеми подотчетными лицами, чтобы они в полной мере представляли процесс получения и возврата подотчетных сумм и были уверены в правильности совершаемых ими операций.

Подробнее о бухгалтерском учете расчетов с подотчетниками читайте в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Инструкция для подотчетных лиц: что следует в ней отразить

Перед составлением инструкции для подотчетных лиц необходимо четко определиться с тем, какие именно пункты должны в нее входить и на что конкретно должны обращать внимание сотрудники, которым выдаются денежные средства в подотчет. В соответствии с этим следует указать следующие основные пункты, которые в обязательном порядке должны присутствовать в данной инструкции:

Порядок получения подотчетным лицом денежных средств в кассе или на карточный счет в банке.

Здесь обязательно указывается, что подотчетное лицо пишет специальное заявление на имя руководителя о том, что оно просит выдать денежные средства в подотчет с указанием конкретной цели их расходования. Также в заявлении указывается срок, на который денежные средства должны быть выданы. Образец этого документа может быть приобщен к инструкции в качестве приложения.

Подробнее о заявлении на подотчетные деньги читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».

Кроме того, в данном пункте следует отразить, что сотрудник может получить средства путем безналичного перечисления на зарплатную, корпоративную или личную банковскую карту.

Также здесь следует указать, что подотчетные средства выдаются при обязательном условии погашения сумм, выданных ранее в подотчет.

Нюансы расходования подотчетных сумм.

Этот раздел инструкции содержит сведения о том, каким образом и на какие цели могут быть израсходованы денежные средства.

Пункт может включать конкретный перечень расходов, которые разрешается совершать с использованием подотчетных денег.

Кроме того, следует обязательно указать, что все расходы должны подтверждаться оправдательными документами, оформленными согласно правилам и нормам российского законодательства.

Порядок составления и представления авансового отчета.

В данном пункте отражается информация о том, что по всем произведенным операциям по расходу денежных средств подотчетное лицо обязано отчитаться соответствующими документами.

Они прикрепляются к авансовому отчету, а сам отчет представляется не позднее трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении и в настоящей инструкции.

При этом сотрудник может отчитаться либо по унифицированной форме, либо по документу, форма которого закреплена в учетной политике предприятия.

Требования, предъявляемые к оправдательным документам.

Поскольку документы, приложенные к авансовому отчету, являются основанием для учета произведенных затрат, они должны быть оформлены в надлежащем виде. Именно в этом пункте отражаются все основные моменты и нюансы оформления оправдательных документов, на которые должен обращать внимание подотчетный сотрудник.

Он отвечает за представляемые документы, а потому должен понимать, что при наличии каких-либо ошибок в них бухгалтер имеет право не принимать к учету произведенные расходы.

В инструкции может быть указан перечень конкретных документов, предъявляемых при совершении той или иной операции, а также приведены правила оформления всех полей в них, обязательных к заполнению.

Ответственность за непредставление авансового отчета в срок.

В данном пункте указывается ответственность, которая может быть применена к подотчетному лицу, представившему авансовый отчет позже установленного законом срока или не представившего этот документ вовсе.

Срок проверки авансового отчета и возмещения средств.

В инструкции указываются сроки, согласно которым бухгалтерия обязана проверить авансовый отчет на правильность составления и целевое использование выданных денежных средств.

Важные нюансы составления инструкции

Один из наиболее важных моментов, на который следует обратить повышенное внимание: в инструкции должно быть подробнейшим образом описано, какие оправдательные документы необходимо требовать при осуществлении расходов и какие графы должны быть в них заполнены в обязательном порядке.

Подотчетные сотрудники в большинстве случаев не имеют бухгалтерского образования, а потому могут и не знать, какие именно требования предъявляются к первичной документации, принимаемой к учету.

Подробное разъяснение этих правил позволит избежать ошибок со стороны подотчетного лица и представить авансовый отчет в правильном виде в указанный срок.

В инструкции следует отразить еще один очень важный момент: подотчетный сотрудник имеет право производить наличные расчеты с одной фирмой в рамках одного договора на сумму не более 100 000 руб.

Кроме того, в инструкции необходимо отразить нюансы, которые относятся к конкретным операциям, то есть в подробностях описать целевую направленность использования подотчетных сумм.

К примеру, при отправке сотрудника в командировку это может быть перечень командировочных расходов, подлежащих возмещению, а при покупке имущества — перечень товарно-материальных ценностей (либо их укрупненных групп).

О том, какие ошибки могут быть допущены при работе с подотчетными лицами, читайте в материале «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Итоги

Инструкция для подотчетных лиц — это определенное руководство к действию, согласно которому сотрудники будут осуществлять операции по получению и расходованию денежных средств. От правильности ее составления во многом зависит грамотность бухгалтерского и налогового учета соответствующих расчетов.

Авансовый отчет | Все об авансовых отчетах: правила оформления, бланки, сложные случаи

Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.

Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.

В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Важно

Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.

В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш…», что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС, подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.

Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.

Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.

Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного.

Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы.

Совет

Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».

Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.

То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).

Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца).

Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем.

Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»

Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».

Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).

Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.

Обратите внимание

Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.

Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета.

В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «…в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».

Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.

Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».

В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».

Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью.

Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.

На что списывать подотчетные суммы на пердставительские расходы

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называются работники предприятия, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы.

Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия.

Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 71 «» На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций.

Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров.

Чтобы провести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит – потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п. Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты.

Это так называемые представительские расходы.

Важно

Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим.

Порядок списания общепроизводственных и общехозяйственных расходов

стоимость расходных материалов, использованных для ремонта и обслуживания производственного оборудования; затраты на заработную плату сотрудников, занятых обслуживанием производства (с отчислениями на социальные нужды); амортизационные отчисления и затраты на ремонт имущества, используемого в производстве; расходы на демонтаж оборудования и прочие материалы, используемые при наладке оборудования; арендная плата за помещения, машины и прочие средства, используемые в производстве; расходы, связанные с эксплуатацией основных средств, задействованных в производстве (газ, топливо и прочее); амортизационные отчисления по нематериальным активам, используемым в производстве; стоимость недостач и потерь от простоев и т.

Научная электронная библиотека Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании.

Руководителем организации утверждается перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Под служебной командировкой понимается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Готовая инструкция для подотчетника

Налоговая служба опубликовала перечень правовых актов и их отдельных положений, содержащих обязательные требования, соблюдение которых проверяется при проведении налоговиками различных контрольных мероприятий.

Рекомендуем прочесть:  Суброгация и регресс

Индивидуальные предприниматели независимо от применяемой системы налогообложения обязаны уплачивать взносы за себя на ОПС и ОМС.

Налоговая служба напомнила основные положения, связанные с исчислением таких взносов.

Представительские Расходы Проводки

На основании п. 2 ст.

264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Попытаюсь своим семинарам облегчить работу бухгалтеров с представительскими расходами.

Только на первый взгляд это давно обкатанный вопрос.

Несмотря на то, что в НК РФ по этим видам расходов ничего уже который год не меняется, представительские расходы – до сих пор животрепещущая тема. Я как лектор и аудитор знаю, насколько много у компаний сомнений в отношении «представительности» тех или иных затрат.

Какие схемы ищут налоговики, проверяя использование банковских карт

Б анковская карта долгое время оставалась одним из наиболее удобных и относительно безопасных для компании способов получить наличные денежные средства.

Завести карту очень просто. Банки с удовольствием открывают карточные счета всем желающим независимо от благосостояния и дохода — достаточно иметь паспорт. Держателями карт могут быть и юридические лица. Учитывая разветвленную сеть банкоматов, снять наличные можно довольно быстро.

Оплата по письму на подотчетное лицо

Оплата услуг по обучению персонала через подотчетное лицо организации

При этом он может проводить профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости — в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. В рассматриваемом случае организация (работодатель) по собственной инициативе для обучения работников заключила договор возмездного оказания услуг со специализированной организацией, имеющей соответствующую лицензию. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг (п. 1 , п. 1 Гражданского кодекса РФ)

Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах

Документы, прилагаемые к авансовому отчету, подтверждают приобретение подотчетным лицом товаров, работ, услуг в интересах организации.

Если авансовый отчет является основанием для составления записи по кредиту счета , подтверждающие документы обосновывают бухгалтерскую запись по дебету того или иного счета. Если сотрудник приобретал какие-либо товарно-материальные ценности (канцелярские товары, бытовую химию, стройматериалы, ГСМ), они должны быть оприходованы с использованием счета .

Если же «подотчетник» оплачивал услуги или работы, они принимаются к учету непосредственно на счета учета затрат (основных, общепроизводственных, общехозяйственных). Общие правила принятия к учету никак не меняются в зависимости от способа покупки (оплаты) тех или иных приобретений.

Подотчетные лица

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами

Дело в том, что проверяющие не имеют права требовать документы немедленно — на их представление у вас имеется 1 рабочий день (п. 31 приказа Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н).

За этот срок нужно постараться подготовить отсутствующие документы.

Подробности — в статье . Дополнительно к заявлениям мы вам советуем утвердить перечень лиц, которым разрешено брать деньги под отчет.

Несмотря на то что перечень не является обязательным, его оформление крайне полезно для оптимизации работы персонала вашей фирмы.

Наличные расчеты через подотчетных лиц

Таковыми являются указания, положения и инструкции.

Выплата перерасхода по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.

2001 N 55
«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Путеводитель по кадровым вопросам.

Служебные командировки Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Путеводитель по налогам.

Практическое пособие по годовой бухгалтерской отчетности — 2015 — 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению подотчетным лицам);

Форма: Инструкция о порядке выдачи денег под отчет, предоставления работниками отчета об истраченных подотчетных суммах и расчетов с работниками по остаткам/перерасходу подотчетных сумм (образец заполнения)
(Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2019)

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска.

Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств.

В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п.

Совет

6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У ). Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами.

Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252. п. 2 ст. 346.16 НК РФ)

Готовая инструкция для подотчетника

С 01.01.2019 года страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нужно уплачивать в ИФНС. А за возмещением пособий, как и раньше, необходимо обращаться в ФСС.

Налоговики опасаются возникновения большого количества невыясненных платежей из-за ошибок, допущенных в платежках на уплату страховых взносов.

Ведь поменялись КБК и реквизиты получателя платежа.

Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководител я ст. 137 ТК РФ. Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам.

Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС.

Расчеты с подотчетными лицами

ИП достаточно оформить расходный кассовый ордер на снятие наличных и подтвердить наличные расходы документами от поставщика. Таким рбразом, авансовый отчёт ИП не составляет (письмо ФНС России от 31 августа 2012 г.

№ письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603 ). Ограничений по суммам выдачи средств под отчёт законом не установлено. Какие-либо дополнительные соглашения с работником, например договор о материальной ответственности для совершения подобных выплат оформлять, также не требуется.

Выдать средства работнику, необходимые для оплаты наличных расходов фирмы, можно несколькими способами: наличными непосредственно из кассы или переводом с расчетного счета на личный счет. Также если у фирмы есть корпоративная карта.

привязанная к расчетному счету, то момент оплаты покупки такой картой – это также выдача средств под отчёт тому лицу, на чье имя эта карта оформлена.

Квитанция на постельное белье как правильно указать в авансовом отчете

Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника? Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет.

Как правильно оформить вышеописанные действия? Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку документов (кассовых чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Обратите внимание

Оформление авансового отчета в 1С Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

Важно

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке. 2. Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру. 3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику. 4.

Учет постельного белья при возмещении командировочных

Для целей налогообложения произведенные организацией затраты корректируются с учетом утвержденных в установленном порядке лимитов, норм и нормативов.

В настоящее время применительно к командировкам такие нормы действуют только в отношении суточных за время нахождения работников в командировке, а также расходов по найму жилого помещения.

Таким образом, расходы по оплате железнодорожных билетов к месту командировки и обратно, а также расходы по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями будут приниматься в объеме фактически произведенных расходов организации на эти цели.

В бухгалтерском учете эта операция будет отражена следующим образом: 1. Дебет 71 Кредит 50 — выдан аванс командированному работнику на командировочные расходы. 2.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

АКДИ «Экономика и жизнь», N 4, 2000 Вопрос: Сотрудник организации был направлен в служебную командировку с целью заключения договора. По возвращении им был составлен авансовый отчет, в который были включены расходы на приобретение железнодорожных билетов (с приложением билетов), а также квитанция об оплате постельного белья.

Как правильно произвести бухгалтерские проводки по учету оплаты постельного белья? Ответ: В соответствии с пп.»и» п.2 Положения о составе затрат…, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.

1992 N 552 (с изменениями и дополнениями), на себестоимость продукции (работ, услуг) относятся затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью.

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

Нужно ли писать заявление на перерасход по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы.

Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

• отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
• каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
• соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

• обоснованность расходов;
• документальное подтверждение каждого расхода;
• соответствие АО принятой у работодателя форме;
• утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Наличные расходы

Какие указания необходимо дать сотруднику, получающему средства под отчет?Когда подотчетные суммы могут быть расценены в качестве дохода сотрудника?

Какой документ придаст весомость товарному чеку при отсутствии кассового?

Нередко какие-либо недорогие товары или материалы коммерсант поручает купить своим сотрудникам. Подотчетное лицо получает определенную сумму, по которой позже отчитается, оформив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие расходы.

Подотчетные лица, приобретая товар в магазине, не всегда могут оценить полноту, достоверность и правильность составленных первичных документов, а иногда и вовсе забывают, что необходимо получить от продавца кассовый чек или иной документ, подтверждающий приобретение товара.

Важно

Отсутствие первичного учетного документа (чека ККМ, товарного чека, платежного поручения, накладной и др.) или неправильно составленный документ, не позволят коммерсанту учесть расходы. В связи с этим возникает необходимость восстановить или дооформить документы.

Кроме того, неполный комплект «первички» может привести к тому, что налоговые инспекторы доначислят НДФЛ нерадивому сотруднику.

Поскольку деньги подотчетнику выдавались, а он не представил надлежащим образом оформленные документы, контролеры считают, что суммы он потратил на себя, то есть получил доход (необоснованная материальная выгода), а с доходов физлиц, как известно, удерживается НДФЛ.

Чтобы максимально себя обезопасить от подобной ситуации и по возможности избежать споров с контролерами, бизнесмену необходимо предпринять ряд мер.

Во-первых, перед тем как выдать сотруднику денежные средства под отчет, дайте ему четкие инструкции, а при необходимости в письменном виде, какие товары необходимы, где можно приобретать, какие документы он должен получить.

Во-вторых, если сотрудник забыл или потерял кассовый чек или ему его просто не выдали, а в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, не пугайтесь.

Внимательно изучите товарный чек. Он должен быть составлен в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ):

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Кроме этого в товарном чеке должен содержаться конкретный перечень приобретенных товаров (а не обобщающее наименование, такое как «канцелярские товары» или «хозяйственные товары»), а также их количество и стоимость. Этого документа для подтверждения расходов будет достаточно.

В данном случае, для снижения возможных претензий со стороны проверяющих желательно подготовить документы, свидетельствующие о производственном характере и необходимости закупаемых предметов для коммерсанта.

Например, заявка на приобретение канцелярских товаров от какого-либо отдела (сотрудника), акты, сметы, приказы, распоряжения и другие документы, подтверждающие производственную необходимость в данных товарах.

Совет

В дополнение обоснованием расходов может служить тот факт, что приобретенный товар оприходован в учете предпринимателя. Это укажет на то, что товар использован в хозяйственной деятельности, а не приобретался для личных нужд.

В-третьих, если ваш сотрудник приобретает товар не в магазине, а со склада поставщика, который не применяет ККМ, а торгует оптом, то для подтверждения расхода вместо кассового чека можно принять в качестве подтверждающих документов: квитанцию к приходному ордеру, накладную и счет-фактуру.

В-четвертых, сотрудник мог приобрести товар у индивидуального предпринимателя или организации, которые в силу законодательства не применяют ККМ (например, работают на «вмененке» или занимаются оказанием услуг).

В этом случае покупателю выдается бланк строгой отчетности, а «вмененщики» составляют документ об оплате, в котором должны содержаться обязательные реквизиты: наименование, порядковый номер и дата; наименование организации или Ф.И.О.

предпринимателя; ИНН; наименование и количество приобретенных товаров (работ, услуг); сумма оплаты в рублях; должность, фамилию, инициалы лица, выдавшего документ, и его подпись (ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Обязательно напомните сотруднику, если он приобретет товар в магазине, переведенном на ЕНВД, документ об оплате необходимо потребовать. Ведь «вмененщики» не обязаны выдавать документ об оплате (товарный чек, квитанцию или иной документ), они составляют документ по требованию покупателя.

И последнее.

Если все-таки налоговая инспекция предъявит претензии, связанные с неподтверждением подотчетных сумм, не примет данные расходы в учете и попытается доначислить НДФЛ на сумму полученной сотрудником «выгоды», есть ряд судебных решений, которые не признают такие суммы доходом подотчетного лица. Приведем некоторые из них, которые помогут отстоять свою позицию в такой ситуации.

В постановлении ФАС Московского округа от 16 июня 2010 г. № КА-А40/5879-10-3 суд указал, что средства, выданные под отчет, не являются экономической выгодой сотрудников, поскольку они были выданы на определенные цели и в собственность работников не перешли.

В другом постановлении судьи указали на отсутствие оснований для доначисления налога, так как представленные сотрудниками документы работодателем оценены как достоверные, авансовые отчеты приняты, а товарно-материальные ценности оприходованы (постановление ФАС Московского округа от 11 ноября 2009 г. № КА-А41/11723-09).

Отсутствие части подтверждающих первичных документов (например, чека или накладной) не свидетельствует о получении дохода работниками, – говорится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. № А05-6350/2008. Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 3 февраля 2009 г.

№ 11714/08 указал: даже если приложенные к авансовому отчету документы недостоверны, это не дает основания считать подотчетные суммы доходом сотрудника и облагать их налогами.