Командировки без суточных

Суточные при командировке: можно ли не выплачивать, законы и штрафы

На практике бывают случаи, когда работодатель направляет сотрудников в служебную командировку, не выплатив суточные. И в данной ситуации вполне закономерен вопрос о том, насколько легитимны подобные действия.

Из этой статьи вы узнаете, можно ли не выплачивать суточные при командировке, законы которые это все регулируют, а так же какие размеры штрафов для ИП и ООО.

Законодательство

Если рассматривать вопрос выплаты суточных с правовой точки зрения, то в первую очередь следует обратиться к статье 168 Трудового кодекса РФ, принятого Государственной Думой 21 декабря 2001 года.

В соответствии с указанной статьей руководитель компании, направивший сотрудника в служебную командировку, обязан возместить все затраты, связанные с деловой поездкой, включая суточные. При этом, порядок и размеры возмещения понесенных в связи со служебной поездкой расходов регламентируется коллективным договором либо местным нормативно-правовым актом.

Вместе с тем, в соответствии с пунктом 10 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, работодатель при направлении сотрудника в служебную командировку должен выдать денежный аванс, который позволит оплатить расходы по проезду и найму жилого помещения, и другие дополнительные расходы, имеющие отношение к проживанию вне места постоянной регистрации. В данном контексте речь идет о выплате суточных.

О чем заботится работодатель?

Нарушать требования трудового законодательства относительно выплаты суточных не стоит, так как это может привести к административной и материальной ответственности.

Так, согласно пункту 1 статьи 5.27.

Кодекса РФ об административных правонарушениях, принятого Государственной Думой 20 декабря 2001 года, нарушение трудового законодательства чревато предупреждением либо наложением штрафа на должностное лицо организации в размере 1-5 тысяч рублей. Такая же мера предусмотрена для ИП без образования юридического лица. Что касается юридических лиц, то в их случае размер штрафа варьируется от 30 000 до 50 000 рублей.

Иногда предприятие выплачивает суточные даже в том случае, когда работника направляют в деловую поездку туда, откуда есть возможность возвращаться каждый день. Если это произошло, то в ходе очередной проверки работодателя могут обязать начислять страховые взносы и НДФЛ на сумму суточных.

Заключение

Таким образом, действующее трудовое законодательство обязало работодателей выплачивать суточные сотрудникам. Таким образом защищаются права работников.

Если же руководитель предприятия либо организации решит «сэкономить» и отказать в законном праве на суточные, это может обернуться для него массой административных проблем и ощутимыми расходами, что в конечном итоге в разы перекроет ту сумму, которую компания решила таким образом сэкономить.

Когда не платят суточные в командировке

Из статьи Вы узнаете: 1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные. 2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки. 3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Обратите внимание

Внимание

Учитывая это, многие задаются вопросом, зачем в таких ситуациях оформлять поездки как командировки, ведь расходы на проезд можно компенсировать и без оформления командировки? Тем не менее делать это необходимо, ведь у таких поездок налицо все признаки командировки: работник выполняет конкретное поручение работодателя вне места постоянной работы в течение определенного срокаст. 166 ТК РФ. А командировки оплачиваются не так, как обычная работа.

Суточные в командировке: начисление и выплата

Положения 2). Поэтому если вылет назначен на 00:05 ночи, то датой начала командировки будет предыдущий день. Ведь по условиям регистрации пассажиров на рейсы пассажир должен явиться на регистрацию минимум за 30 минут до вылета.

Дополнительно к этому нужно добавить время на дорогу до аэропорта. Соответственно, за день выезда работника в аэропорт ему тоже полагаются суточные.

Это можно закрепить в Положении о командировках, к примеру, такой формулировкой: В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, в срок командировки включается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Датой начала командировки считается день выезда к месту отправления транспорта.
КОМАНДИРОВКА ДОМОЙ НА СУТОЧНЫЕ НЕ ВЛИЯЕТ СИТУАЦИЯ Работник командирован в город, в котором он прописан.

Выплачиваем суточные до отъезда в командировку

Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);

• выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч.
2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Возмещение расходов, связанных с командировкой Согласно ст.

Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения

Важно

Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст.

153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

• для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
• для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Как и в каком размере выдавать суточные

*** С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы. Суточные При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст.
168

Суточные в положении о командировках

Работнику, направленному в командировку, нужно выплатить суточные. Выплата суточных обусловлена тем, что у работника, который во время командировки проживает вне дома, возможны дополнительные расходы на питание и бытовые нужды.

Но из этого правила есть исключение. Если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, то суточные не выплачиваются. Командированный ежедневно возвращается домой Работник может возвращаться домой, если он направлен в командировку: < на 1 день.

Причем это может быть командировка как в близлежащий населенный пункт (например, из Москвы в Мытищи), так и в населенный пункт, расположенный на значительном расстоянии от места, где он обычно работает (например, из Москвы во Владивосток); < на несколько дней, но по решению руководителя ежедневно возвращается домой и в месте командировки не проживает. Примечание.

А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников. Или, опять-таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а не у тех, чья задача – направлять и воодушевлять.

Как оформить командировочные расходы

Пребывание в командировке сопровождается тратами. Их нужно правильно оформить. Как оформить командировочные расходы? Данный вопрос регулируется ст.166-168 ТК и Положением, установленным Постановлением №749 от 13.10.08.

Оформление

На время служебной поездки за трудящимся сохраняется его должность, средняя ЗП. Кроме того, работодатель обязан возместить расходы трудящегося, возникшие в ходе поездки. Учет трат подразделяется на два этапа:

Предварительный расчет, предоставление денег под отчет.

Утверждение отчета о расходах специалиста в поездке.

Размер аванса определяется на основании этих документов:

• Распоряжение об отправке в поездку, в котором указано ФИО трудящегося, продолжительность командировки и ее цель.
• Решение управленца о том, на чем поедет работник: на личном авто или ТС учреждения.

Аванс включает в себя следующие расходы, которые нужно учесть при расчетах:

• Стоимость проезда (затраты на бензин или стоимость билетов).
• Проживание.
• Прочие траты.

Каждый день сотруднику нужно выплачивать суточные. Сумма их не зависит от стоимости проезда и проживания. Предполагается, что суточные сотрудник будет тратить на питание и прочие повседневные нужды.

Суточные могут быть любыми. В законах нет никаких ограничений на этот счет. Однако фирма может сама ввести лимит суточных. Для этого создается соответствующий локальный акт.

Интересно, что как такового лимита суточных нет. Но при превышении установленной суммы придется уплачивать НДФЛ. В 2019 году эта сумма составляет 700 рубл (для командировок в другие государства – 2 500 рубл).

То есть, суточные свыше этой суммы нужно облагать налогом.

Важно

К СВЕДЕНИЮ! Сотрудник не должен отчитываться за трату суточных. Их нужно начислять за все дни.

Аванс выдается или через кассу, или переводится на карту сотрудника. В течение 3 дней после возвращения из поездки работнику нужно будет отчитаться за истраченные деньги. Сделать это требуется через бухгалтерский отдел. Отчет об утверждении отчета о расходах будет формироваться на основании документов, поданных сотрудником.

Учет трат по загранкомандировкам

Оформление трат в рамках загранкомандировки проводится в стандартном порядке. Но есть дополнительные особенности, которые требуется учесть:

• К списку растрат добавляются траты на приобретение визы, загранпаспорта, различные сборы, которые сопровождают выезд в другое государство.
• Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, составляет 2 500 рублей.
• Первичная документация должна быть переведена на русский (пункт 9 Положения №34н от 29 июля 98-го года).

Если сотрудник сам приобретал валюту, в целях отчета ему требуется приложить соответствующую справку. Если ее не будет, траты пересчитают по курсу ЦБ. После того, как отчет утверждается, выполняются эти операции:

• Остаток ранее выданного аванса приходуется в ККТ.
• Перерасход в валюте предоставляется специалисту в рублях с пересчетом по актуальному курсу.

Если во документации фирмы размер суточных отражен в валюте, а выплачиваются деньги в рублях, пересчет делать не требуется.

Траты в бухучете

Базой для бухучета трат считается отчет по ф.АО-1. Он дополняется бумагами, на основании которых возникли траты. Если трудящийся отправился на личном ТС, суточные высчитываются по путевому листу, а также по счетам за проживание. По ним же можно определить дату заезда и выезда.

Трудящийся, использующий для поездки личное ТС, может претендовать на компенсацию за его эксплуатацию и за расходы на бензин. Размер компенсации определяется на основании пройденного километража. Траты возмещаются в том случае, если положение об этом содержится в учетной политике.

Если проездные бумаги отсутствуют, сотрудник должен подать служебную записку. Она должна быть заверена подписью стороны, которая принимала трудящегося. Кроме того, эта же сторона должна зафиксировать дату прибытия и выезда.

Сотрудник также должен подтвердить свои расходы на проживание. Для этого используются чеки, соглашение об аренде жилья, расписка арендодателя. Наличие подтверждения расходов проверяет бухгалтер.

Особенности оформления командировочных в бюджетной организации

Ранее в отношении командировочных расходов действовали лимиты. Однако сейчас они упразднены. Лимиты сохранились только в отношении ряда госсотрудников федерального уровня. В отношении бюджетных организаций действуют лимиты, установленные местными органами. Лимиты действуют не только в отношении суточных, но и в отношении расходов на проезд, проживания.

В бухучете командировочные траты помещаются на счет 0 208 12 000. Но если жилье оплачивает само учреждение, расходы помещаются на счет 0 302 26 000. Такой же порядок актуален при приобретении билетов.

Суточные в командировке 2019: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Вебинары в Контур.Школе

Разбор практических ситуаций. Изменения законодательства.

Зарегистрироваться

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных.

 Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб.

придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).

Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Порядок оформления командировки

Командировка представляет собой поездку в область, удаленную от основного рабочего места. Она осуществляется сотрудником на основании приказа директора предприятия.

Работнику при поездке служебного характера должны быть компенсированы все затраты, связанные с ней: оплата найма жилья, билетов на самолет или поезд и дополнительные расходы.

Целью командировки является выполнение задания, связанного с трудовой деятельностью.

Совет

Подобная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. В ее рамках сотрудник может уехать за границу или остаться в РФ.

Вне зависимости от вида командировки и ее срока, оформляться она должна на основании действующих законодательных актов.

Что нужно знать?

Период нахождения служащего в месте командировки определяется на основании предоставленных им после возвращения из поездки документов о проезде.

Сотрудник может предоставить нанимателю следующие бумаги:

• квитанции об оплате проезда;
• путевой лист;
• кассовые чеки.

Работнику, отправленному в подобную поездку, должны быть выплачены суточные. Это компенсация, выплачиваемая за каждый календарный день пребывания в командировке по долгу службы.

Нормативная база

Организация служебной поездки работника регулируется в России следующими основными законодательными актами:

• в соответствии с 168 статьей ТК РФ работнику должны быть компенсированы расходы на дорогу, найм жилья и прочие траты;
• на основании 167 ст. ТК РФ за сотрудником во время его отсутствия на рабочем место сохраняется должность и средний заработок;
• размер среднего заработка во время командировок служащих рассчитывается на основании правил, приведенных в 139 статье Трудового кодекса;
• особенности исчисления средней зарплаты также представлены в ПП РФ № 922;
• ПП РФ № 749 устанавливает, что длительность командировки может определяться нанимателем исходя из трудности, объема и прочих нюансов служебного задания;
• ПП РФ № 729 определяет размеры и порядок компенсации расходов сотруднику;
• ПП РФ № 812 устанавливает порядок выплат и величину суточных начислений в иностранной валюте, а также надбавок к ним.

Вопросы налогообложения выплат сотрудникам в командировках регулирует Налоговый кодекс.

Оформление командировки в 2019 году

Служебная командировка может быть оформлена для работников, осуществляющих деятельность на основании трудового договора.

Ее оформление возможно в случае, если труд сотрудника не связан с регулярными разъездами (к примеру, работа курьера или водителя).

Запрещается по желанию нанимателя отправлять в поездку, связанную со служебными обязанностями, следующих категорий работников:

• лиц младше 18 лет;
• беременных работниц;
• женщин, имеющих малышей возрастом младше 3 лет;
• сотрудников, осуществляющих постоянный присмотр и уход за заболевшими членами семьи, при этом факт болезни должен быть подтвержден медицинскими справками;
• сотрудников, которые имеют несовершеннолетних детей-инвалидов.

При этом некоторые категории работников все же могут быть отправлены в служебную поездку с собственного согласия, при условии, что это не запрещено им на основании заключений из медучреждений.

Служебной

В командировку может быть направлен работник, официально трудоустроенный в фирме и не относящийся к тем категориям сотрудников, кого запрещено направлять в служебные поездки.

Какие предусмотрены виды наказаний:

• выговор;
• замечание;
• увольнение.

На личном автомобиле

При направлении в командировку сотрудника на личном автомобиле порядок ее оформления не изменяется.

Они необходимы для расчета выплат сотруднику, поскольку при поездке на личном авто он не сможет предоставить нанимателю по возвращении такие бумаги, как авиа или ж/д билеты.

Без суточных

Существуют ситуации, при которых работодатель может не выплачивать сотруднику суточные:

Когда служащий направляется в однодневную поездку по России.

Когда работник направляется в служебную поездку на несколько дней, однако, при этом имеет возможность каждый день возвращаться домой и не проживать в месте командирования.

Последний вид служебных поездок необходимо отличать от разъездной работы.

При разъездной работе сотрудник регулярно трудится вне места нахождения нанимателя. В пример можно привести работу водителей, которые занимаются междугородними перевозками.

На 1 день

В случае однодневной поездки суточные работнику не выплачиваются, а компенсируется только проезд.

Если командировка задерживается на более длительный срок, то работодатель обязан произвести расчет суточных.

Местной

Выполнение поручения нанимателя в том же городе, в котором находится организация, не является командировкой. Такая процедура может называться служебным поручением в другой фирме.

В некоторых случаях на практике применяется термин «местная командировка». При направлении работника с каким-либо поручением, за ним сохраняют рабочее место и средний оклад в фирме, где он трудоустроен.

В выходной день

Считается, что во время обычных служебных поездок сотрудник использует выходные и праздничные дни для отдыха. Поэтому по возвращении из поездки никакая компенсация в форме дополнительных выходных дней или их оплаты для сотрудника не предусматривается.

За такие дни служащий вправе получить дополнительные дни отдыха или увеличенный размер оплаты труда.

За границу

Выплата сотруднику суточных при отправлении в служебную поездку за пределы РФ имеет свои особенности.

Так, в случае однодневных командировок за рубеж, суточные сотруднику полагаются, в отличие от аналогичных поездок по России.

При этом они должны рассчитываться как 50% от величины подобной компенсации в день, предусмотренной для заграничных поездок работников.

Необходимые документы

Служебная поездка сотрудника должна быть оформлена при помощи необходимых документов. Причем часть из них составляется до командировки, а часть ‒ после нее.

Оформление командировки в 2019 году сопровождается составлением следующих обязательных бумаг:

Приказа нанимателя о направлении сотрудника или группы сотрудников в служебную поездку. Для составления данной бумаги имеются стандартные формы ‒ №Т-9 и №Т-9a (для одного человека и нескольких, соответственно).

Поручения для командировки с отчетом о выполнении ‒ для документа предусмотрена форма №Т-10а.

Командировочного удостоверения. Это бумага для служащего, составляемая по форме №Т-10.

Маршрутного листа.

Доверенности.

Журналов учета.

Недавно произошли изменения, которые внесли нововведения в положения о правилах направления сотрудников предприятий в служебные поездки.

Эти изменения сделали весь процесс документирования процедуры более упрощенным в связи с тем, что уменьшилось число необходимых бумаг.

Так, в текущем году не являются обязательными при оформлении командировки следующие документы:

• маршрутный лист;
• командировочное удостоверение;
• отчет о совершенной поездке;
• доверенность и журналы учета.

Отчетные документы, составляемые после возвращения служащего:

Авансовый отчет по форме №АО-1 о потраченных во время служебной поездки средствах.

Отчет о поездке.

Служебная записка.

Маршрутный лист

При использовании во время командировки транспортного средства, принадлежащего компании, или личного авто сотрудника, должен быть оформлен маршрутный лист.

В эту бумагу вносятся следующие данные:

• даты начала и окончания поездки;
• цель поездки;
• наименование фирмы, где работает сотрудник;
• номер документа;
• ФИО работника, его должность;
• штамп, удостоверяющий о пройденном медосмотре;
• госномер и марка авто;
• маршрут.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой особую бумагу, которая удостоверяет факт нахождения командированного работника на месте, а также даты его отъезда и приезда из поездки.

Ее оформление требуется в следующих случаях:

• если служащий отправляется в командировку на арендованном, личном авто или на машине, принадлежащей организации;
• если работник не имеет при себе документацию, которая могла бы подтвердить присутствие факта его проживания или проезда.

Бумага, в основном, требуется для начисления суточных, поскольку для их расчета требуется знать точное время, которое сотрудник провел в поездке.

Доверенность

Доверенность может потребоваться, например, если сотрудник уезжает в служебную поездку на автомобиле третьего лица.

Компания может оформить выплаты за проезд в качестве компенсации за пользование личным имуществом во время служебной поездки.

При этом подобную компенсацию может получить как собственник транспортного средства, так и работник, использующий его на основании доверенности.

Авансовый отчет

В авансовом отчете сотрудник отчитывается о своих затратах. К бумаге необходимо приложить квитанции и чеки на оплату проживания и проезда, питания и прочих расходов.

Что обычно указывается в этом документе:

• его номер;
• размер аванса, выданного работнику;
• дата предоставления аванса;
• ФИО и должность работника, получившего аванс;
• сумма потраченных средств;
• при наличии остатка денег ‒ его величина;
• документы, удостоверяющие расходы.

Возмещение расходов

За работником во время его служебной поездки сохраняется средний заработок.

Сотруднику, направленному в командировку, также производится оплата расходов, связанных с проживанием, проездом, а также дополнительными тратами.

В соответствии с НК РФ, НДФЛ не взимается с суточных, если они не превышают 700 р. в день ‒ для поездок по России и 2500 р. в день ‒ для зарубежных поездок.

Если суточные, выплачиваемые работнику, больше данных лимитов, то они считаются прибылью и подлежат обложению НДФЛ по ставке в 13%.

В текущем году работодателям рекомендуется устанавливать величину суточных не больше установленных в соответствии с НК РФ лимитов, поскольку крупные суммы подлежат еще и обложению страховыми взносами (кроме взносов, связанных с травматизмом).

На видео о порядке оформления

Командировочные 2019: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2019 году — Контур.Бухгалтерия

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки. 

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных.

Обратите внимание

Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды.

 Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд. 

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму  Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

 Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть.

Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Важно

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

• Командировочное удостоверение;
• Служебное задание;
• Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Как оформить суточные для командировки

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2019 году), которые работодатель обязан возместить:

• затраты на аренду жилого помещения;
• траты на проезд;
• средний заработок за дни поездки;
• иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
• дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2019 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2019, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение.

Совет

В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям.

Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2019 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Приказ об утверждении норм командировочных расходов

Скачать

Положение о командировках (приложение к Учетной политике)

Скачать

Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.

Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году

Чтобы бухгалтеру правильно рассчитать сумму выплат, следует количество дней пребывания в служебной поездке умножить на утвержденную норму суточных расходов. При подсчете количества дней учитывайте:

• все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
• дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
• дни вынужденного простоя или задержки.

Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.

Минфин отменяет суточные для командировок по России

Со следующего года компании прекратят выплачивать суточные отправляемым в командировку сотрудникам. Это следует из подготовленных Минфином поправок в постановление правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», с которыми ознакомились «Известия».

Текущая версия постановления предусматривает обязанность работодателя не только компенсировать различные расходы сотрудника в служебной командировке (проезд, проживание), но также и суточные, которые должны компенсировать издержки при проживании вне дома. В настоящее время максимальный размер суточных определен в размере до 700 рублей в день (при превышении этого показателя суточные будут считаться доходом сотрудника, с которого необходимо платить подоходный налог).

С поправками, которые подготовило финансовое ведомство, обязанность выплачивать суточные останется только при зарубежных командировках (в зависимости от страны пребывания составляют от $39 до $64 в день).

«Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), при направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации, а также иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства», — отмечается в проекте. При этом пункт «а» статьи 17 действующего постановления (регулирует вопросы выплаты суточных) признается утратившим силу.

В пресс-службе Минфина «Известиям» подтвердили, что работают над документом.

— В настоящее время Министерством финансов Российской Федерации подготовлены изменения в нормативные правовые акты, направленные на оптимизацию порядка возмещения расходов, понесенных работниками в служебных командировках, в частности, уточняются положения, связанные с понятием суточных, — отметил официальный представитель ведомства. — Минфин России исходит из того, что расходы, понесенные работником в служебной командировке, будут, как и ранее, возмещаться работодателем в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом.

По данным Росстата, общие расходы российских компаний на служебные командировки (в их состав входят и суточные) составили в прошлом году 64 млрд рублей.

По мнению экспертов, эта мера носит ярко негативный характер как для работников, так и для работодателей.

— Документальное оформление командировок серьезно усложнится, а сами командировки будут обходиться дороже, в том числе и для работников, если они потеряют документы, подтверждающие их расходы, — говорит партнер компании «Деловой фарватер» Роман Терехин.

— В итоге с большей вероятностью данное нововведение может принести больше осложнений, чем пользы. Поскольку усложнит ведение бухгалтерского и налогового учета, создаст больше административных барьеров, увеличит расходы бизнеса.

В нынешних экономических условиях бизнес необходимо поддерживать, а не создавать дополнительные проблемы при его ведении.

Таким образом Минфин пытается уменьшить перечень расходов, на которые компании уменьшают налог на прибыль, убежден главный юрист центра Taxadmin.ru  Артемий Николаев.

— Для бюджета это мера может принести небольшой экономический эффект, — считает он.

— По закону расходы на командировку можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованы, то есть направлены на получение прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обратите внимание

В противном случае на суточные необходимо начислить подоходный налог и взносы, кроме того, за их счет нельзя будет уменьшить налог на прибыль.

Это не первое новшество в оформлении командировок. С 8 января из перечня документов по командировке были исключены командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Теперь срок, в течение которого сотрудник находится в деловой поездке, подтверждают проездные документы. А если работник ездил на машине, то служебная записка.

Командировки – разбираем неоднозначные ситуации

Мы уже рассмотрели с вами основные вопросы, касающиеся командировок: командировочные расходы: гарантии и компенсации которые должен представить работодатель командированному сотруднику, порядок документального оформления командировок,  также затронули тему возможности принятия к налоговому учету тех или иных расходов связанных с командировками. Тема эта неисчерпаема, также как и ситуации, с которыми многие из нас сталкиваются в ходе работы.
Получив множество вопросов по данной теме, мы решили их сгруппировать в данном материале.

Считается ли командировкой поездка работника в пределах города

Если правильно оформить все документы – да, такая поездка является командировкой.
Так, согласно Трудовому кодексу, командировка – поездка работника с целью выполнения служебного задания на определенный срок, на расположенный по другому адресу объект, по распоряжению руководства.

Иными словами, если организация, куда направлен работник, расположена по адресу, отличающемуся от адреса места работы.
В трудовом договоре указывается адрес постоянного места работы сотрудника.

И если работник распоряжением руководителя направляется в другую организацию, формально, такая поездка может приравниваться к командировке.

Пункт 3 Положения о командировках содержит норму, согласно которой местом постоянной работы является место нахождения организации, в которой работник выполняет свои служебные обязанности.

Таким образом, такую поездку можно оформить как служебную командировку, оформив все необходимые документы надлежащим образом.

Напомним, что суточные по таким командировкам не выплачиваются (п.11 Положения). Также не следует оплачивать расходы на проживание работника. В остальном все оформляется в общем порядке.

Однако из данного вопроса вытекает следующий.

Являются ли регулярные поездки экспедитора командировкой

Нет, такие поездки командировкой не являются.
В статье 166 ТК РФ говорится о том, что командировками не признаются служебные поездки работников, работа которых связана с постоянными разъездами или проходит в пути.

Иными словами поездки курьеров, развозных и разносных продавцов, рабочих, выполнение служебных обязанностей которых связано с разъездами или выездом к заказчику, водителей, экспедиторов, проводников, машинистов, пилотов и т.д.

, командировкой не считаются и, не являются фактически.

Следовательно, таким категориям работников не оформляются командировочные удостоверения и не выдаются суточные даже в том случае, если длительность поездки составляет более одного дня.

Является ли командировкой однодневная поездка в другой город

Длительность командировки может составлять один день. Данный вопрос нами был рассмотрен в

предыдущих материалах.

Подробности не будем повторять, хотим лишь напомнить, что суточные при такой продолжительности командировки не выплачиваются.

Может ли командировка быть бесконечной

Нет, в служебном задании должен быть установлен срок продолжительности командировки. Ранее действующая Инструкция, регламентирующая данный вопрос, устанавливала максимальный срок для командировок максимальной продолжительностью в 40 дней непосредственно, в месте назначения.

В этот срок не включалось время нахождения в пути.

Действующее в настоящее время Положение о командировках не содержит ограничений по срокам. Однако пункт 4 Положения устанавливает, то работодатель самостоятельно устанавливает продолжительность командировки, исходя из объема, сложности и прочих особенностей задания.

Таким образом, на сегодняшний день длительность командировки не ограничивается 40 днями. Тем не менее, в статье 166 Трудового кодекса говорится, что командировкой является поездка работника с целью выполнения служебного задания.

Отсюда делаем вывод, что продолжительность командировки зависит от сроков выполнения связанного с ним поручения.

Важно

Помимо этого, срок обязательно указывается в командировочном удостоверении. Поэтому, если при проверке обнаружится, что по истечении срока, в течении которого служебное задание должно было быть выполнено, работник продолжает находится в командировке, либо сроки в документах не определены, а цель поездки сформулирована размыто, это все может быть квалифицировано как перевод работника.

Ответственность работодателя в данном случае может дойти вплоть до приостановления деятельности организации, а также руководителю может грозить дисквалификация (ст.5.27 КоАП РФ).

Помимо этого, при налоговой проверке будут сняты все расходы по «командировке», а также могут предъявить обвинение, что организация создала обособленное подразделение или филиал, не выполняя требований законодательства о постановке на учет.

Как определить день отъезда в командировку, если самолет отлетает в первом часу ночи

В данной ситуации днем отъезда будет являться предшествующий вылету день.

Дело в том, что в соответствии с пунктом 4 Положения о командировках, при определении времени, следует учитывать, необходимое для проезда до места вылета самолета, или отбытия поезда, время, если место отлета или отъезда находится за чертой города.

Поскольку, для того, чтобы добраться до аэропорта, который практически всегда расположен за чертой города, работник должен выехать заблаговременно, в данном случае до 12 часов ночи, следовательно, этот день и будет являться днем отъезда в командировку.
Однако, в данной ситуации дата, указанная в билете не будет совпадать с датой отъезда. Поэтому, если работник добирается до аэропорта общественным транспортом, то ему следует сохранить проездной билет и впоследствии, передать его в бухгалтерию.

В командировке у работника был шестидневный график, обязан ли работодатель предоставить ему дополнительные выходные

Такой обязанности у работодателя нет. Обратимся к Инструкции. Согласно пункту 8, командированный сотрудник работает по графику, принятому в организации, в которую он прибыл в командировку. О возникновении дополнительных обязательств у работодателя в такой ситуации, не сказано ни в Инструкции, ни в Трудовом кодексе.

Если работник заболел в командировке выплачиваются ли ему суточные

Работодатель обязан в данной ситуации выплачивать суточные, а также проживание работника.

Согласно пункту 25 Положения, если работник заболел, находясь в командировке, работодатель обязан возместить расходы за проживание, а также выплатить суточные за все время болезни.

Пункт 16 этого же документа содержит указания, согласно которым дни болезни исключаются из срока, указанного в командировочном удостоверении. Иными словами, командировка продлевается на время болезни работника.

Если работник до места командировки добрался на своем автомобиле, обязан ли работодатель возместить расходы на бензин

Этот вопрос ранее был нами рассмотрен. Добавим лишь, что если работник согласовал с руководителем данный вопрос, о чем свидетельствует надлежащим образом оформленный документ, работодатель обязан компенсировать ему все расходы, связанные с поездкой.

Однако вопрос с принятием к налоговому учету таких расходов остается открытым. Компенсацию за использование личного транспорта, которую также работодатель обязан выплатить в этом случае, в полном размере включается в состав расходов.

Если командированный сотрудник опоздал на самолет или поезд

В такой ситуации работодателю ничего не остается, кроме как купить новый билет. Трудовой кодекс обязывает работодателя, направившего сотрудника в командировку, полностью оплатить ему дорогу. 

Несмотря на то, что работник опоздал по собственной вине, удержать стоимость билета из заработной платы работника, нельзя.

Дело в том, что закрытый перечень ситуаций, в которых работодатель может удержать из зарплаты работника средства, приведен в статье 137 Трудового кодекса. В нем ничего не говорится об обязанности работника возместить стоимость неиспользованного билета. В такой ситуации можно только прийти к какому-то обоюдному соглашению.

Допустим, работник согласился, либо же сам предложил возместить работодателю стоимость билета. Такая ситуация не будет являться нарушением. Работник может внести деньги в кассу организации. На полученную сумму возмещения работник бухгалтерии выписывает приходный кассовый ордер.

Полезные материалы:

Документальное оформление командировок

Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение

Расчет отпускных в 2013 году

Больничный для совместителя

Наглядный пример расчета больничного в 2013 году

Расчет больничного в 2013 году

Расчет пособий по беременности и родам в 2013 году

Наглядный пример расчета пособий по беременности и родам

Справочник по детским пособиям

На какие выплаты можно направлять зарплату работника

Таблица штрафов за нарушение трудового законодательства

Все работодатели должны проводить аттестацию рабочих мест

Выплачиваете зарплату в конвертах? Этот материал для вас

Изменения законодательства о страховых взносах

Новые правила расчета детских поссобий и декретных в 2013 году

Последние разъяснения Минфина о детских пособиях