Первичка: унифицированная и не очень

Содержание
  1. Где написано что унифицированные формы не запрещены к применению
  2. Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать
  3. Не каждая унифицированная форма обязательна
  4. Унифицированные формы документов: свобода от обязанности применять
  5. Как утвердить формы документов внутри организации?
  6. Первичка: унифицированная и не очень
  7. Первичные учетные документы: форма имеет значение
  8. Формы первичных учетных документов: унифицированные или самостоятельно разработанные?
  9. Советы, которые помогут вам без лишних хлопот приспособить свою первичку под правила 2013 года
  10. Работа с первичными документами (первичка)
  11. Что такое первичная документация
  12. Самостоятельно разрабатываете «первичку»? Учтите требования закона
  13. Требования к первичным учетным документам
  14. Печать на первичных документах: нужна или нет?
  15. Не проще ли принять унифицированные формы?
  16. Что такое первичная документация. Формы и учет
  17. Классификация первички по стадиям предпринимательства
  18. Контроль, хранение и организация учета первичных документов
  19. Утверждение форм первичной документации
  20. О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
  21. Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции
  22. Кто разрабатывает формы первичных документов?
  23. Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Где написано что унифицированные формы не запрещены к применению

Первичка: унифицированная и не очень

Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом. Самые большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная .

Сразу надо заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным.

Его можно применять, но только на добровольной основе.

Отношение к этому популярному ранее документу диаметрально противоположное. От «самый неудобный документ» до «лучше не придумаешь».

Думаю, что те продавцы, кому ТОРГ-12 не нравится, уже придумали и утвердили товарную накладную в той форме, какая для них будет наиболее удобной. Другие, возможно, просто убрали из накладной всё лишнее, что им мешало.

Не каждая унифицированная форма обязательна

№ 78; — по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г.

Примеры тому можно найти в постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 22 октября 2008 г.

№ 09АП-11557/2008-АК и ФАС Поволжского округа от 19 июня 2008 г.

№ А55-13067/07, решении Арбитражного суда г.

Москвы от 4 июня 2007 г. № А40-17914/07-139-101.

Формы «первички» в строительной деятельности В центре внимания бухгалтеров строительных компаний — правила заполнения унифицированных форм КС.

Унифицированные формы документов: свобода от обязанности применять

Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов. Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать.

Например, удалить ссылку на Постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи — указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

Вводим новые формы или изменяем существующие? Первым делом надо определить, кто будет разрабатывать новые унифицированные формы для организации.

Обратимся к Закону о бухгалтерском учете.

Обратите внимание

Важно Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Как утвердить формы документов внутри организации?

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п.

7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации.

Первичка: унифицированная и не очень

Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которые нам предлагает новый Закон о бухучете.

В следующем году, если не будет потребности указывать цену, можно этого не делать.

К примеру, при внутреннем перемещении материальных ценностей в пределах одной организации можно обойтись только натуральными показателями.

Некоторые бухгалтеры задумались о необходимости проставления печати организации на разработанных формах.

Первичные учетные документы: форма имеет значение

Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.
  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • !

    Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе.

    При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата).

    Формы первичных учетных документов: унифицированные или самостоятельно разработанные?

    Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами.

    Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч.

    Советы, которые помогут вам без лишних хлопот приспособить свою первичку под правила 2013 года

    Первичка: унифицированная и не очень

    Чем поможет эта статья: Утвердить удобную первичку, затратив минимум усилий, правильно ее исправить.

    От чего убережет: От конфликтов с контрагентами и проверяющими по поводу заполнения первички.

    Рекомендации в этой статье подойдут в том числе и для компаний на упрощенке.

    Все формы первички теперь должен утверждать руководитель компании. Вы больше не обязаны применять унифицированные бланки. Об этом говорит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним, документ вступил в силу с 1 января 2013 года.

    Невольно задумаешься: неужели придется разрабатывать все формы первички заново? На это ведь не один день уйдет. На самом деле все не так страшно, как кажется на первый взгляд. У нас есть для вас несколько советов, следуя которым вы легко справитесь с новыми требованиями. И запросто наведете порядок в первичных документах.

    Обратите внимание: с 2013 года первичные документы надо исправлять по новым правилам.

    Раньше, чтобы внести исправления, сотрудникам, составившим первичку, было достаточно поставить дату и расписаться около корректировки.

    Сейчас же надо еще указать фамилии и инициалы работников или иные данные, которые необходимы, чтобы идентифицировать работников. Например, должности сотрудников, подписавших первичные документы.

    Как теперь можно, а как нельзя исправлять первичку, мы показали на наглядных образцах ниже.

    Совет 1.

    Следить за всеми изменениями в бухгалтерском и налоговом законодательстве

    Новый порядок вовсе не означает, что вы обязаны разработать свои бланки абсолютно для всех операций. Вы можете смело просить руководителя принять решение о том, что компания продолжит применять все унифицированные формы или некоторые из них. Скажем, те, которые, на ваш взгляд, удобны, да и просто привычны. Ведь закон этого не запрещает.

    Важно

    Как было до 2013 года? Унифицированные формы вы применяли по умолчанию и даже не задумывались, можно или нельзя. Специального решения руководителя на этот счет не требовалось. А в учетной политике вы закрепляли лишь собственную неунифицированную первичку. Такую, например, как акт об оказании услуг.

    Теперь же решение о том, что компания продолжит применять унифицированные бланки, надо зафиксировать на бумаге. В той же учетной политике или отдельном приказе руководителя компании (в качестве образца приказа можно взять тот, который мы разместили ниже). Вот этого уже прямо требует статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

    лавное убедиться в том, что в старой первичке есть все обязательные реквизиты, которые теперь прописаны в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Их полный перечень вы найдете ниже. Правда, эту задачу мы уже проделали за вас.

    К счастью, во всех унифицированных формах есть требуемые данные. Да и кстати, от старого набора реквизитов новый несильно отличается. Из нового добавились только Ф.И.О. тех сотрудников, которые ставят подпись на документе.

    1. Наименование и дата составления документа.

    2. Название вашей компании. Полное или сокращенное – значения не имеет.

    3. Содержание факта хозяйственной деятельности. То есть описание операции или какого-то события, которые вы отражаете в учете.

    4. Натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.).

    5. Должности сотрудников, совершивших и ответственных за операцию (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, позволяющие идентифицировать работников).

    Возьмем, к примеру, товарную накладную по форме № ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В ней есть строки для названия и даты документа, содержания операции, ее натуральных и денежных измерителей, должности, подписи ответственных лиц.

    А если в течение года вы столкнетесь с такими операциями, формы для которых вы не закрепили? Не беда. В этом случае просто подпишите у директора еще один приказ (образец — выше). А в нем укажите перечень возникших операций и какие формы для них вы будете применять с 2013 года (унифицированные или нет).

    Но допустим, вы не хотите применять какие-то из унифицированных форм. Например, по той причине, что в документе слишком много ненужных сведений. В этом случае можете сделать так. Возьмите унифицированные бланки, удалите из них лишние графы и добавьте, если это необходимо, новые. Скажем, из накладной по форме № ТОРГ-12 можно спокойно исключить сведения о виде упаковки или массе.

    И конечно, вы можете разработать абсолютно новые формы с нуля — ничем не похожие на унифицированные, привычные бланки.

    Совет

    Вот только не трогайте документы, на основании которых вы учитываете кассовые операции и начисляете зарплату. Это приходные и расходные кассовые ордера, зарплатные ведомости и прочие. Отказываться от таких унифицированных форм точно не стоит.

    Ведь ссылки на них есть в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Это подчеркнули чиновники из Минфина России, разместив на своем сайте информацию от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

    Список унифицированных форм, на которые ссылается Банк России в своем документе, мы привели ниже.

    1. Приходный и расходный кассовые ордера по формам № КО-1 и № КО-2.

    2. Расчетно-платежная и платежная ведомости по формам № Т-49 и № Т-53.

    3. Кассовая книга по форме № КО-4.

    4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5.

    Многие документы вы подписываете вместе с контрагентом вашей компании. Скажем, товарные накладные, акты приемки-передачи имущества. То есть такие, где обычно стоят подписи двух сторон, а то и трех.

    Считается, если ваш руководитель или другой уполномоченный работник поставил свою подпись в бланке, разработанном контрагентом, то вы с этой формой согласны. Или наоборот.

    Проще говоря, полученная от контрагента первичка по умолчанию отвечает требованиям нового Закона о бухучете.

    Но все-таки в учетной политике лучше предусмотреть, что двухсторонняя первичка будет считаться согласованной после подписания сторонами.

    С другой стороны, ничто не запрещает вам разработать какие-то формы совместно с контрагентами. Образцы таких двухсторонних документов можно закрепить в договоре. Хотя это может прибавить работы.

    Обратите внимание

    Особенно если для каждого контрагента утверждать отдельный бланк. Зато конфликтов между бухгалтерией покупателя и поставщика станет меньше.

    Ведь спорные необязательные строки можно будет просто убрать из первички.

    Совет 4. Специально для налогового учета первичку можете не разрабатывать

    Расходы при расчете налога на прибыль можно признать, если они подтверждены документами (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Какая же первичка нужна? С этим мы обратились в Минфин.

    Как нам разъяснили сотрудники финансового ведомства, признать расходы можно на основании первичных документов, составленных в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ. То есть контролеры не будут требовать, чтобы вы подтверждали налоговые расходы строго унифицированными формами.

    Предостерегает Григорий Лалаев, заместитель начальника отдела налогообложения прибыли организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

    — Счет-фактуру нельзя считать документом, подтверждающим расходы в целях налогообложения прибыли организаций. Да, первичные документы чаще всего оформляют одновременно со счетом-фактурой. И эти документы содержат много идентичных данных.

    Кроме того, в счете-фактуре присутствуют все обязательные реквизиты первичных документов, определенных законодательством о бухгалтерском учете.

    Например, название документа и компании, содержание операции, дата, подписи ответственных лиц, их фамилии и инициалы (другие данные, позволяющие идентифицировать таких лиц).

    Вместе с тем счета-фактуры не являются основанием для признания расходов в целях налогообложения прибыли организаций при отсутствии правильно оформленных первичных документов. В статье 169 Налогового кодекса РФ определено, что счет-фактура применяется исключительно для того, чтобы покупатель принял к вычету входной налог на добавленную стоимость, выставленный поставщиком.

    Расходы
    Какие документы были нужны до 2013 года
    Какие документы нужны с 2013 года

    Транспортные расходы, когда доставку товаров для вашей компании осуществляет сторонняя организация
    Один из двух документов — накладная по или транспортная накладная. Об этом свидетельствует, к примеру,
    Идеальным документом, подтверждающим такие расходы, является транспортная накладная, форма которой предусмотрена Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденными . Но чиновники также принимают в качестве документа, подтверждающего расходы, унифицированную

    Транспортные расходы, когда ваша компания осуществляет доставку товаров самостоятельно
    Путевой лист, разработанный самостоятельно. Главное, чтобы в нем были обязательные реквизиты, предусмотренные . Применять унифицированную , утвержденную постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, было необязательно
    Вы по-прежнему можете продолжать применять разработанную форму. Однако это решение не забудьте прописать в учетной политике или ином приказе (распоряжении) директора компании

    Расходы в сумме списанных безнадежных долгов, недостач, естественной убыли
    Унифицированные формы, подтверждающие результаты инвентаризации. Так, инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами оформляли актом по . А приказ о проведении инвентаризации — по . Все эти документы утверждены . Эти бланки вам все еще понадобятся, чтобы подтвердить результаты инвентаризации на 31 декабря 2012 года. Кстати, списание безнадежных долгов дополнительно оформляется приказом произвольной формы
    Можете отказаться от унифицированных форм и разработать собственные. Особенно это удобно, если вы создаете резерв по сомнительным долгам в налоговом учете. Дело в том, что данных в унифицированной для создания резерва по правилам Налогового кодекса РФ недостаточно

    Если же вам удобно использовать привычную унифицированную первичку, то специально прописывать такое решение в налоговой учетной политике не надо.

    Такие разъяснения Минфин России обещает совсем скоро довести до сведения ФНС. А федеральная налоговая служба — до местных ИФНС.

    О том, как составлять первичку в ситуациях, которым проверяющие из налоговых инспекций уделяют много внимания, мы рассказали в таблице выше.

    Екатерина Постникова ведущий эксперт журнала «»

    Работа с первичными документами (первичка)

    Первичка: унифицированная и не очень

       В организации может происходить одна хозяйственная операция в неделю, а может происходить 500 операций в день. Бухгалтер, сидя в кабинете, узнает о них из документов. Конечно, некоторые операции могут осуществляться и при нем, но это не меняет сути дела.

    Для бухгалтера любое хозяйственное действие должно быть соответствующим образом оформлено.

       К документам предъявляются определенные требования. Они изложены в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».

    Для того чтобы бухгалтер на основании документа отразил операцию в учете, документ должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы утверждаются Государственным комитетом по статистике РФ или иным уполномоченным органом.

    Альбомы «тематические», каждый альбом посвящен какой-то области учета (основные средства, материалы, расчеты с персоналом и т. д.). В дальнейшем, при знакомстве с различными областями учета, мы познакомимся и с этими унифицированными формами.

    Важно

       Узнать, каким документом утвержден тот или иной бланк, очень просто. На всех унифицированных формах в верхнем правом углу написано, каким нормативным актом он утвержден. Все реквизиты на таких бланках должны быть заполнены, и если какой-то реквизит не может быть заполнен, ставиться прочерк.

       Если используется унифицированная форма документа, то удалять из нее реквизиты нельзя, но можно при необходимости дополнить этот бланк другими реквизитами, необходимыми для работы именно Вашей организации.

       В альбомах содержаться далеко не все формы документов, которые необходимы для хозяйственной деятельности организации. В таком случае для оформления операций организация применяет бланки (формы), разработанные ее самой.

    Такой бланк должен быть утвержден приказом руководителя, в верхнем правом углу бланка указывается дата и номер приказа, которым этот бланк утвержден.

    В любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа
  • дату составления документа
  • наименование организации, от имени которой составлен документ
  • содержание хозяйственной операции
  • измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении
  • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления
  • личные подписи указанных лиц.
  •    Если в документе отсутствует хотя бы один из перечисленных реквизитов, такой документ не должен приниматься к исполнению.

       Содержание первичных документов является коммерческой тайной организации.

          Сотрудники организации не обязаны знакомить с этими документами никаких посторонних любопытствующих. Все представители органов, имеющих право доступа к внутренней документации организации (представители налоговых, правоохранительных органов и т. д.), обязаны предъявить соответствующие документы.    Первичные документы должны храниться в организации в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет. Существует очень обширный и подробный документ, в котором устанавливаются сроки хранения различных видов документов. Это «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». В этом документе сказано, в частности, что квартальные балансы и кассовые книги хранятся 5 лет, а годовые балансы — 10 лет. Лицевые счета работников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника. Инвентарные карточки по учету основных средств — 3 года после их ликвидации. Акты проверок — 5 лет. Документы по инвентаризации — 3 года. Договоры и соглашения — 5 лет после истечения срока и т. д.    В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив. Документы следует хранить в закрывающемся помещении специально предназначенных шкафах, стеллажах или сейфах, исключающих порчу документов, пропажу или злоупотребление.

       За организацию хранения документов отвечает руководитель организации.

       Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации не допускается.    В отдельных случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.

       Для того чтобы все документы надлежащим образом обрабатывались, они обязательно должны поступать в бухгалтерию.

    Бухгалтеру следует внимательно следить за тем, чтобы все сотрудники организации, формирующие и получающие от других организаций первичные документы, своевременно предоставляли их в бухгалтерию. При поступлении документа в бухгалтерии.

    Он должен быть проверен: проверяется правильность заполнения и наличие необходимых подписей, проводиться арифметическая проверка, особенно необходимая, если документ заполнен вручную, проверяется законность операции.

    Документ регистрируется как поступивший (в некоторых случаях эта процедура установлена нормативными документами), на нем проставляется корреспонденция счетов (процедура указания корреспонденции счетов называется контировкой).

    Если документ передается на компьютерный ввод, следует закрепить за сотрудниками участки работы, чтобы точно знать, кто из сотрудников бухгалтерии отвечает за ввод того или иного вида документов. Рекомендую на введенных в компьютер документах проставлять отметки, чтобы избежать повторного ввода и, следовательно, избежать ошибок. Документы следует хранить в папках и четко определить, где и почему храниться те или иные документы.

       Все эти системы могут на первый взгляд показаться излишними, но на практике совсем не является редкостью бухгалтер, который полдня мучительно пытается вспомнить, куда он мог деть такую нужную сейчас накладную (справку, акт, приказ).

       Поэтому мой первый совет Вам, как начинающему бухгалтеру: не устраивайте на своем рабочем месте беспорядок! Нельзя оправдываться тем, что, дескать, у меня всего десять документов, я помню, где они лежат. Даже если  у Вас пять документов, они должны быть систематизированы и всегда в полном порядке.

       Тот факт, что бухгалтер всегда знает, где у него что лежит, в каком состоянии, что обработано, а что еще следует обработать, является, наряду с прочими признаками, показателем его профессионализма.    Может получиться так, что в первичном документе допущена ошибка. В таком случае Ваши дальнейшие действия зависят от вида ошибки. Вариант 1. Ошибка допущена в тексте документа, то есть не затрагивает корреспонденцию счетов. Например, неправильно указана единица измерения. В таком случае применяется так называемый корректурный способ: неправильно написанное зачеркивается тонкой чертой так, что бы можно было прочитать написанное, затем рядом (сбоку или сверху) пишется правильное значение (текст или сумма). При этом на полях пишется следующий текст: «Написанному в исправлении ошибки (далее следует правильный вариант) верить». Дата. Подпись лица, внесшего исправление. Считается, что исправления в документ должны вносить лица, составившие этот документ, но, в принципе, это могут быть и другие лица (главный бухгалтер, руководитель), ведь составивший документ сотрудник может уже не работать в этой организации.

    Вариант 2. Ошибка допущена в бухгалтерской записи (проводке), а именно в сумме операций, причем указана сумма, меньшая, чем требуется. Например, требовалось отразить операцию «поступили денежные средства из банка в кассу в сумме 1 000 руб.». Вместо записи

    Дт 50 Кт 51 1 000 руб.

    Сделана запись

    Дт 50 Кт 51 100 руб.

       В этом случае применяется способ дополнительных проводок, то есть делается добавочная запись на сумму разницы, в нашем случае на 900 руб.

    Дт 50 Кт 51 900 руб.

    Вариант 3. Ошибка допущена в корреспонденции счетов, либо корреспонденция счетов указана правильно, но произошло превышение суммы по сравнению с требуемой суммой. Тогда применяется способ, называемый «красное сторно». Сторнировать сумму — это значит «нейтрализовать», «аннулировать» неправильную проводку другой проводкой, записанной особым способом.    Например, требовалось отразить операцию «поступили денежные средства из банка в кассу в сумме 1 000 руб.» Вместо записи

    Дт 50 Кт 51 1 000 руб.

    Сделана запись

    Дт 51 Кт 50 1 000 руб.

       Чтобы исправит такую ошибку, необходимо произвести следующие действия:

    Неправильная запись повторяется красным цветом

    Дт 51 Кт 50 1 000 руб. Или в прямоугольнике

    Дт 51 Кт 50 1 000 руб.

       При подсчете сделанная таким образом запись не прибавляется к другим подобным записям, а вычитается из них, тем самым аннулируется та неправильная запись, которая должна быть исправлена. Затем делается правильная запись:

    Дт 50 Кт 51 1 000 руб.

       Этим и достигается основная цель «красного сторно» — уничтожить.    При исправлении ошибок способами дополнительной проводки и «красное сторно» бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

       В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Если в таком документе допущена ошибка, следует выписать другой документ.

    Совет

       После того как составлен баланс и другие отчетные формы никакие исправления в документации данного отчетного периода уже не допускаются. Этим в значительной степени обеспечивается тождественность данных текущего учета и отчетности.

       Всякие же уточнения данных и исправление ошибок, относящиеся к операциям истекшего отчетного периода, отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются способы дополнительной проводки и «красное сторно».    Так же бухгалтеру необходимо знать, какие действия производятся в случае выемки, пропаже или уничтожения документов.    Итак, выемка из дел документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя организации в отдельных случаях выемка документа на определенное время может быть существенна. В этом случае составляется акт о выдаче документа во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутого документа и хранится до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожается.    При пропаже или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом должен назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются так же представители следственных органов, охраны, государственного надзора.    По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации. Документы, используемые в практических целях, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. На эти документы составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».    Акт на уничтожение материалов составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. После этого документы могут быть уничтожены. Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации (сожжение, утилизация и др.). Так как многие документы несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, то использовать эти документы для хозяйственных нужд (например, на черновики), нельзя.    Документы, срок хранения которых превышает 5 лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

       Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материала производства.

    Что такое первичная документация

    Первичка: унифицированная и не очень

    Вам понадобится

    • накладная, кассовый ордер, акт, справка, заявление, журнал регистрации, приказ, книга учета, список, табель, заявление, инвентарная карточка, платежная ведомость, лицевой счет и др.

    Инструкция

    Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета. Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.

    Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе.

    Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью.

    Формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, кроме кассовых документов, установленных уполномоченными органами на основании федеральных законов.

    Обязательные реквизиты первичных документов в бухгалтерском учете:- название документа (накладная, акт, список, приказ и т.п.

    );- дата совершения операции (составления документа);- содержание хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;- название организации, от имени которой составляется данный документ;

    – данные лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления документа (должность, ФИО, подпись).

    Первичные документы в бухгалтерском учете делят на документы по:- учету и оплате труда: приказ о приеме на работу, штатное расписание, график работы, командировочное удостоверение, акт о приеме на работу, расчетная ведомость и т.п.

    – учету основных средств: акт о приеме-передаче, инвентарная карточка, накладная на внутреннее перемещение, инвентарная книга, акт о списании основного средства и др.

    – учету кассовых операций: кассовая книга, авансовый отчет, приходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, расходный кассовый ордер, книга учета денежных средств и т.д.

    – учету ремонтных и строительных работ: акты о приемке выполненных работ, приостановлении строительства, сдаче в эксплуатацию сооружения; общий журнал работ; журнал выполненных работ и другие подобные документы.

    Обратите внимание

    В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета.

    Полезный совет

    Обратите внимание

    В типовой бланк, при необходимости, могут быть включены дополнительные графы и строки, что обусловливается определенными видами хозяйственной деятельности.

    • Закон о бухгалтерском учете
    • Сводные документы оформляются на основе ранее

    Самостоятельно разрабатываете «первичку»? Учтите требования закона

    Первичка: унифицированная и не очень

    У каждой компании есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Разберем, как сделать это правильно.

    У компаний есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (п. 9 Закона № 402-ФЗ). С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

    Разобрались: отдельные первичные учетные документы можно разработать самостоятельно. Самое главное, в этом процессе – не навредить! Ведь «первичка» всегда была объектом пристального внимания контролирующих органов.

    Требования к первичным учетным документам

    При самостоятельной разработке «первички» обратите внимание на следующие моменты:

  • Формы самостоятельно разработанных первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, должны быть утверждены руководителем организации.
  • Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, следует закрепить в учетной политике.
  • При самостоятельной разработке первичного учетного документа за основу можно взять унифицированные формы.
  • Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
    • наименование документа; 
    • дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
    • подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Ольга Букина, аудитор:

    «Сейчас форму документов и порядок их заполнения организация определяет самостоятельно. Поэтому первичный документ можно назвать как угодно (накладная, требование-накладная, акт, ведомость и т. д.). Иногда бухгалтеры задают вопрос: «Как мне это назвать: ведомость или ведомость на списание?».

    Как хотите, так и называйте. Наименование субъекта, составившего документ, может быть краткое или полное. Главное, чтобы было понятно, что это вы. Если документ оформляется по месту нахождения филиала, вы можете также через запятую указать наименование филиала или обособленного подразделения».

    Печать на первичных документах: нужна или нет?

    У вас может возникнуть вопрос: а должен ли быть в первичном документе такой реквизит, как печать? Ведь в перечне реквизитов он отсутствует. 

    Да, отсутствует. И это значит, что такое поле, как «М.П.» (место печати) можно не предусматривать. Но устроит ли это ваших контрагентов? Возможно, нет. Поэтому в тех формах «первички», которые вы будете передавать контрагентам, лучше все-таки предусмотреть поле «М.П.». 

    При этом будьте внимательны, перечень реквизитов по некоторым первичным учетным документам может быть расширен иными нормативными актами.

    Не проще ли принять унифицированные формы?

    При принятии решения о самостоятельной разработке первичного учетного документа определитесь: не усложнит ли это вашу работу, не будет ли данная форма вступать в противоречие с другими нормативными документами или с бухгалтерской программой, в которой вы ведете учет.

    Что такое первичная документация. Формы и учет

    Первичка: унифицированная и не очень

    Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры.

    Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия.

    Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

    Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно.

    Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание.

    Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

    Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

    Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

  • Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
  • Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
  • Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).
  • К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

    • хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
    • систематические (пример – кассовая книга);
    • комбинированные;
    • аналитические;
    • синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

    Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

    Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной.

    Важно

    Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы.

    В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

    Классификация первички по стадиям предпринимательства

    В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

  • Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
    • договор (возможны различные формы);
    • счет на оплату.
  • Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
    • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
    • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
  • Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
    • накладная (если передавались товары);
    • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
    • акт оказанных услуг (или выполненных работ).
  • Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

    Контроль, хранение и организация учета первичных документов

    Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм.

    Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие.

    Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

    Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

  • Приемка.
  • Первоначальная обработка.
  • Распределение по типам бланков и их назначению.
  • Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
  • Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
  • Исполнение документа.
  • Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

    Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

    • распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
    • формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

    СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

    Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

  • Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
  • Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
  • Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).
  • Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

    Утверждение форм первичной документации

    Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:

    • наименование документа;
    • дата оформления;
    • сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
    • содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
    • приведение натуральных измерителей и количественных величин;
    • наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

    ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.

    Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм.

    Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру.

    В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.

    Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

    Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

    При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

    О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

    Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

  • Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

    ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

  • Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера – отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
  • Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно – факсимиле будут недействительными.
  • Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» – внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
  • Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
  • Электронная первичка – только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.
  • Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции

    Первичка: унифицированная и не очень

    Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это – основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и хранения первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

    Закон “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

    Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

    Совет

    Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

    Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

    Кто разрабатывает формы первичных документов?

    Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

    Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
    • подписи этих лиц.

    Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен. 

    Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

    Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

    • кассовые документы;
    • платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
    • унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
    • транспортная накладная;
    • расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

    Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

    Где найти образцы унифицированных первичных документов?

    Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию – от 2012 года.

    Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

    Назначение первичных документов

    Нормативно-правовой акт

    Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда

    Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

    Учет кассовых операций

    Оцените статью
    Просто о технологиях
    Добавить комментарии

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock
    detector