Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

Содержание
  1. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
  2. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  3. Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  4. Как составить акт на уничтожение документов
  5. Как не ошибиться с датой акта
  6. Копия верна на документах сколько действует
  7. Сколько действительна копия трудовой книжки? срок действия
  8. Как заверить документы: печати «верно» и «копия верна»
  9. Вячеслав Медведев: Как горят рукописи – ПОЛИТ.РУ
  10. Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов
  11. Порядок и правила утилизации
  12. Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации
  13. Нюансы утилизации архивных документов организации
  14. Способы утилизации документов
  15. Вторсырье из уничтоженных документов
  16. Фирмы, занимающиеся утилизацией
  17. Примеры фирм в России
  18. Стоимость услуг
  19. При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм
  20. Уничтожение документов
  21. Алгоритм уничтожения документов
  22.    1. Экспертиза ценности документов
  23.    2. Акт о выделении дел к уничтожению
  24.    3. Физическое уничтожение документов
  25. После прочтения — сжечь
  26. Бумажный уничтожитель — шредер
  27.    4. Акт о физическом уничтожении документов
  28. Уничтожение документов
  29. Порядок уничтожения документов
  30. Порядок составления акта
  31. Как уничтожить
  32. Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения
  33. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве
  34. Порядок уничтожения документов
  35. Комиссия по уничтожению документов
  36. Работа ЭК
  37. Акт о выделении документов к уничтожению
  38. Приказ об уничтожении документов
  39. Акт об уничтожении документов
  40. Срок хранения актов об уничтожении документов
  41. Заключение
  42. Различные методы уничтожения документов
  43. Самые распространённые методы уничтожения бумаг
  44. Сжигание
  45. Аппарат шредер для измельчения бумаги, как способ уничтожения документов
  46. Химическая обработка
  47. Вывоз на свалку
  48. Обратите внимание, как правильно оформить уничтожение документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Обратите внимание

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Копия верна на документах сколько действует

Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

Инструкция 1 Копия считается заверенной, когда на ней стоят реквизиты, которые подтверждают ее подлинность и придают ей тем самым юридическую силу. Эти реквизиты прописываются на свободном месте внизу документа.

Если документ состоит из нескольких листов, то сведения указываются на последнем из них. Кроме того многостраничные копии в обязательном порядке прошиваются и нумеруются. Реквизиты ставятся в соответствии с определенными правилами, которые прописаны в законодательстве.

Важно

2 Вы можете заверить копию самостоятельно, если являетесь руководителем организации или ее уполномоченным лицом. Однако эта возможность доступна только при условии, если законодательство не предусматривает для данного документа обязательного нотариального заверения.

3 Обязательным условием считается наличие слова «Верно» без двоеточия и других знаков препинания.

  • Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  • Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  • Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  • Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  • Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  • ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  • Подписываем документ: что, где и как, № 11
  • Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  • Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  • Сокращаем документооборот на складе, № 8
  • Рукописи не горят бесплатно… Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  • Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7
  • 2014 г.

Важно

Ксерокопия трудовой поможет сохранить данные на конкретный период времени.Отказать в выдаче копии работодатель не имеет права в соответствии со ст. 89 ТК РФ. Копия для банка Каждое финансовое учреждение имеет свои требования для предоставления пакета документов на займ.

Копия может быть нужна в следующих случаях:

  • для ипотеки;
  • для крупного денежного займа;
  • для субсидии.

Копия нужна для того, чтобы банк смог убедиться, что гражданин трудоустроен и способен вовремя погашать кредит (на что нужны денежные средства). Банк обязан заранее предупредить будущего заемщика, какой пакет документов нужно собрать и каков срок каждой копии, в том числе финансовое учреждение должно сообщить, сколько времени действительна копия трудовой книжки.

Практически во всех банках копии действительны до 30 дней.

Сколько действительна копия трудовой книжки? срок действия

ПОЗИЦИЯ ВАС При представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ. Копии документов как доказательства в суде Согласно положениям ст.

65

АПК РФ каждое лицо, участвующее в судебном деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается на основании своих требований и возражений. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные факты, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

Как заверить документы: печати «верно» и «копия верна»

Внимание

Вячеслав Медведев: Как горят рукописи – ПОЛИТ.РУ

Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

— Дайте-ка посмотреть, — Воланд протянул руку ладонью кверху.
—  Я, к сожалению, не могу этого сделать, — ответил мастер, — потому что я сжег его в печке.
— Простите, не поверю, — ответил Воланд, — этого быть не может. Рукописи не горят.

— Он повернулся к Бегемоту и сказал: — Ну-ка, Бегемот, дай сюда роман.
Кот моментально вскочил со стула, и все увидели, что он сидел на толстой пачке рукописей. Верхний экземпляр кот с поклоном подал Воланду.
М.А.Булгаков, “Мастер и Маргарита”.

Всем известна бессмертная фраза: «Рукописи не горят». Обычно ее воспринимают в переносном смысле — горит же бумага, и горит замечательно! Но не все так просто. Поклонники братьев Вайнеров и книги «Визит к минотавру» вспомнят замечательный эпизод, когда из найденного пепла была восстановлена страничка блокнота, ставшая ключевым звеном расследования.

Секретный документ, собранный после уничтожения в шредере

Все мы создаем, получаем и храним очень и очень много информации. В том числе такой, которая временами становится опасной или просто ненужной. И выбросить жалко, но мало ли кто прочитает наши личные письма? Да и законы зачастую требуют именно уничтожения информации. Как же «сжечь рукопись»?

Итак, всем желающим скрыть контакты первого рода  навести порядок на рабочем столе и наконец выбросить новогоднюю елку — посвящается!

Проще всего уничтожить данные на бумаге — шредер всегда к вашим услугам. Только не нужно забывать, что требуемая степень измельчения зависит от важности уничтожаемой информации. На крайний случай придется поступить, как с вампирами — бумаги сжечь, а пепел развеять по ветру. Гораздо сложнее с информацией в электронном виде.

Все знают о том, что важные документы не нужно держать на жестком диске обычного офисного компьютера, а тем более ноутбука — случаи их хищения у всех на слуху.

Но злоумышленнику может быть важна и иная информация: и на личном компьютере, и в локальной сети хранятся не только те данные, о которых знает рядовой пользователь.

Например, настройки сетевой карты могут помочь узнать параметры локальной сети; данные, хранящиеся в оперативной памяти, зачастую могут содержать в открытом виде секретную информацию, обычно хранящуюся в зашифрованном виде. Вариантов много.

Как все это уничтожить?

(В США существует стандарт, перечисляющий методы уничтожения информации на самых разных устройствах и носителях)

Прежде всего, не забываем, что:

  • возможность и скорость восстановления вроде бы уничтоженных данных во многих случаях зависит только от  того, кто интересуется вашими данными: хакер-любитель из вашего же подъезда или секретная служба, плотно работающая с вашими конкурентами или завистниками;
  • определить, что важно для хакера, а что нет — сложно. Совершенно несущественные на ваш взгляд данные могут дать направление дальнейшего поиска для интересующихся вами. Поэтому, если есть сомнения — уничтожайте, не бойтесь перестараться.

Куча фильмов показывает нам, что в случае вторжения врага секретные ученые зачем-то начинают крушить мониторы, а потом помощник главного злодея протягивает главарю флешку с заботливо записанными суперсекретными сведениями, уничтожить которую никто и не подумал.

Поэтому перед тем, как все громить, подумайте: где хранится действительно важное. Стерев файл через «Проводник», вы его не уничтожаете, а всего лишь перемещаете в «Корзину», откуда он элементарно восстанавливается.

Если вы открыли вложенный в письмо документ, не факт, что созданный при этом файл будет удален из папки Temp. Даже если вы очистили «Корзину», не забывайте, что редакторы, почтовые клиенты, архиваторы и иже с ними имеют привычку не уничтожать временные файлы.

Совет

Поэтому, даже если вы удалили файл — не факт, что удалены все его копии.

В силу того, что жесткие диски сейчас имеют весьма привлекательную стоимость, а емкость их достаточна для того, чтобы хранить все, что душе угодно, жесткие диски с интерфейсами SATA (на всякий случай: все нижесказанное касается и дисков и иными интерфейсами — IDE, SCSI) стали наиболее распространенным местом, где можно найти ваши данные. И, как ни забавно — большинство не подозревает, что стереть данные с жестких дисков не так просто. Во-первых, в большинстве случаев удаление файла на самом деле означает удаление или ссылки на файл, или его части — место считается освобожденным, но данные сохраняются и будут перезаписаны только тогда, когда на это место будет записано нечто иное. Именно эту особенность используют многочисленные утилиты восстановления случайно удаленных данных. Но даже если вы запишете новые данные поверх старых или измените границы разделов (и даже отформатируете диск!) — старые данные все равно можно восстановить. Дело в том, что по краям намагниченной дорожки сохраняются области намагничивания — их и используют для восстановления. Для того чтобы полностью стереть данные, нужно перезаписывать их согласно правилам. Для этого предусмотрено несколько стандартов. Например:

  • РД Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» от 1992 года требует осуществлять очистку двукратной произвольной записью в освобождаемую область памяти;
  • Dod 5220.22M — национальный стандарт Минобороны США (предусматривает 2 цикла перезаписи псевдослучайными числами с дальнейшей проверкой качества перезаписи);
  • NAVSO P-5239-26 — используется ВМС США (предусматривает 3 цикла перезаписи, сначала все “1”, затем все “#7FFFFF”, затем псевдослучайная последовательность, после чего происходит процедура верификации);
  • AFSSI S020 — стандарт ВВС США (первый цикл — все “0”, затем все “F”, затем псевдослучайные числа, а затем верификация 10% перезаписанных данных).

Выполнять эти операции вручную нет необходимости — для перезаписи данных созданы специальные утилиты.

Но перезапись — дело долгое. А «маски-шоу» никто не отменял. Что делать, если нужно срочно все уничтожить? Есть средства и для этого.

Как правило, в таких случаях диск подрывают: рядом с ним в специальном устройстве помещают необходимое количество взрывчатого вещества. Либо же подвергают воздействию медленно убывающего или возрастающего мощного магнитного поля.

Желающие приобрести соответствующее устройство могут набрать в строке поисковика «устройство экстренного уничтожения информации».

Истинный кладезь полезной для хакера информации — ваши мобильные устройства. Контакты, записная книжка, переписка, месторасположение и т. д. По счастью, стереть файлы на мобильнике достаточно просто: нужно вручную стереть все записанное, выполнить переустановку системы и вернуть настройки по умолчанию. Если же нужно уничтожить аппарат, то его придется или измельчить, или расплавить.

И не забываем про архивы. Данные на оптических дисках CD/DVD стиранию по понятным причинам не поддаются, так что эти носители нужно уничтожить. При этом недостаточно просто переломить диск пополам или использовать для уничтожения микроволновку.

Куски получаются достаточно большого размера, а файлы пишутся на такие диски последовательно, поэтому вероятность «вытянуть» большую часть данных сохраняется.

Обратите внимание

Так что, если все делать по стандартам (а стандарты пишут люди, которые в теме), нужно измельчить диски на кусочки до размера зерен в четверть миллиметра или сжечь до состояния белого пепла.

Удачи! И да пребудет с вами безопасность!

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс подготовки дел к уничтожению должен осуществляться по определенной схеме и в соответствии с законом. В противном случае руководитель организации может быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной.

Порядок и правила утилизации

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо:

  • Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
  • Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
  • Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
  • Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.
  • Далее документы отправляются на утилизацию.

    Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно.

    В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

    Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории.

    Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д. На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

    Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

    Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

    Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

    После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

    Нюансы утилизации архивных документов организации

    На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

    Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

    Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов.

    Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

  • Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.
  • Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
  • Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.
  • Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

    О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

    Способы утилизации документов

    Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

    • шредирование – наиболее распространенный и простой;
    • сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
    • выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

    Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

    Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

    Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

    • плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
    • крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
    • шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
    • промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

    Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

    Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

    Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов.

    На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации.

    Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

    Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

    Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

    Вторсырье из уничтоженных документов

    Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

    Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

    Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

    Фирмы, занимающиеся утилизацией

    Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

    • уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
    • процесс может сниматься на видеокамеру;
    • после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);
    • вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
    • измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
    • по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

    Примеры фирм в России

    • «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
    • «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
    • «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
    • «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
    • группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
    • «Золотой ресурс», г. Калининград.

    Стоимость услуг

    Цены на услуги в одной из московских фирм:

    • составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
    • создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
    • уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
    • сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
    • утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

    При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм

    Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных.

    Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм.

    Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти.

    Важно

    Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».

    Уничтожение документов

    Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

    • /
    • Полезно знать /
    • Уничтожение документов

    15:38:08 – 18.03.2019

    ________________

    Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру.

    Статья: Зачем и как сдавать макулатуру

    Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

    Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

    Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево.

    Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку.

     Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

    Алгоритм уничтожения документов


       1. Экспертиза ценности документов

    Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация.  Номенклатура составляется по определенной форме.

    Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование.

    Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.


    Номенклатура дел. Образец

    Срок хранения дела заканчивается  к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

    Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

       2. Акт о выделении дел к уничтожению

    Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

    Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность.

     То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

    Совет

    Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол.  Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.

    Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

    Срок хранения таких актов — постоянно.

    Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

       3. Физическое уничтожение документов

    Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании. 

    Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.

    После прочтения — сжечь

    Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

    Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары.

    Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ.

    Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

    Бумажный крафт мешок

    Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

    Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

    Обратите внимание

    Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

    В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

    Бумажный уничтожитель — шредер

    Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов  такое устройство приобретите в офис.

    Офисный шредер

    Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

    Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

    Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

       4. Акт о физическом уничтожении документов

    После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

    Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.

    И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.

    ________________

    Возврат к списку

    Уничтожение документов

    Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

    В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

    Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

    Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

    Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

    Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

    Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

    Порядок уничтожения документов

    Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

    Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Важно

    Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

    При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

    Порядок составления акта

    Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

    В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

    Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

    Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

    Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

    Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

    Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

    Совет

    Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

    Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

    Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

    Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

    Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

    • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
    • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

    Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

    Как уничтожить

    Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

    Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

    В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

    Обратите внимание

    Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

    Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

    Евгения Полоса

    *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

    К записи 326 комментариев

    Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

    Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

       В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

    Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

    Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

    Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

    • закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
    • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
    • приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
    • приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
    • постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

    Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

    • бумаги можно сжечь;
    • порвать вручную;
    • использовать шредер;
    • сдать в пункт приёма макулатуры.

    К сведению

    Вариантыв первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

    Порядок уничтожения документов

    Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

    Предварительные действия

    • издаётся приказ о создании комиссии;
    • создаётся экспертная комиссия;
    • отбираются документы к уничтожению;
    • составляется акт.

    На основании акта документы можно уничтожать.

    Комиссия по уничтожению документов

      Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК).

    Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

    В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

    В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

    Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

    • создание ЭК;
    • состав комиссии.

    С приказом знакомим всех членов комиссии.

    Работа ЭК

    Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

    Внимание!

    Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

    Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

    Внимание!

    Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

    После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

    Акт о выделении документов к уничтожению

    Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её актуальную версию можно скачать здесь.

    В документ методично нужно внести:

    • гриф утверждения;
    • название папки с делом или документа;
    • даты начала и окончания дела;
    • индекс по номенклатуре;
    • количество томов или листов;
    • срок хранения.

    В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

    После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

    Приказ об уничтожении документов

    Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

    • его дату и номер;
    • основание (акт о выделении дел к уничтожению);
    • распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
    • способ и время уничтожения.

    После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

    Акт об уничтожении документов

    Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

    Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:

    • способ уничтожения;
    • исполнителя;
    • опись уничтоженных документов.

    Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

    Срок хранения актов об уничтожении документов

    Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

    Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

    Заключение

    Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

    • документы точно больше не понадобятся;
    • в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

    Внимание!

    Важно: не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

    Различные методы уничтожения документов

    Рукописи не горят бесплатно… учитываем расходы на уничтожение документов

    Любой документ имеет свой срок хранения или цикл использования. В любой организации, которая ведёт работу или отчётность с документацией, приходит время избавления от накопившихся бумаг, они переполняют все архивы и даже выживают владельцев кабинетов, занимая все свободное пространство.

    Существуют разные способы уничтожения документов, какой выбрать, зависит от важности информации содержащейся на бумаге.

    Если нормативы, сроков хранения, позволяют уничтожить документацию, самый простой способ, это самостоятельно произвести их сбор, сортировку и сдать на макулатуру.

    Но если бумаги содержат важные данные, нужен способ более надёжный, который бы позволил избавиться от накопления документов и сохранил конфиденциальную информацию.

    Самые распространённые методы уничтожения бумаг

    В настоящее время известно множество различных способов, но самые распространённые методы избавления от накопившихся документов это:

    • сжигание;
    • шредерованные аппараты;
    • сдача на переработку;
    • утилизация на свалках;
    • химическая обработка.

    Какой способ выбрать, будет зависеть от финансовой и технической ситуации, сложившейся в предприятии. Также стоит отметить, что все виды имеют свои плюсы и минусы, например:

    • сжигание – загрязняет экосистему;
    • использование специальных аппаратов требует больших финансовых затрат на их приобретение;
    • сдача на переработку без предварительной обработки, не позволит скрыть конфиденциальную информацию;
    • Химический метод требует ещё больших финансовых затрат, чем аппарат измельчения, многим компаниям он вовсе не доступен, из-за ценовой политики.

    Сжигание

    На протяжении многих лет, сжиганием уничтожали документы практически во всех учреждениях, в которых скоплялись сотни килограмм, а то тонна использованной бумаги.

    Ещё не так давно, когда городские котельные установки использовали угольные печи, можно было легко избавиться от ненужной макулатуры, передав её в муниципальную службу, для сжигания.

    Этот метод пользовался популярностью из-за того, что не требовал никаких финансовых затрат на дорогостоящее оборудование, так как были полностью готовые печи.

    Важно

    При соблюдении всех норм, такой способ гарантировал полную утилизацию всей имеющейся информации на бумаге.

    Важно знать! Очень плотно спрессованные папки с документами, могут сгореть не полностью, так как верхний слой, обгорая, предотвращает попадание кислорода к внутренним листам, вследствие чего, затрудняется проникновение огня. В результате около 30–40% общей массы может уцелеть и появляется большая вероятность утечки информации.

    В последние годы, отопительные службы полностью отказались от старых типов отопительных печей, а, следовательно, найти мест для сжигания стало намного сложнее, поэтому на данный момент, такая методика применяется лишь на специализированных заводах, оборудованных мусоросжигательной печью.

    Самостоятельное уничтожение секретных документов методом сжигания в лесу либо же на территории предприятия очень опасно, а, главное, незаконно. Такое правонарушение будет обязательно наказано, а его инициатор может нести ответственность.

    Такие действия, предусматривают наложение серьёзных штрафов, так как они запрещены санэпидемстанцией, а также экологическим законодательством.

    В таком случае наилучшим вариантом в этой ситуации, будет обратиться в специализированную архивную службу, которая занимается организацией качественного, а, главное, конфиденциального сжигания, такой способ является полностью законным. Хоть и требует определённых финансовых затрат.

    К сожалению, число подобных компаний в стране не так велико. Поэтому некоторым организациям, в случае отсутствия в их городе подобных служб, стоит обратить своё внимание на другие методы.

    Аппарат шредер для измельчения бумаги, как способ уничтожения документов

    Аппаратом для уничтожения документов, называют специальные измельчающие бумагу устройства, шредеры, которые в наше время очень распространены и имеют место на многих современных бухгалтерских компаниях и прочих организациях, работающих с большим количеством документов.

    Главные преимущества этой процедуры это:

    • соблюдение всех экологических норм;
    • полное уничтожение информации;
    • быстрое уничтожение и не требующее специальных навыков.

    Многие компании, пользующиеся машиной для уничтожения документов, ошибочно предполагают, что и дальнейшая утилизация бумаги возможна на территории организации. Но это заблуждение, так как несанкционированное сжигание запрещено законом, а собственного перерабатывающего макулатуру в целлюлозное вторсырье производства на таких предприятиях, как правило, нет.

    Наилучший способ избавится от бумажных остатков, после того, как все документы уничтожены шредером, сдать их на макулатуру, такой способ выгоден:

    • во-первых – тем, что в таком случае соблюдаются все экологические нормы, и предотвращает загрязнение окружающей среды;
    • во-вторых – это хороший вид дополнительного заработка, так как каждая тонна макулатуры, может пополнить бюджет фирмы или организации на 3000–6000 тыс. рублей.

    Единственный недостаток, это цена машинки для уничтожения документов, шредеров, она, может, очень неприятно удивить, если ежегодное количество бумаг очень велико, то необходимо не только закупать несколько аппаратов, но ещё и выделять под них помещение.

    Также подобная техника хоть и может эксплуатироваться обычными пользователями, так как она не требует подготовки, но техническое обслуживание должен выполнять специалист. Вывоз подобного мастера также обойдётся в приличную сумму. В итоге этот метод можно назвать эффективным, но недешёвым.

    Единственный способ, при котором техника может окупиться, это ежедневное её использование, возможно, сдача в аренду, или предложение услуг по уничтожению бумаг, другим подобным фирмам.

    Химическая обработка

    С помощью химических веществ, можно обработать любые документы, до полной потери на них какой-либо информации и печатей. Химикаты действуют на бумагу таким образом, что она превращается размягчённую, сжиженную массу.  Метод химической обработки довольно эффективный, но его стоимость очень высока и далеко не каждая организация может позволить себе прибегнуть к такому способу.

    И остаётся не решённым вопрос, как избавится от конечной массы, полученной после обработки химикатами. Она также требует дополнительных затрат на утилизацию.

    Совет

    Как и пользование, шредерами, метод хим. обработки требует отдельного помещения, но уже обычные служащие предприятия или компании, не смогут собственнолично уничтожить материалы, для этого понадобиться специально обученный, имеющий защитный костюм человек. Специалист может работать под чьим-то наблюдением, во избежание утечки секретной или тайной информации.

    К недостаткам этой процедуры, также можно отнести, длительность процесса, для того, чтобы реактивы уничтожили большое количество бумажной информации, может понадобиться несколько суток.

    Вывоз на свалку

    Самый доступный и дешёвый метод уничтожения документации, но и тот имеет ряд недостатков, таких как:

    • нет гарантий, что все бумаги будут стопроцентно закопаны;
    • сроки гниения предугадать сложно, а, значит, и данные, содержащиеся на бумаге, не будут утеряны;
    • нет гарантий, что информация будет защищена, даже, более того, конкурентная фирма может легко перехватить нужные бумаги;

    если же содержимое документов не имеет большого значения, а утечка информации не является опасной для организации или фирмы, то этот метод можно назвать самым выгодным и доступным среди имеющихся на рынке подобных услуг.

    Заказать вывоз мусора в Вашем городе Вы можете у ряда компаний, которые находятся в каталоге нашего сайта.

    Обратите внимание, как правильно оформить уничтожение документов

    Оцените статью
    Просто о технологиях
    Добавить комментарии

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock
    detector