Смена имени работником: кадровое оформление

Смена фамилии работника: порядок внесения изменений

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

• свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
• новый паспорт лица;
• СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

Обратите внимание

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

• заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
• опись документов (форма АДВ-6);
• старое свидетельство работника;
• копия паспорта работника.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Скачать бланк заявления АДВ-2.

Скачать форму описи АДВ-6.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать – в материале

Шаг первый. Заявление

Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам. Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму.

Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика. Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные.

В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов. 

Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство. А еще – получить в налоговой обновленный ИНН. Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу.

Шаг второй. Приказ

После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику. Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы.

Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия. В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено!

Шаг третий. Вносим изменения

Программа

Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное – вносим изменения. 

Важно

Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением – будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. 

Трудовая книжка

Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика.

Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество. 

Карточка Т-2

В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака. А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах). 

В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные. Если смена фамилии произошла благодаря замужеству или из-за развода, то в «семейном положении» меняем статус. Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись.

Трудовой договор

В трудовой договор можно не вносить изменения. Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все эти действия в законе не прописаны. Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор – это очень серьезный и важный документ.

К личному делу сотрудника при смене фамилии надо обязательно приложить копии его новых документов.

Смена имени работником: кадровое оформление

ООО НТВП “Кедр – Консультант” » Право-инфо » Статьи из журналов » Смена имени работником: кадровое оформление

Распечатать

М. Кокурина

Работник в связи со вступлением в брак или просто по своему желанию взял другие фамилию, имя или отчество (сменил имя) . В связи с этим вам придется внести исправления в кадровую документацию. Если же работник вовремя не сообщил о новом имени, есть опасность попасть на штраф за представление отчетности с недостоверными сведениями.

Как, где и когда отразить смену имени

(+) Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

Когда работник сообщает вам об изменении имени:

– попросите у него оригиналы свидетельства о перемене имени или свидетельства о браке и нового паспорта;

– снимите с них копии и оставьте их у себя;

– оригиналы верните сотруднику.

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике.

Такие же исправления нужно сделать:

– на титульном листе трудовой книжки . На нем надпишите новую фамилию. А ссылку на изменяющие документы и подпись внесшего изменения работника с печатью компании сделайте на внутренней стороне обложки трудовой книжки;

– в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ;

– в лицевом счете;

– в личной карточке работника;

– в графике отпусков;

– в табеле учета рабочего времени. Кстати, если табель у вас ежемесячный, а об изменении имени работника вы узнали не в начале месяца, то можете не трогать табель на текущий месяц. С нового месяца впишите в табель новое имя.

(!) А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Замена пенсионного свидетельства

Не забудьте поменять сотруднику страховое свидетельство. Для этого в течение 2 недель со дня получения от сотрудника документов, подтверждающих смену им фамилии, подайте в свое отделение ПФР:

– подписанное работником заявление об обмене страхового свидетельства (форма N АДВ-2 );

– опись по форме N АДВ-6-1 .

Совет

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФР .

Можно ли наказать работника, умолчавшего о смене имени

Если вы подадите в ПФР отчетность с устаревшей фамилией работника, то компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведений :

– ошибка в РСВ-1 грозит штрафом в размере 5% от суммы начисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода . С нового года штраф будет другим – 500 руб. за одного застрахованного ;

– ошибка в СЗВ-М обернется штрафом 500 руб. за одного застрахованного ;

– ошибка в 2-НДФЛ повлечет штраф 500 руб.

Возможно, руководитель захочет как-то наказать работника, который “забыл” сразу сказать о смене своего имени. Объясните шефу следующие важные моменты.

(!) Обязанность работника сообщать работодателю сведения об изменении имени действующим законодательством не установлена. Поэтому привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом можно, только если :

– обязанность передавать сведения об изменении имени прописана в должностной инструкции работника, трудовом договоре или в ЛНА (допустим, в положении о защите, обработке и передаче персональных данных);

– в таких документах указан срок, в течение которого работник должен передать сведения работодателю;

– работник расписался об ознакомлении с ЛНА или должностной инструкцией.

(-) Если компанию оштрафовали за представление недостоверных сведений, то уплаченные штрафы вряд ли удастся взыскать с работника. Даже если вы выполните все условия для привлечения его к материальной ответственности, суд не поддержит вас. Поскольку, по мнению многих судов, штраф как административное наказание:

– не является прямым действительным ущербом работодателя ;

– является мерой материальной ответственности для компаний за совершенные ими правонарушения и не может быть переложен на кого-то другого.

Поэтому работник не обязан возмещать работодателю уплаченные им штрафы .

(!) Можно применить к работнику, не сообщившему свое новое имя, дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора . В случае получения этим работником еще одного взыскания в течение года со дня издания приказа о первом взыскании его можно будет уволить . Не забудьте, что для наложения взыскания нужно соблюсти законодательно установленную процедуру .

* * *

Если сменивший имя работник захочет получить новое свидетельство с указанием в нем присвоенного ранее ИНН, пусть сам подает заявление в свою ИФНС . Работодатель в этом процессе участвовать не должен.

——————————–

п. 1 ст. 58 Закона от 15.11.97 N 143-ФЗ

Как правильно оформить документы кадров работнику если сотрудник сменил фамилию

Главная – Новости – Как правильно оформить документы кадров работнику если сотрудник сменил фамилию

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

• паспорт;
• свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба.

Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника. Подробнее о смене фамилии читайте здесь: Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника.

При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е.

Внимание

Вопрос При приеме на работу с сотрудницей заключен трудовой договор. Она выходит замуж меняет фамилия, приносит нам копию свидетельства о браке, копию нового паспорта. Пишет заявление о смене фамилии, делаем приказ на основании заявления в программе меняем ей фамилия.

Важно

Нужно ли составлять новый трудовой договор и как правильно поступить в этой ситуации. Просто при проверке ПФР нам говорит, что тот договор мы должны расторгнуть и заключить новый. Помогите, с этим вопросом. Ответ Ответ на вопрос: Документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт.

Соответственно, сначала работница должна внести изменения в него- получить новый паспорт. После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре.

Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора.
Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает.

Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец). * Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

Если работник сменил фамилию

Главная / Хозяйственное право / Как правильно оформить документы кадров работнику если сотрудник сменил фамилию

На наш взгляд, если зафиксировать смену фамилии в трудовом договоре с руководителем, это не будет нарушением законодательства. Внесение изменений можно произвести двумя способами.

Первый способ: указать новую фамилию в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи).

Также внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», так как вместе со сменой фамилии у сотрудника изменились и паспортные данные. Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.

Обратите внимание

Второй способ: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (даты изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции.

Однако, в паспорте, при его замене в связи со сменой фамилии, не указывается, какую фамилию работник носил до замены паспорта.

Только в свидетельстве о браке, расторжении брака и свидетельстве о смене фамилии прямо указано: какая фамилия и на основании чего изменена и как она изменена.

Поэтому в трудовой книжке при внесении записи о смене фамилии, как правило, ссылка делается именно на свидетельство о браке (либо как на единственный документ) либо на паспорт и свидетельство о браке.

Аналогичная позиция озвучена в п. 29 Постановления Минтруда РФ N 16, ПФ РФ N 19па от 27.02.2002 (ред.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии).

Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя. Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные.

С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней. Согласно п.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

26

Важно

Изменение фамилии в трудовой книге после замужества

Иногда работодателям приходится сталкиваться с ситуациями, когда их сотрудник принял решение изменить фамилию. В таком случае появляется ряд вопросов. Например, нужно ли вносить изменения в существующую трудовую книжку, и если да, какие действия необходимо предпринять. Попробуем дать развернутые ответы в этой статье.

Работнику не надо пренебрегать необходимостью оповещения своего работодателя об успешно завершенной процедуре смены фамилии. Невыполнение этого требования приводит к тому, что документы могут стать недействительными. Соответственно, подтвердить факт работы в соответствии с законом будет проблематично.

Работодатель несет полную ответственность за внесение дополнительной информации в предоставленную ему трудовую книжку. Представители кадрового отдела обязаны проводить проверку изменений в сфере трудового законодательства. Таким образом, это позволит корректно оформить все необходимые документы и предотвратить отвлечение специалистов от ведения работы.

Важно

Как работник, так и руководство обязаны всегда помнить о том, что процедура смены имени или фамилии приравнивают к смене персональной информации о сотруднике. Принятое ранее решение изменить фамилию ни в коем случае не должно сказываться на установленных правах и обязанностях.

Тем не менее, перед тем, как оформить все необходимые документы, необходимо ознакомиться с бумагами, включающими в себя сведения о порядке использования и ведения специалистов. Далее надо изучить информацию, касающуюся своих прав и обязанностей.

Только после этого проставляются необходимые подписи.

В случае с работодателем, в его обязанности входит оповещение специалиста о предстоящих действиях, а также консультирование человека по поводу дальнейших действий с трудовой книжкой в процессе смены фамилии.

Общие правила внесения изменений

Согласно текущим нормам отечественного законодательства, существуют два обстоятельства, способные в той или иной степени повлиять на добавление новой информации в трудовую книжку.

Если гражданин принял решение поменять фамилию, либо другую персональную информацию, добавить обновленные данные должен специалист отдела кадров, за которым числится сотрудник.

Если по тем или иным причинам человек перешел на новую работу, и отдел кадров заметил наличие ошибок, допущенных на предыдущем рабочем месте, внести поправки можно на новом месте.

Перед внесением каких-либо изменений необходимо убедиться в том, что сотрудник имеет на руках официальные документы, с помощью которых можно подтвердить факт изменения фамилии. Это указано в соответствующем Постановлении. Трудящийся составляет заявление в письменном виде, к которому прилагаются копии необходимых бумаг. Заверять их у нотариуса не надо.

Менять записи в процессе смены данных надо в несколько этапов.

Сначала вносятся исправления в соответствующую графу. На первом листе указывается новая фамилия. Старая ровно вычеркивается. Если есть свободное место, подается новая фамилия. Правила также разрешают указывать надпись в верхней части над словом, вычеркнутым ранее.

Основная информация, содержащаяся в оформленном свидетельстве из ЗАГСа, вписывается на внутренней стороне обложки таким образом, чтобы оставить дополнительное место под внесение реквизитов последующих документов. Иными словами, если сотрудник оформит развод, должно остаться свободное место, чтобы вписать новую фамилию. Согласно мнению опытных специалистов, экономить место следует в обязательном порядке.

Под записью о номере и серии свидетельства, а также других данных указываются данные ответственного лица, которое оставляет собственную визу и личную информацию. Печать проставляется таким образом, чтобы не навредить удобочитаемости документа.

Запись делается так, чтобы почерк был разборчив, не содержал в себе исправления и подчистки.

Образец записи

Ниже предлагаем вашему вниманию пример внесения изменений в трудовую книжку, если сотрудник поменял фамилию.

Перечень документов

В качестве главного основания, способствующего внесению поправок в имеющуюся трудовую книжку, выступает приказ, оформленный руководителем. Сотрудник обязан поставить в известность руководство или отдел кадров о событии, которое послужило причиной изменения идентификационных данных.

Обратите внимание! В отделе кадров специалисты поднимают личное дело гражданина, после чего составляют специально для него дополнительное соглашение.

После внесения изменений в трудовую книжку отдел кадров ознакомляет своего подчиненного о проделанной работе.

Чтобы бланки, которые находятся в рабочем столе специалиста, остались действительными при изменении персональной информации, он должен составить заявление с приложением копий подтверждающих документов. Согласно действующей Инструкции, регламентирующей заполнение трудовой книжки, процедура замены сведений происходит на основании документов, список которых указан ниже:

• персональный паспорт гражданина;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о вступлении в брак или разводе;
• другие разновидности бумаг, оформленные представителями государственных органов России.

Внутренняя сторона обложки должна включать в себя дату оформления указанных выше документов и государственный номер.

Работодатель, в свою очередь, обязан оформить два документа, являющихся основанием для внесения изменений. Таковыми являются:

• приказ руководителя, направленный специалистам отдела кадров, о необходимости внесения изменений;
• заявление, составленное сотрудником, где указывается необходимость включить новые данные в личное дело.

Форма заявления не является унифицированной, составить ее можно в стандартном виде с соблюдением требований делового стиля. Другими словами, сотрудник предприятия обращается в письменной форме к своему руководителю, чтобы тот отдал приказ о внесении изменений в персональную рабочую документацию, подтверждающую трудовые отношения.

Как только сотрудник поставит дату и подпись под документом, под этой информацией добавляется список приложенных копий, включая копию свидетельства и паспорта. Ведь именно по ним меняются индивидуальные параметры. Ознакомиться с тем, как составляется заявление, можно ниже.

Работодатель не имеет права отказать своему сотруднику в рассмотрении составленного ранее заявления. После ознакомления с предоставленной информацией, он должен оформить соответствующий приказ с обязательным визированием заявления от трудящегося. Выглядит он так:

Читайте так же:   Внесение исправлений в трудовую книгу

Какие документы также нуждаются в добавлении новых данных?

Как только приказ будет оформлен и утвержден, проводятся следующие действия:

• личное дело пополняется новой информацией о гражданине, официально работающем на предприятии;
• документы, касающиеся лицевого счета, переоформляется;
• обновляется персонализация в отношении гражданина в бухгалтерских и кадровых бланках, где так или иначе упоминается персональная информация о специалисте.

Обратите внимание! При смене фамилии всегда меняется подпись. Сотрудники отдела кадров обязаны получить обновленный образец. В противном случае любой подписанный гражданином документ становится недействительным.

Что будет, если не сделать изменений фамилии?

Помните о том, что изменения в персональную информацию специалиста должны вноситься в любом случае. Она требуется для того, чтобы правильно оформлять документацию, выступающую в качестве подтверждения официального трудоустройства. Согласно принятым правилам, хранение осуществляется в отделе кадров и бухгалтерии. Сведения применяются для начисления заработной платы.

При наличии любых изменений, внесенных в персональную информацию, необходимо внести правки. Это позволяет предотвратить дальнейшее появление неприятных ситуаций.

Так, к примеру, при сохранении старой фамилии специалиста в платежной ведомости ему могут отказать в выплате заработной платы вплоть до того момента, пока не будет завершена процедура изменения персональной информации.

Специалист обязан проявлять личный интерес во внесении правок в установленные сроки, подавая для этого соответствующие документальные подтверждения. Невыполнение этого требования приводит к потере юридической силы бумаг, подтверждающих официальное трудоустройство в любой компании

Работодатель, в свою очередь, может столкнуться с административным наказанием.

Соответственно, представители кадрового отдела берут на себя полную ответственность, связанную с корректным и своевременным оформлением документации касательно трудовой деятельности специалистов.

При отсутствии внесенных сведений в необходимых документах кадровый отдел получит обвинение в недобросовестном выполнении прямых обязанностей.

Совет

Исходя из информации, приведенной выше, как трудящийся, так и работодатель должны быть заинтересованы в том, чтобы своевременно внести изменения в документацию. В противном случае работник может не получить заработную плату.

В некоторых случаях это приводит к проблемам, связанным с определением трудового стажа при оформлении пенсионной выплаты. Работодатель же сталкивается с административной ответственностью.

Записи должны добавляться в соответствии с установленными правилами.

В данном видео информация о том, как исправлять разные ошибки в трудовой книге.

Рекомендуем другие статьи по теме

Как оформить приказ о смене фамилии сотрудника :

Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.

Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.

Приказ о смене фамилии сотрудника

Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.

Далее следует издать приказ о смене фамилии за подписью директора. Обязательно нужно будет ознакомить под роспись с документом самого работника.

Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.

Особенности написания и оформления. Образец

Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.

Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.

Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.

ОАО “Росток”

г. Иваново “___” ________ 2015 г.

Приказ № ___

Об изменении учетных данных

В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н., приказываю:

1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г., изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.

Директор предприятия _______________

(должность) (подпись)

Какие еще документы нуждаются в изменениях?

Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:

• трудовую книжку;
• журнал движения трудовых книжек;
• личную карточку сотрудника (форма Т-2);
• личное дело;
• трудовой договор.

Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.

Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.

Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.

Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.

Обратите внимание

Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.

Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.

Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.

Вместо послесловия

Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.

Как отразить в документах смену фамилии – Все о кадрах

Вступление в брак (или развод) — одна из самых распространенных причин смены фамилии работника. В этом случае новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах организации. Если фамилию поменял руководитель организации, об этом необходимо уведомить еще и налоговую инспекцию, ПФР, банк и деловых партнеров. Обо всем по порядку.

Изменения в «кадровых» документах

Согласно п. 2 ст. 19 ГК РФ любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение или расторжение брака), так и по желанию лица.

Руководитель, изменивший фамилию, должен подать в кадровую службу заявление о внесении изменений в документы. Данное заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений.

К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии).

Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней.

Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ*(1) замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.

В соответствии с п.

Важно

 15 Положения о паспорте гражданина РФ документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

На основании представленных документов (свидетельства о браке и паспорта) необходимо внести изменения в «кадровые» документы, содержащие персональные данные руководителя. В первую очередь нужно скорректировать данные в трудовой книжке и личной карточке работника (форма Т-2 *(2)).

Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3) изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Изменения указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

Изменения в личную карточку работника можно внести двумя способами:

— прежнюю фамилию (имя, отчество) зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сверху или сбоку написать новые сведения. Далее исправления заверить подписью уполномоченного лица*(4);

— распечатать личную карточку с новыми данными. Достаточно будет распечатать те страницы личной карточки, в которые вносились изменения. На прежней странице делается отметка, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице тоже следует отразить факт замены.

О трудовом договоре

Согласно ст. 72 ТК РФ внесение изменений в трудовой договор руководителя осуществляется в случае изменений определенными сторонами условий труда.

Смена фамилии не изменяет условий труда, поэтому возникает вопрос — нужно ли вносить изменения в трудовой договор, заключать дополнительное соглашение к нему или же будет достаточно приложить к заключенному договору копии документов о смене фамилии? Однозначного ответа нет.

На наш взгляд, если зафиксировать смену фамилии в трудовом договоре с руководителем, это не будет нарушением законодательства. Внесение изменений можно произвести двумя способами.

Первый способ: указать новую фамилию в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи). Также внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», так как вместе со сменой фамилии у сотрудника изменились и паспортные данные.

Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.

Второй способ: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (даты изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции.

Подаем документы в налоговую инспекцию

В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ).

Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации. То есть могут вынести предупреждение или наложить административный штраф в размере 5000 руб.

(п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Совет

Согласно п. 3 Требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.

2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», документы о смене фамилии в инспекцию можно представить одним из трех способов:

— лично;

— через представителя;

— почтовым отправлением с уведомлением и описью вложения, которую заверяет работник почты.

Если документы в инспекцию представляет уполномоченное лицо, на него нужно в обязательном порядке оформить заверенную у нотариуса доверенность (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Сообщаем в ПФР

Сменив фамилию, руководитель должен обратиться в свое территориальное отделение ПФР, чтобы внести в лицевой счет застрахованного лица информацию об изменении (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ)).

Если организация меняет наименование

В последнее время очень часто происходит переименование организаций. Давайте попробуем разобраться, нужно ли работодателям при смене наименования организации делать дополнительные соглашения к трудовым договорам и должны ли они вносить новые записи в трудовые книжки работников.

Считается переименованной

Юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом случаях наименования коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица. Наименование и место нахождения юрлица указываются в его учредительных документах (ст. 54 ГК РФ).

При переименовании юридического лица соответствующие изменения вносятся в его учредительные документы. В ч. 3 ст. 52 ГК РФ указывается, что изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в ч. 2 ст.

11 Федерального закона от 08.08.

2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» определено, что моментом государственной регистрации признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в соответствующий государственный реестр.

Таким образом, со дня внесения регистрирующим органом (ФНС России) сведений в Единый государственный реестр юридических лиц организация считается переименованной.

При этом трудовое законодательство не дает однозначного ответа, нужно ли в таком случае заключать дополнительные соглашения с работниками. Существует несколько точек зрения по данному вопросу.

Трудовым кодексом не урегулировано

Согласно первой точке зрения заключать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам нет необходимости. В соответствии со ст.

Обратите внимание

57 ТК РФ содержание трудового договора условно можно разделить на две части: первая включает сведения, характеризующие работника и работодателя, а вторая — условия трудового договора. В ч. 1 ст.

57 ТК РФ определено, что в трудовом договоре указываются сведения о работнике и работодателе. Сведения о работодателе включают его наименование (полное, а также сокращенное (при наличии)) и место нахождения.

Наименование работодателя относится к «сведениям», но не к «условиям», а согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по заключенному в письменной форме соглашению сторон. Новое наименование организации в трудовые договоры следует вносить по аналогии с ч. 3 ст.

57 ТК РФ, предусматривающей, что недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Согласно второй точке зрения вносить новое наименование организации в трудовые договоры не нужно, так как изменение наименования работодателя не влияет на трудовые отношения с работниками, а прежнее наименование в трудовых договорах имеется.

Согласно третьей точке зрения необходимо подготовить дополнительные соглашения, вносящие соответствующие изменения в трудовые договоры. Так, из анализа ч. 3 ст. 57 ТК РФ следует, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими, а не измененными сведениями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Таким образом, из вышеизложенного следует: поскольку порядок внесения измененных сведений в трудовые договоры ТК РФ надлежащим образом не урегулирован, работодатель вынужден самостоятельно решать, как оформлять и вносить соответствующие изменения.

По требованию Инструкции

Что касается записей в трудовые книжки работников, то необходимо своевременно и правильно внести записи с новым наименованием организации, так как согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Важно

Если же в трудовую книжку работника запись о переименовании организации не была внесена, то наименование организации в записи о приеме на работу не будет соответствовать наименованию организации в оттиске печати на записи об увольнении с работы.

Это создаст трудности в подтверждении соответствующего стажа при оформлении пенсии и потребует предоставления дополнительных документов — справок с прежнего места работы или из архивного учреждения.

Запись в трудовую книжку работника необходимо производить в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция). Так, п. 3.

2 Инструкции определено, что если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки вносится запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

При внесении записи о новом наименовании организации следует руководствоваться требованиями, установленными п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

— наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

— сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают за полным.

В Инструкции не определено, какую дату ставить в графе 3 при переименовании организации. Однако представляется, что это должен быть день внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

На основании приказа

Согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 «О трудовых книжках», все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

Поэтому запись в трудовую книжку вносится датой ее фактического внесения, но не позднее недельного срока со дня государственной регистрации изменения учредительных документов организации (внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц).

В соответствии с Инструкцией основанием переименования является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Следует учитывать, что, как правило, решение об изменении наименования принимается не в самой организации, а собственником имущества.

Работник поменял фамилию: оформляем кадровые документы

Изменение персональных данных работника – довольно распространённая ситуация, и по поводу этого часто возникают вопросы.

Разумеется, смена фамилии одним из сотрудников (в основном сотрудницей) в компаниях влечёт за собой внесение изменений в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку, личную карточку сотрудника и др.

Изменение персональных данных

Смену имени, фамилии, отчества работника следует рассматривать как изменение его персональных данных.

Порядок работы с персональными данными работников (сбор, обработка и защита) определён Законом Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 11.07.2017).

Персональные данные – это сведения, относящиеся к определённому или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе. Работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок сбора, обработки и защиты персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Именно этими документами должен руководствоваться работодатель в случае смены работником фамилии и необходимости внесения изменений во многие кадровые, бухгалтерские и иные документы, содержащие персональные данные, то есть при смене фамилии требуется вносить изменения в личные документы работника, в учётные документы и регистрационные формы, например:

·      в трудовой договор;

·      в трудовую книжку работника;

·      в Книгу учёта движения трудовых книжек;

·      в личную карточку работника (форма № Т-2) и пр.

Для того чтобы понять, каким способом следует менять фамилию работника в кадровых документах, нужно прежде всего вспомнить, из каких источников фамилия (имя и отчество) попадает в кадровые документы. Первым и одним из самых основных документов, в котором указывается фамилия работника, является трудовой договор.

Вносим изменения в трудовой договор работника

Совет

В соответствии с пп. 1) п. 1 ст. 28 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.06.2017) (далее – ТК РК), трудовой договор должен содержать следующие реквизиты сторон:

1) фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работодателя – физического лица, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность;

2) индивидуальный идентификационный номер (бизнес-идентификационный номер);

3) наименование работодателя – юридического лица и его место нахождения, номер и дату государственной регистрации работодателя – юридического лица, бизнес-идентификационный номер;

4) фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работника, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность, индивидуальный идентификационный номер.

При изменении реквизитов (фамилия, адрес, номера документов и т. д.) сторон соответствующие изменения вносятся в трудовой договор. Наименование договорных сторон является существенным реквизитом договора. В случае внесения существенных  изменений в реквизиты трудового договора это в обязательном порядке должно быть   документально отражено.

Поскольку фамилия работника является неотъемлемым и важным реквизитом трудового договора, следует воспользоваться порядком внесения изменений, закреплённым в п. 1, 2 ст.

33 ТК РК: внесение изменений и дополнений в трудовой договор, в том числе при переводе на другую работу, осуществляется сторонами в письменной форме в виде дополнительного соглашения. Дополнительное соглашение составляется в произвольной форме.

Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон) (приложение 1).

Обратите внимание

Дополнительное соглашение оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру дополнительного соглашения к трудовому договору хранится у работника и работодателя.

Таким образом, на основании заявления работника об изменении фамилии необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, затем издать приказ и внести изменения в трудовой договор.

Необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учётных документах и издания соответствующего приказа вызывает множество споров.

В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют всё же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников инспекции по труду (как правило, при проверке они требуют эти документы).

С момента оформления дополнительного соглашения к трудовому договору во всех кадровых документах указывается новая фамилия работника.

НА ЗАМЕТКУ

В связи с тем, что впервые реквизиты работника упоминаются в трудовом договоре, именно он является источником, в котором содержатся данные работника, используемые при последующем оформлении иных кадровых документов: приказов, документа учёта рабочего времени, графика отпусков, графика сменности и др.

Вносим изменения в трудовую книжку работника

Когда работник меняет фамилию, безусловно, это изменение должно фиксироваться  во всех кадровых документах. Каким образом это сделать?

В этой связи стоит выделить один кадровый документ – трудовую книжку. В трудовой книжке необходимо обязательно исправить фамилию на новую. 

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Справочник кадровика. Казахстан» № 12, 2017