Трудовой дубликат

Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Часто мы что-то теряем. Это связано с различными жизненными факторами.

Например, кто-то по чистой случайности выронил из рук ключи, оставил в метро сотовый телефон. Что-то у нас крадут. Кошелек из сумочки, шарфик из рукава, а раздевалке, ценные вещи.

Но иногда наша невнимательность приводит нас к тому, что мы теряем не только любимые, дорогие и ценные вещи, но и важные документы, утеря которых грозит нам различного рода проблемами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Общая информация

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.

Обратите внимание

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии, а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.

Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

При массовой утрате работодателем

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Как поменять трудовую, если она закончилась?

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.

Важно

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления.

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Кому писать заявление?

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Как правильно написать?

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.

Требуется четкое изложение фактов.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Приказ о выдаче дубликата

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.

Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.

Совет

Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Срок выдачи

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.

Заполнение новой трудовой

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. Постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Как оформляется?

Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой.

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Сам дубликат делается на бланках трудовой книжки.

Это законодательно установлено и пока ГОСзнаком не придумана альтернатива таким документам при выдачи их дубликатов.

Какие записи необходимо сделать?

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Оформление дубликата трудовой книжки (образец):

Какая вноситься запись выдаче дубликата?

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Образец трудовой книжки (дубликата):

Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

Можно ли избавиться от трудовой?

У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа.

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения в 2019 году

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, то ее необходимо восстановить. Новый документ будет иметь такую же юридическую силу, но на нем уже будет стоять пометка о том, что это дубликат.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки заполняется в следующих случаях:

Утеря трудовой книжки владельцем или работодателем, в том числе и массовая утрата трудовых в силу чрезвычайных обстоятельств.

Трудовая книжка пришла в негодность и ей нельзя пользоваться (порвана, обожжена, залита водой и т. д.).

В трудовую внесена ошибочная запись либо запись которую признали недействительной по решению судебных органов. В данной ситуации дубликат оформляется, только если этого требует владелец книжки.

В законодательстве сказано, что в случае утери книжки человек должен обратиться к последнему (действующему) работодателю и написать заявление о выдаче дубликата. Но вместе с тем нормативные акты не содержат указаний на то, что работник понесет наказание, если не будет восстанавливать трудовую, а просто заведет новый бланк.

Документы для указания записей о стаже

Все сведения вносятся в дубликат только на основании должным образом оформленных документов, которые доказывают тот или иной период работы.

К таким документам можно отнести:

Справки и выписки из приказов от предыдущих работодателей, у которых работник трудился.

Справки из государственных учреждений, которые могут подтверждать стаж (архив, Пенсионный фонд).

Решения суда о восстановлении стажа работы.

Если на какой-то из периодов работы нет доказательных документов, то его не вносят в дубликат. Также нельзя вносить сведения о работе на основании показаний свидетелей.

Образец заявления на выдачу дубликата

Если трудовая книжка утеряна по вине владельца, то есть, в момент, когда она находилась у него на руках, ему нужно обратиться к прежнему работодателю и написать заявление с просьбой восстановить документ.

Пример текста заявления может выглядеть следующим образом: «Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала документа».

В случае когда работник хочет получить дубликат взамен трудовой, в которую внесена неверная запись, он пишет заявление в организацию, которая сделала эту запись. Как правило, это текущий работодатель.

Как заполняется документ

Дубликат оформляют на обычном бланке трудовой книжки. Лицевая часть заполняется также, с одной лишь разницей: вверху страницы делается пометка о том, что это дубликат.

Многие работодатели делают запись на форзаце дубликата о том, когда он выдан и какую книжку заменил (серия и номер). Но в законодательстве нет такого требования относительно дубликатов. Данные сведения должны вноситься непосредственно в заменяемую трудовую в том случае, когда причиной замены выступает наличие в ней неправильной (признанной недействительной) записи.

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Для того чтобы получить дубликат трудовой нужно:

Определить организацию, которая должна этим заниматься. Если человек официально трудоустроен на момент утери, то этим занимается текущий работодатель. В остальных случаях эта обязанность ложится на последнего работодателя, в случае его ликвидации на последнего действующего работодателя.

Написать заявление об оформлении и выдаче дубликата.

Собрать все подтверждающие документы. Сбором документов занимается сторона, виновная в утере книжки, но при этом законодатель обязывает работодателя оказывать работнику содействие в сборе документов.

Дубликат трудовой книжки: как оформить в 2019 году

В некоторых случаях работодателю приходится выдать работнику дубликат трудовой книжки. В статье подробно рассмотрим как это сделать правильно.

Дубликат трудовой книжки при увольнении

В таких ситуациях, когда увольнение работника было признано незаконным, суд принимает решение об изменении записи в трудовой в основании увольнения. Например, если работник был уволен по статье за прогул, а изменить запись нужно на «прекращение трудового договора по собственному желанию».

В этом случае работнику потребуется выдать новую книжку, на которой будет стоять отметка «дубликат». В новую книжку нужно перенести все записи прежней трудовой, кроме той записи, которая по решению суда была признана недействительной.

Выдать дубликат нужно в срок до 10 дней после вступления решения в силу.

Кто оформляет дубликат

За оформлением дубликата не обязательно обращаться к тому работодателю, который сделал запись, признанную судом недействительной. Это может сделать и последний работодатель работника.

Подготовка к выдаче дубликата

Рассмотрим порядок, по которому работнику выдается дубликат трудовой книжки:

• Проверка. Первоначально работодателю необходимо проверить, работали ли бывший сотрудник еще где-то после увольнения из этой компании. Если успел поработать еще где-то, то и оформить дубликат он должен там же. Если нет, то необходимо оформить новую книжку.
• Заявление от работника. После этого, бывший сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой.
• Определить срок, в течение которого нужно сделать дубликат. Специального срока для выдачи дубликата книжки в такой ситуации нет, в случае утери трудовой он равен 15 дням, в других случаях сделать это нужно в более сжатые сроки. А именно, в срок до 10 дней с момента вынесения решения судом

Порядок действий работодателя

Получив решение суда и заявление от работника, работодателю нужно издать новый приказ, в котором содержится решение руководителя об изменении основания по расторжению договора на «расторжение трудового договора по собственному желанию».

Помимо этого, прежний приказ об увольнении следует признать недействительным. Приказ составляется в свободной форме. В этом случае важно также определиться с датой увольнения работника.

Прежняя дата увольнения признана незаконной, поэтому новой датой будет та же, что и дата решения суда.

Дата увольнения в дубликате ставится та, которой принято решение судом. Таким образом, не будут совпадать следующие даты: дата приказа и дата расторжения договора.

Принятие книжки от бывшего работника

Для того, чтобы перенести все записи из трудовой в дубликат потребуется прежняя книжка. Переносить данные из других документов, например, с прежних мест работы нельзя. Так как сотрудник уже уволенный, то и получить книжку нужно именно у него.

Приняв книжку от сотрудника, необходимо внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к книжке. Основанием для приема трудовой книжки будет являться приказ работодателя об изменении основания для увольнения.

В 10 графе такой книги ставит подпись сотрудник, ответственный за ведение трудовых и принявший эту книжку (Читайте также статью ⇒ Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2019).

Как оформить дубликат трудовой книжки

Получив от уволенного работника книжку, оформив по всем правилам ее принятие, можно приступать к оформлению новой книжки – дубликата. Для этого потребуется чистая «Трудовая книжка».

Такой чистый бланк хранят как правило в бухгалтерии, а их выдача происходит только тем сотрудникам, которые являются ответственными за их заполнение. Для получения чистого бланка нужно сделать заявку.

Специальной формы для такой заявки нет, работодатель разрабатывает и утверждает ее самостоятельно.

Обратите внимание

На титульном листе старой книжки делается отметка: «Взамен выдан дубликат», рядом с которой указывается серия и номер дубликата, а также ставится подпись. Титульный лист дубликата оформляется по всем тем правилам, которые предусмотрены для заполнения трудовых. В верхнем правом углу ставится отметка: «Дубликат».

После этого в дубликат книжки переносятся все записи и прежней трудовой, за исключением той записи, которая судом была признана незаконной.

В том случае, если работник до приема его к последнему работодателю трудился где-то еще, то в дубликат нужно внести запись о непрерывном и/или общем стаже, который у него был до приема на работу к настоящему работодателю. Стаж работы записывают суммарно.

Для этого указывают общее число лет, месяцев и дней работы. При этом не уточняется у какого работодателя и в какие конкретно периоды времени, а также в какой должности трудился работник до поступления в настоящую компанию.

Этапы оформления дубликата трудовой

Таким образом, можно выделить пять основных этапов для оформления дубликата:

Проверить, не трудился ли работник после увольнения у других работодателей. Если настоящая компания является последним рабочим местом, то от работника нужно получить заявление на оформление дубликата;

После этого издается приказ о внесении изменений в формулировку основания увольнения на следующее: «увольнение по собственному желанию»;

От работника получить потребуется оригинал книжки и об этом внести запись соответствующую Книгу учета;

Оформить новую книжку с отметкой «дубликат», а в оригинальной книжке внести запись о том, что последняя запись об увольнении считается не действительной.

Дубликат и оригинал книжки выдать работнику.

В дубликате вместо той записи, которая судом была признана незаконной, делается другая запись об увольнении уже по собственному желанию. Дату увольнения при этом ставят ту же, что и дата вынесения судом решения. А в качестве документа указывается приказ об изменении основания увольнения.

Все вносимые записи должен заверить сотрудник, отвечающий за ведение этих книжек. Кроме того ставится печать организации, а также подпись бывшего сотрудника (Читайте также статью ⇒ Две трудовые книжки одновременно — что делать работодателю).

Оригинал трудовой книжки

Оригинал трудовой оформить нужно также по всем правилам. Для этого ставится отметка о том, что запись об увольнении признана недействительной, а также указывается верное основание для увольнения.

После всех указанных этапов, как оригинал, так и дубликат трудовой возвращаются работнику. Для подтверждения их получения он должен расписаться в Книге учета книжек.

Законодательная база

Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003
«О трудовых книжках»

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году – после ее утери, как оформить, образец приказа, как выдать бывшему сотруднику

Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.

Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.

В каких случаях нужен

Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:

• владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
• документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
• в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.

Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.

В течение какого срока следует оформить

У руководителя есть 15 рабочих дней на выдачу дубликата после письменного обращения сотрудника. Не существует единой формы для обращения, гражданин заполняет бумагу по своему усмотрению. Можно уточнить у работодателя формулировки, чтобы данные поступили быстрее.

Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:

• найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
• заполнить бумагу на оформление и получение копии;
• подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.

Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.

Образец приказа

Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:

• номер и дата заполнения;
• причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
• подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.

Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.

Как составить заявление и его образец

Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:

• ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
• доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
• просьба о предоставлении копии заявителю;
• подпись и дата.

Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.

Какие сведения вносятся

Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».

Другие разделы претерпят незначительные изменения:

Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.

Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.

Работодатель обязан записать стаж, даже если работник не может предоставить определенные данные (реквизиты приказа или время приема), эти сроки остаются пустыми. Если сотрудник предоставил информацию о переводе, она заполняется в книжку.

Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.

Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.

Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.

Важно

Трудовым кодексом установлено, что у работодателя есть 15 календарных дней с момента оформления заявления, однако на деле не всегда получается подготовить дубликат за это время. Если работник уже уволился с места работы, можно договориться с человеком, чтобы в заявлении он поставил дату, когда стороны уже подготовят документы.

Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:

• указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
• поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
• следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
• в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
• в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.

Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.

После её утери, пример

Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.

Бывшему сотруднику

Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.

Взамен испорченной

Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:

• обгореть после пожара;
• порваться;
• шрифт поплыл или стал нечитаемым.

Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.

Какие нужны документы

Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.

Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:

• задокументированный трудовой договор;
• приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
• ведомости на выплату зарплату за определенные года;
• справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
• постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.

Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.

Сколько стоит

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.

Что делать если найден оригинал

Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.

Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.

Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.

Видео по теме:

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Главная » Персонал » Трудовая книжка » Как оформить дубликат трудовой книжки

В нашей непростой и насыщенной событиями жизни иногда происходят ситуации, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки. Чтобы с честью пройти все бюрократические препоны и не «блуждать впотьмах», давайте все разложим по полочкам и научимся делать это правильно. Итак, в каких случаях и как сделать дубликат трудовой книжки.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

Копия выдается, если:

• сам документ или вкладыш к нему потеряны самим собственникам данного документа, либо работодателем, возможно утеря произошла в результате ситуации чрезвычайного характера (войн, наводнений, пожаров и т.д.)
• документ или вкладыш пришли в состояния, непригодное для использования: обгорели, запачкались, порвались
• записи были признаны недействительными
• произошло восстановление сотрудника в должности вследствие вынесения оправдательного приговора по уголовному делу

Кто оформляет дубликат трудовой книжки?

Образец оформления дубликатаОбразец оформления титульного листа трудовой книжки

Нынешний работодатель может оказать сотруднику помощь в сборе информации путем направления запросов. Оформлять же его он обязан только по новому документу.

Какие документы необходимы для правильного оформления дубликата?

Вам понадобятся, во-первых, заявление гражданина, написанное в свободной форме. Во-вторых, информация о предыдущем месте работы. Она может быть отражена в следующих документах:

• справки с прежних мест работы.
• справки о периоде работы в организациях, прошедших ликвидацию, выданные архивными службами.
• письменные экземпляры  договоров с прежней работы.
• лицевые счета (форма № т-54, № т-54а).
• выписки из судебных решений, подтверждающие периоды трудовой деятельности в «исчезнувших» организациях.
• сам документ, пришедший в негодность.
• справки из пенсионного фонда (если понадобятся).

Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

Как получить информацию о работе в организации, которая ликвидирована?

Это можно сделать с помощь обращения в архивные службы, где хранится документация организации, прошедшей ликвидацию.

Если же такие сведения в архивной организации отсутствую, вам придется подать иск в судебные органы для восстановления срока работы в «исчезнувшей» организации.

Для положительного судебного решения, помимо иска, предоставляются минимум два свидетеля, которые подтвердят ваш трудовой стаж в обозначенной организации и документы, в которых хотя бы косвенно подтверждался факт вашей работы.

Если же фирма была реорганизована, тогда необходимые письменные подтверждения вам обязан предоставить правопреемник юридического лица.

Дубликат, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., выдается сотруднику в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления. Поэтому, прежде, чем подавать данное заявление, требуется собрать необходимые справки для восстановления полной информации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

Заполнение титульного листа стандартное для любого вида документа. Единственное отличие – вверху справа пишется слово «Дубликат». На оригинале, если он не утерян, а испорчен, вверху делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа.

На следующее странице идет запись о полном стаже гражданина до периода работы в организации, выдающей копию. Данная информация располагается в первой строке графы 3 «Сведения о работе». Остальные графы остаются пустыми.

Затем перечисляются все места работы, справки с которых предоставлены, в соответствии с датами. Эти записи вносятся так же, как и при оформлении обычной трудовой книжки.

В конце вписываются сведения о периоде работы в фирме, оформляющей данный дубликат.

Запись вносится на основе документов отдела кадров этой фирмы.

В конце пишется ФИО и должность лица, оформлявшего дубликат, и все заверяется печатью.

Документы, предоставленные гражданином для восстановления сроков работы в различных организациях, возвращаются владельцу.

Работодатель, оформивший дубликат трудовой книжки, оставляет себе копии данных документов, предварительно заверив их своей печатью.

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Можно ли сменить трудовую книжку при наличии в ней ошибок?

Ошибки в документе не являются поводом для его замены и оформлении дубликата. Ошибки исправляет тот, кто их совершил.

Гражданин обращается в соответствующую организацию, которая исправляет допущенные ошибки и неточности.

Единственное, что имеет право сделать новый работодатель, это внести недостающие реквизиты предприятия исходя из предоставленных документов (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Отсутствие печати при записи об увольнении с прежнего предприятия, устраняется таким же образом. Это не может сделать нынешний работодатель. Работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для устранения недочетов.

Если не хватает справок

Внесение записи в дубликат трудовой книжки возможно только на основании письменных сведений с предыдущих мест работы. Если данные сведения предоставлены не были, то и запись, соответственно, не будет внесена.

Процесс восстановления сведений и получения дубликата трудовой книжки не сложный, но хлопотный. Имея минимальные сведения, вы без особого труда с ней справитесь. Однако, лучше все же аккуратно и бережно обращаться с документами, чтобы не создавать подобной ситуации.

(1

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

Что такое дубликат трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки

Какие документы необходимы

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец 2018 – 2019

Действия ответственного лица при выдаче дубликата

Что такое дубликат трудовой книжки 

На основании ст. 66 ТК РФ документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина является трудовая книжка. Ее форма и правила ведения и хранения, а также изготовления и приобретения работодателями бланков приведены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Подробности в статье Образец заполнения трудовой книжки в 2018 – 2019 году.

Дубликат книжки по своей сути является 2-м экземпляром, который имеет аналогичную юридическую силу.

Оформляется дубликат трудовой книжки полностью в соответствии с оригиналом. Исключение составляют случаи, когда ранее в трудовую были внесены данные:

• ошибочные, ложные или неточные;
• не подлежащие восстановлению из-за отсутствия их документарного подтверждения. 

Порядок заполнения и оформления дубликата регламентируется следующими документами:

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);

Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). 

Дубликат книжки выдается и заполняется по последнему месту работы лица на основании заявления. Администрация обязана оформить и выдать документ в течение 15 дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления (п. 31 Правил). 

Оформление дубликата трудовой книжки 

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

По просьбе самого сотрудника:

• При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
• В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
• В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.

По инициативе администрации:

• При краже оригинала.
• При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.  

Какие документы необходимы 

Заполнение дубликата трудовой книжки (образец которого вы найдете далее) необходимо проводить на основании имеющихся или предоставленных сведений о трудоустройстве.

Подтвердить предыдущие трудовые отношения могут:

• справки, содержащие информацию о причине их выдачи, то есть реквизиты распоряжений о приеме и увольнении с предприятия, а также переводе с должностей;
• приказы (распоряжения), в том числе в виде выписок;
• личные дела и карточки;
• лицевые счета граждан;
• бухгалтерская документация об оплате труда;
• профсоюзный билет и т. д. 

Помимо этого, подтвердить место работы разрешается при помощи трудового договора или иных бумаг, содержащих информацию относительно времени работы.

Необходимо учесть тот факт, что администрация обязана всячески содействовать и помогать сотруднику в получении документации, служащей подтверждением его стажа, с предыдущих мест работы (п. 7.2 Правил).

Совет

С указанных документов снимаются копии, а оригиналы после надлежащего заверения передаются на хранение владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции).

Образец дубликата трудовой книжки можно скачать здесь: Оформление дубликата трудовой книжки — образец. 

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец 2018 – 2019 

Выдача дубликата предусматривает следующие шаги:

В правом верхнем углу 1-й страницы нового бланка ставится отметка: «Дубликат». На самой же трудовой книжке делается запись, что взамен нее выдан дубликат, с проставлением его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).

На титульном листе фиксируется информация, актуальная на день оформления дубликата. То есть если в период рабочей деятельности у сотрудника менялись фамилия, имя или иные данные, вносить их в дубликат по Правилам нет необходимости (п. 2.1 Инструкции). Указываются последние действительные данные.

При заполнении раздела «Сведения о работе»:

• указывается общий стаж работы, который рассчитывается суммарно за весь период деятельности, без указания периодов работы на конкретном предприятии (ч. 2 п. 7.2 Инструкции);
• поочередно (с присвоением порядкового номера в графе 1) записываются сведения о каждом месте работы (дата приема/увольнения ставится в графе 2), например: «Принят в общество с ограниченной ответственностью “Машина” (ООО “Машина”) на должность продавца» (раздел 3);
• в раздел 4 вносятся данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация, например: «Справка ООО “Машина” от 13.05.2013». 

При оформлении дубликата трудовой нет необходимости заверять все внесенные записи подписями уполномоченных на то лиц.

Следует отметить, что все иные условия заполнения дубликата (написание дат, цвет пасты и чернил и т. д.) аналогичны порядку заполнения оригинала трудовой согласно Инструкции.

Внесение последующих данных о трудоустройстве у текущего работодателя производится в соответствии с Правилами в общем порядке.  

Действия ответственного лица при выдаче дубликата 

После того как дубликат оформлен, сведения о его выдаче надлежит внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в ней следует отразить факт снятия с учета оригинала трудовой.

Дубликат трудовой книжки выдается владельцу под расписку.

Действия в случае, если после выдачи дубликата обнаружится оригинал, нормами права не урегулированы. Возможен такой вариант:

• принять от сотрудника найденную трудовую и продолжить ее ведение надлежащим образом;
• получить от сотрудника письменные объяснения, почему он не представил документ ранее и просил завести дубликат;
• уничтожить дубликат по правилам для испорченных бланков на основании комиссионного акта (п. 42 Правил). 

Не допускается выдача нового бланка книжки без указания сведений о том, что это дубликат. В дальнейшем возникнут проблемы относительно его подлинности, поскольку дата выпуска самого бланка будет гораздо позднее, чем даты внесенных в него сведений. В связи с этим обязательно потребуется предъявление дополнительных справок с целью подтверждения стажа. 

***

Итак, ответ на вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, дан в Правилах (специальные нормы для дубликатов), а также Инструкции (общие требования по ведению трудовых). Юридическая сила дубликата аналогична оригиналу документа, а сведения, вносимые в него, по возможности должны дублировать оригинал.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения, оформление

Я думаю, что многие сталкивались с такой проблемой как оформление дубликата трудовой книжки по утере или по причине неприглядного состояния. Вот и меня постигла та же печальная участь. Поехал к родителям и взял с собой сумку с документами. Там, как назло, оказалась и труд.книжка.

Сумку по дороге неудобно поставил, и соседний пассажир разлил на нее лимонад, вот такой я растяпа, но делать нечего и теперь надо восстанавливать документ, поскольку они пришли в полную негодность.

Раньше и не знал, кто занимается выдачей дубликата, и какие документы могут для этого потребоваться, а сейчас изучил процедуру в подробностях и даже могу давать советы своим читателям. Приступим к написанию статьи, где и будет рассказано о процедуре получения и заполнения дубликата ТК в 2019 году.

Как рассматривает данное право закон, и в каких случаях нужен дубликат

Первое, что нужно обязательно сказать, что оформление дубликата ТК – это не мошенничество, а действие разрешенное законодательно. Если причины, по которым требуется произвести замену формуляра, определены правовыми нормами, как уважительные, но можно приступать к дальнейшим действиям в этом направлении.

Существует ряд ситуаций, при возникновении которых выдача дубликата труд.книжки является обязательным мероприятием. Речь идет о следующих обстоятельствах:

Причина для получения дубликата ТК
Дополнительные характеристики

Документ стал непригодным для использования

• порвался;
• обгорел при пожаре;
• пострадал от воздействия воды;
• возникли иные обстоятельства, когда формуляр был поврежден.

Книжечка была утеряна или похищена
К примеру, украли сумку с документами, где была ТК или владелец где-то ее оставил. В этой ситуации необходимо сразу же уведомить работодателя. На это дается до 15-ти суток.

Произошла массовая утрата документов
Речь идет о чрезвычайных ситуациях, например об аварии или о затоплении. Для установки причины формируется специальная комиссия, которая затем восстанавливает стаж для каждого работника. Итогом работы органа становится специальный акт, на основании которого и выписывается дубликат труд.книжки.

При обнаружении в формуляре недостоверных сведений
Сначала в документ вносятся исправления, а затем, оформляется дубликат ТК.

В каждой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

В случае повреждения ТК, достаточно переписать имеющиеся там записи, а если сделать это невозможно, то сотруднику придется подготовить справки и выписки, удостоверяющие его занятость в других компаниях и получение определенных поощрений.

Подробнее о порядке получения труд.книжки можно узнать из видео:

Порядок оформления документа в 2019 году: кто заполняет и выдает, сколько это стоит

По общим правилам непосредственным оформлением и выдачей дубликата гражданину занимается наниматель. Помимо работодателя такими правами наделены:

• ПФР;
• Государственный Архив.

Если гражданин не знает, как оформить дубликат ТК и куда обратиться с таким вопросом, то первое, что требуется сделать – это составить заявление в произвольной форме и передать его в одно из перечисленных ведомств или по месту своей занятости. На изготовление копии документа, ответственным лицам дается 15 суток с даты поступления обращения.

Отдельно следует сказать о стоимости услуги, потому что, трудовая книжка стоит денег. Распределение расходов зависит от того, кто виновен в произошедшем. Если вина за утрату ТК лежит на работодателе, то все затраты ложатся на него. При исключительной вине работника, оплачивает стоимость трудовой книжки и другие расходы, именно он.

По завершению отведенного законом срока, документ передается сотруднику на руки, а он расписывается в получении в специальном регистре. Если гражданин остается работать, то документ остается на хранении у нанимателя, в отделе кадров.

Схема заполнения дубликата

Специалисты, занимающиеся решением таких проблем, советуют при оформлении новой труд.книжки или ее дубликата, использовать специальный образец заполнения. Это позволит исключить ошибки и неточности, а также, существенно сэкономит время сотрудника.

Есть общая схема действий, и заключается она в следующем:

Владельцу формуляра потребуется подготовить справки о своей прежней занятости с указанием периодов и точных названий: предприятия и должности.

Передать документы по месту оформления дубликата, совместно с заявлением.

Если бумаги оформить не удается, то привлечь к этой процедуре свидетелей.

Специалист вносит записи в ТК с учетом дат поступления и увольнения гражданина с работы.

После выполнения этих рекомендаций останется только забрать готовый документ. Иногда восстановить данные не удается и тогда гражданин может обратиться в ПФР для получения информации о поступающих за него платежах в разные периоды.

В итоге нужно отметить еще одну важную вещь. Если в полученном дубликате гражданин не обнаружил некоторых периодов занятости, хотя документы по ним предоставлял, стоит уточнить этот вопрос у специалиста, занимавшегося восстановлением труд.книжки.

Вполне возможно, что данные показались ему недостоверными и вносить он их не стал. Если договоренности достигнуть не удастся, то гражданин сможет оспорить данное решение в суде.