Исправляем ошибки в первичных документах

Порядок исправления ошибок в первичных документах в 2019 году

При оформлении первичных учетных документов случаются ошибки. Например, неверно указана сумма или реквизиты документа. Законодательство допускает внесения исправлений, в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых и банковских — их можно только заменить.

Оглавление: 1. Первичные документы на бумажном носителе 2. Первичные документы в электронном виде 3. Исправление бухгалтерских проводок 4. Ошибку обнаружила ФНС при проверке

Способы внесения изменений в оформленные с ошибками документы должны быть закреплены в учетной политике предприятия или организации.

При обнаружении ошибки или описки:

• неверные суммы или реквизиты документа зачеркиваются;
• сверху пишется правильное число или текст;
• ставиться надпись «исправлено»;
• эту надпись визируют все те работники, которые подписали документ первоначально;
• при необходимости проставляются печати.

Ошибочная запись зачеркивается один раз (она должна быть читаема), нельзя использовать корректоры, заштриховывать или подчищать ошибку.

Важно

Исправление должно быть внесено во все экземпляры первичного документа, так как налоговая при проверке одного субъекта хозяйствования может проверить его контрагента, у которого находится другой экземпляр. При выявлении расхождений, как правило, следуют штрафные санкции.

Обратите внимание

Если исправлений много или они делают реквизиты документа нечитаемыми, то необходимо оформить новый экземпляр. В кассовых и банковских ордерах и платежных поручениях исправления не допускаются, их переделывают, подшивая в бухгалтерские документы оба экземпляра (новый и испорченный).

В учетной политике организации или предприятия можно предусмотреть оба способа внесения исправлений в первичные бухгалтерские документы или выбрать наиболее подходящий для ведения учета.

Первичные документы в электронном виде

Для исправления ошибок в электронных бухгалтерских документах (ЭД) предусматривается тот же алгоритм, что и для бумажных, с учетом законодательства о цифровой подписи.

Выбор способа исправления зависит от системы, которой пользуется предприятие для создания ЭД, и программного обеспечения для электронного документооборота с контрагентами.

Для замены ошибочного документа, создают новый ЭД с теми же реквизитами и вносят исправления. В зависимости от программного обеспечения, дату и номер исправления проставляют в дополнительно созданном или в информационном поле документа. Затем документ подписывают с использованием ЭЦП.

Исправление бухгалтерских проводок

Первичные учетные документы систематизируются путем создания бухгалтерских проводок и регистров. Перед их созданием работник бухгалтерии обязан проверить документ, который служит основанием для отражения сумм в бухучете.

Если ошибка выявлена после проведения операции по учету, например, по итогам инвентаризации, то изменить данные можно двумя способами:

При занижении суммы и образовании излишка делается дополнительная проводка на сумму расхождения;

Когда проведенная сумма выше фактической бухгалтер делает сторнирование операции (вносит сумму операции с отрицательным значением) и проводит новую сумму. Такая корректировка носит название «красное сторно».

Важно

После утверждения годовой отчетности исправления в нее вносить запрещено. Регулирующие проводки вносят на дату обнаружения ошибки.

Если годовая отчетность не утверждена или отчетный период не закончен, то:

• исправления вносят на дату проведения ошибочной операции;
• регулирующие проводки составляют декабрем отчетного года.

Пример: в мае 2018 года была неправильно занижена сумма полученного товара в ТН, бухгалтер ошибки своевременно не заметил и провел по учету стоимость по первичному документу. Для корректировки данных бухучета важна дата обнаружения расхождения:

Разницу обнаружили при проведении годовой инвентаризации в ноябре 2018 года. В таком случае корректирующие проводки вносят датой операции, то есть маем 2018 года.

Расхождения выявила аудиторская проверка в январе 2019 года, годовая отчетность не утверждена. В таком случае урегулирование проводят декабрем 2018 года.

В середине 2019 года проходила проверка отчетности предыдущего периода, тогда и заметили отличие сумм по накладной и фактически полученного товара. Годовая отчетность уже утверждена, поэтому корректирующую проводку делают на дату обнаружения ошибки.

Обратите внимание

Каждый раз при проведении корректировки данных учета необходимо составлять бухгалтерскую справку, которая будет считаться обоснованием для внесенных изменений.

Ошибку обнаружила ФНС при проверке

Налоговая при выявлении ошибки в данных учета может применить штрафные санкции к субъекту хозяйствования и его должностным лицам. Это возможно при совпадении двух условий — искажение учетных сведений происходит систематически (два и более раза за один отчетный период) и повлекло за собой занижение налоговой базы.

При проведении проверки налоговики обращают внимание на документы с исправлениями.

Если такой документ не позволяет однозначно идентифицировать:

• стороны сделки;
• название товара или услуги;
• стоимость предмета сделки;
• налоговую ставку;
• сумму налога.

Он не принимается налоговыми органами и может стать основанием для отказа в налоговом вычете.

Кроме того, такие документы могут вызвать у налоговых органов сомнения в реальном осуществлении сделки. Если налоговая признает сведения в документах неправильными или противоречивыми, то она может посчитать сделку притворной, заключенной с целью получения налоговой выгоды.

Совершение ошибки при оформлении первичных учетных документов, как правило, не влечет за собой негативных последствий для предприятия, в случае ее исправления.

Конкретный способ, которым вносят изменения в бухгалтерскую документацию, должен быть прописан в учетной политике предприятия или организации.

При этом следует помнить, что исправления в кассовые и банковские ордера и платежные поручения не вносят, они могут быть только заменены на новые.

(12

Исправления в первичных документах – ошибок бухгалтерских, учетных, или корректировка по согласованию сторон

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся исправлений в первичных документах. Как правильно заполнять документацию, исправления допускаются или нет, что делать в случае ошибки и как ее исправить – далее.

При осуществлении хозяйственной операции в организации все действия необходимо высветить в первичных документах. На их основании ведется учет бухгалтерии, поэтому важно заполнять документацию правильно.

Важные аспекты ↑

В первичной документации информация должна быть достоверной, сдавать ее необходимо вовремя. Создается либо в момент осуществления операции либо после ее завершения.

Чтобы документы обладали юридической силой, необходимо указывать следующие реквизиты:

• название документа и дата составления;
• название компании, от имени которой оформляется документ;
• содержание операции;
• ее измерители (в натуральном и финансовом выражении);
• список лиц, которые составляли документы;
• подписи данных лиц.

Во время проверки налоговой службой сотрудники уделяют много вниманию правильному оформлению документов. На основании результатов делается вывод о правильности бюджетных расчетов.

Ошибки влекут за собой финансовые потери:

Штраф
Если за один отчетный период – 10 тысяч рублей, за несколько – 30 тысяч

Переплата налогов или их недоплата
Если первичная документация отсутствует или заполнена неправильно, компания будет переплачивать налог в связи неправильным подсчетом

Учетные документы проверяются по нескольким аспектам:

По форме
Полностью ли заполнены

По содержанию
Соблюдаются ли требования и условия законов

Правильность подсчета сумм
—

Для исправления ошибок в первичных документах применяются способы:

Корректурный
Неверная запись зачеркивается, сверху указывается правильная. Зачеркивать необходимо одной линией, чтобы исправленный текст можно было разобрать. Данный способ используют при неправильном подсчете результатов, неправильно выбранном регистре

Красное сторно
Используется в ситуациях, когда бухгалтерские проводки или учетные регистры неправильно пронумерованы и сумма проведенной операции меньше действительной. Возможно его применение и для аннулирования документа

Дополнительный
Используется тогда, когда уже подведены итоги и подсчитаны суммы

Определения

Документация
Подтверждение проведения хозяйственной операции необходимыми документами

Первичные документы
Документы, которые включают в себя информацию, полученную после осуществления операций, вычислений, наблюдений. Обладают юридической силой и не требуют каких-либо пояснений

Хозяйственная операция
Действие, отражающее результаты деятельности компании, подсчеты и вычисления

Регистр
Элемент ведения бухгалтерского учета, цель которого – обобщение и накопление информации, которая содержится в первичных документах. Также регистр отражает счета бухгалтерской части

Общие требования к заполнению

Определены и требования к составлению учетных документов:

• запись можно вести любым средством, которое обеспечивает сохранность – ручка, химический карандаш (простой использовать запрещено), чернила;
• записи вести аккуратно, писать четко и разборчиво;
• заполнять все реквизиты. Если данных нет, ставить прочерк;
• суммы прописывать и цифрой, и буквами;
• на документах должны быть подписи руководителя предприятия, бухгалтера;
• расшифровки подписей обязательны;
• печать также необходима.

Нормативная база

В соответствии с 9 статьей Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года:

• любой процесс деятельности организации хозяйственной части необходимо отображать в документах;
• к учету принимать не оформленные документы недопустимо;
• первичная учетная документация должна оформляться во время осуществления операции или после ее завершения;
• форму документа определяет руководящее лицо предприятия;
• составляется в бумажном или электронном варианте;
• исправления допустимы в тех учетных документах, которые разрешены законом.

Согласно Приказу Министерства финансов № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета», принятому 29 июля 1998 года, устанавливается следующее:

• на основании первичной документации осуществляется бухгалтерский учет;
• лица, имеющие право подписывать документы, утверждаются руководителем учреждения;
• подпись начальника и бухгалтера обязательна;
• кассовая и банковская документация не подлежат исправления;
• в остальных типах поправки вносятся по согласованию с людьми, оформлявшими документацию.

В остальных типах первичной документации исправлять записи можно.

Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах ↑

Если в документах обнаружится ошибка, их необходимо составлять заново. Правила внесения поправок в учредительных документах (кроме кассовых и банковских):

• неверная запись зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было увидеть исправленное;
• если ошибка допущена в одной цифре, зачеркивается сумма полностью;
• над исправленным надписывается правильная запись;
• на полях строки с исправлением делается отметка «исправлено»;
• если экземпляров несколько, исправление делать на каждом по отдельности.

Это касается документов, оформленных на бумаге. Бухгалтер не имеете права заверять своей подписью исправления, если нет подписи руководителя или ответственного за операцию лица.

Также при исправлении нельзя использовать корректор, не допускается подтирать записи. Исправляются ошибки по мере их обнаружения, так как в законодательстве нет сроков.

В случае неправильного заверения исправлений, документ является недействительным. Ошибки (или их не исправление) грозят ответственностью в виде штрафа, а также ведут к потерям в финансовом плане.

Распространенные случаи

Чаще всего в учетных документах допускаются следующие ошибки:

• в организации используются документы, которые не были утверждены;
• присутствуют не все обязательные к заполнению реквизиты;
• отсутствует список граждан, ответственных за оформление документации;
• есть ошибки или исправления;
• записи нечеткие;
• используется простой карандаш;
• нет прочерков в пустых колонках;
• арифметические ошибки.

Распространенной ошибкой является попытка главного бухгалтера внести поправки, подтереть записи. Делать это не разрешено, так как документы могут не принять.

Еще одна ошибка – подписание документации лицом, не имеющим на это право. Такой документ теряет юридическую силу.

Применяемые правила для изменения

Ошибки, которые были обнаружены в документах, подлежат исправлению по четко установленным правилам. Зависит и от того, когда они были найдены – до сдачи отчетности или после.

Видео: не хочу вести бухучёт и первичные документы, какой ждать ШТРАФ? — это ответ на вопрос

Если выявлена в течение отчетного периода, то неправильные данные перечеркиваются, и указываются верные. Также делается запись «исправленному верить».

При обнаружении неточностей после сдачи оформляется справка, в которой отображается следующее:

• название документа, день его составления;
• номер документа;
• месяц обнаружения ошибки;
• причина ее возникновения;
• какой характер носит ошибка;
• действия, направленные на исправление;
• имена человек, ответственных за учет операции, их подписи.

Корректировка по согласованию сторон

Ошибки в первичной документации может выявить одна из сторон. Существует специальный документ – «Корректировка поступления»:

В верхней его части содержится несколько пунктов
Тип операции, исправление в первичных документах, корректировка по согласованию сторон

Номер документа и дата
Формируются автоматически, но могут изменяться вручную/td>

В последнем случае оформляется корректировка реализации исправлений в первичных документах 1С. Данный документ разработан для регистрации исправлений в первичной документации.

Если требуется зарегистрировать ошибки, то в программе 1С выбирается пункт «Исправление в первичных документах» и заполняются необходимые поля.

Корректировка по согласованию сторон используется для отображения операций в случае изменения стоимости товара или услуги. В этом случае выбирается раздел «Корректировка по согласованию сторон».

Внесение исправлений в кассовых документах

Документы из банка и кассовая документация (ордеры, которые поступают в кассу и уходят) должны отвечать требованиям:

• исправления, помарки, использование корректора в подобных документах не разрешены;
• если обнаружена ошибка, сдавать документы нельзя, необходимо оформить их заново;
• в случае порчи выбрасывать нельзя, документы прикрепляются к отчету за тот день, когда были выданы.

Законодательством определен четкий порядок ведения операций по кассовой части. При обнаружении ошибок в кассовых документах организации грозит штраф.

Допущенные ошибки исправляются следующим образом:

Об ошибке в кассовой книге
Составляется рапорт, направленный руководителю или главному бухгалтеру компании

Начальник издает приказ
О назначении комиссии, которая будет ответственной за внесение исправлений в кассовой книге

Из места хранения испорченные документы
Изымаются и аннулируются. Оформляется новый документ

Начинается исправление ошибок
Положение «О ведении кассовых операций» не допускает внесение исправлений, но и не запрещает это делать. Неправильная запись зачеркивается, и сверху указывается верная

Исправленные данные необходимо заверить
Подписью руководителя или бухгалтера. Делается отметка «исправлено» и ставится дата

Если ошибка заключалась в пропуске страницы
То она перечеркивается и ставится надпись «аннулировано», указывается дата. Также нужна подпись бухгалтера или кассира

Бухгалтер составляет справку
Указывает причину ошибки, информацию об исправлении. Документ заверяется руководителем фирмы или главным бухгалтером

Исправлять можно не только в документах на определенный день, но и в ранее принятых к учету.

В каких документах исправления не допускаются

Не все первичные документы разрешено исправлять. Не допускается вносить поправки в кассовые и банковские документы.

Как они должны быть подтверждены ↑

При обнаружении ошибки в документах исправления должны быть обязательно заверены. Для этого ставится подпись ответственного за исправление лица.

Таким образом, любая операция хозяйственного типа должна подтверждаться документально. Заполнять необходимо правильно, придерживаться требований законодательства.

В случае обнаружения ошибки своевременно исправлять, так как неправильно оформленная документация не обладает юридической силой, и налоговые органы ее не примут.

Важно

Если первичных документов было несколько экземпляров, то поправки вносятся в каждый из них. При составлении первичной документации, ее оформлении необходимо руководствоваться законами.

Исправление ошибок в первичных документах – Энциклопедия по экономике

Исправление ошибок в первичных документах

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах  [c.22]

ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ И УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ  [c.286]

Для исправления ошибок в первичных документах применяется способ  [c.288]

Исправление ошибок в первичных документах  [c.48]

Порядок исправления ошибок в документах. Особо следует учитывать порядок исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах. Так, например, в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.  [c.23]

Правила исправления ошибок в первичных документах. В первичных бухгалтерских документах могут быть ошибки.

Если ошибка допущена в документах, которыми оформлены кассовые операции (приходные и расходные кассовые ордера), то их составляют заново независимо от характера ошибки, так как исправления в кассовых ордерах не допускаются.

Не допускаются они и в банковских документах — чеках, платежных поручениях, платежных требованиях-поручениях, объявлениях на взнос наличными и др.  [c.52]

В первичных документах на другие хозяйственные операции (по учету товарно-материальных ценностей, основных средств и др.

) ошибки исправляют следующим образом зачеркивают одной чертой неправильный текст или сумму так, чтобы можно были прочесть зачеркнутое, и над зачеркнутым вписывают правильный текст или сумму.

Исправление ошибки в первичном документе оговаривают записью “Исправлено” с указанием даты исправления и заверяют подписями лиц, ранее подписавших документ. Способы исправления ошибок в первичных документах приведены на рис. 3 (с. 53).  [c.52]

Предлагаем читателям рассмотреть процесс исправления ошибок в первичных учетных документах на конкретных примерах.  [c.35]
Совет

Общее понятие об ошибке. На возможностях исправления ошибок, допущенных в первичных документах, мы останавливались, но на самом деле они гораздо шире. Суть в том, что при книжной форме учета отсутствует четкая граница между исходными и операционными данными.

В общем случае первичные документы накапливают исходные данные, а регистры бухгалтерского учета — операционные, но иногда первичный документ явно выражает операционные данные.

Многие формы документов содержат расчетные реквизиты (рассчитываемые на основе других реквизитов), что дает основания считать такие документы, относящимися скорее к операционной части ИСУ, нежели к исходной информации.

При компьютерной форме учета подобных сомнений не возникает информация до набора на клавиатуре компьютера — исходная после — операционная. Вообще, отнесение информации, содержащейся на первичных документах, к исходной при книжной форме учета довольно условно с не меньшими основаниями ее можно было считать и операционной.

Только появление компьютеров позволило осознать наличие границы — очевидно, что при компьютерной форме учета первичные документы возможно воспринимать только как носители исходных данных, ибо бумажный бланк и электронный способ представления информации между собой несовместимы. Разумеется, ошибки возможны также при генерации отчетных данных.  [c.396]

Раздельное существование исходных, операционных и отчетных данных говорит о необходимости разграничивать ошибки, допущенные в тех или других массивах. Исправление ошибок, содержащихся в первичных документах, мы рассматривали, ошибки при генерации отчетов легко преодолимы, поэтому сосредоточимся на ошибках в операционных данных.  [c.396]

Могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы.

В первичных документах и учетных регистрах неоговоренные исправления не допускаются. Исправления ошибок должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.  [c.85]

Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них  [c.44]
Обратите внимание

В первичных документах и учетных регистрах исправление ошибок подтверждается подписью лиц, завизировавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Проверке подлежат подлинность подписей, сверенных с образцами, находящимися в бухгалтерии, а также по другим документам (заявление о приеме на работу, трудовое соглашение и др.

), а также наличие печатей и штампов, росписей в получении ценностей.  [c.242]

Применение сторнировочного способа, однако, имеет место и в работе более опытного бухгалтера, когда корреспонденция счетов им дана правильно, но ошибка допущена в результате завышения суммы, указанной в первичном документе.

Чаще всего такие ошибки связаны с усталостью или небрежностью. Методика исправления этих ошибок предусматривает повторение такой бухгалтерской проводки красными чернилами только на разницу между ошибочной и правильной суммой.  [c.

98]

В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Аналогично “исправления ошибок в бухгалтерской отчетности подтверждаются подписью лиц, ее подписавших, с указанием даты исправления” 40.  [c.70]

При исправлении ошибок способами дополнительной проводки и красное сторно бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.  [c.167]

Подсчет числа документов в пачке, возврат некачественных, регистрация Пробивка содержания документов на перфокартах или перфолентах Накопление сумм пробиваемых чисел для последующего контроля Сравнение по каждой пачке или документу итогов, полученных при перфорации, с контрольными суммами ЭВМ, поразрядное сравнение каждой ошибочной строки с первичным документом Исправление ошибок, выявленных при контроле перфорации перебивка ошибочных карт на новые и внесение последних в пачку карт  [c.73]

Учетные регистры, так же как и первичные документы, следует вести аккуратно, без помарок и подчисток. Обнаруженные ошибки в зависимости от их характера исправляются. Существуют три способа исправления ошибок  [c.115]
Важно

Дополнительные проводки даются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.  [c.116]

Составляемые первичные документы подвергаются в бухгалтерии прежде всего проверке по существу. При такой проверке выясняются соответствие указанных в них операций плановым заданиям или сметным ассигнованиям, договорам, их хозяйственная целесообразность и т. п.

Проверка документов по форме производится с целью выяснения, соответствует ли данный документ предъявленным к нему формальным требованиям (содержит ли все установленные реквизиты, подписи лиц, ответственных за его составление, нет ли арифметических ошибок в подсчетах и вычислениях).

Документы, в которых выявлены ошибки или нарушения, бухгалтер возвращает для исправления. О всякой обнаруженной попытке умышленного составления неверного документа следует немедленно докладывать руководству.

Только всесторонне проверенный, безупречно составленный документ может служить основанием для правильного отражения в учете хозяйственных процессов.  [c.93]

ПервичнЫе пункты проводят прием, первичную обработку документов, контроль и исправление ошибок, перенос информации на машинные носители (перфоленты ПЛ), передачу информации в опорный пункт или непосредственно в ВЦ энергосистемы. Иногда на первичных пунктах производится и местная обработка части поступившей информации.  [c.393]

Применяют для исправления ошибок текущего месяца в двух случаях – на первичных документах, если они еще не записаны в регистры – в регистрах, итоги в которых еще не подведены Применяют в текущем или следующем месяце в двух случаях – если в регистре не записана отдельная строка первичного документа – если при записи в регистр ошибочно занижена оценка хозяйственной операции Применяют в текущем месяце или в следующем в двух случаях – в регистрах подведены итоги, но ошибки выявлены до составления отчета – ошибки выявлены после составления отчета  [c.59]

Поэтому к тем учетным регистрам, в которых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный учетный документ, который является ее основанием.  [c.39]
Совет

Формирование первичных учетных документов, перенесение данных на машинные носители, контроль и корректировка данных при вводе в ЭВМ являются наиболее трудоемкой частью автоматизированного учета. Опыт показывает, что на этом этапе учетного процесса возникает наибольшее количество ошибок, выявление и исправление которых требует больших затрат труда и  [c.87]

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу — это является одним из этапов бухгалтерской обработки.

При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и недоговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Цель проверки по существу — выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.

При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.  [c.47]

Контроль за правильностью и достоверностью выдаваемой информации осуществляется на АРМ бухгалтера путем комбинации его методов на различных этапах учетного процесса.

Так, наряду с визуальным контролем на экране дисплея и расшифровками прихода и расхода материалов по складам предусматривается ежемесячно распечатывать выявленные ошибочные записи в специальной ведомости ошибок и представлять ее пользователям в запросном режиме.

Корректировка ошибок, возникающих при неправильном заполнении первичных документов, проводится на основе их визуального контроля и анализа расшифровок прихода и расхода материалов. А исправление их в ведомостях по учету материалов осуществляется при обращении учетных работников к расшифров-  [c.78]
Обратите внимание

Вся необходимая информация для аналитического и синтетического учета снимается (перфорируется) с первичных документов одновременно, один раз. После ввода информации в машину и создания базового массива можно в любое время по заранее разработанной программе получать данные в необходимом аналитическом и синтетическом разрезе.

Синтетические данные есть обобщенные аналитические данные. В машине имеются промежуточные массивы, используемые для составления оборотных ведомостей аналитического учета и получения синтетических учетных регистров. При вводе входной информации в ЭВМ,-т. е. при перфорации данных с документов, могут возникнуть ошибки.

При контроле этих данных на ЭВМ ошибки выявляются и машина печатает протокол ошибок, на его основании в бухгалтерии выписывается документ, называемый извещением о внесении изменений.

Исправленные данные с этого документа вновь перфорируются, создается так называемый массив корректировки, который объединяется с основным базовым массивом.  [c.199]

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах

Главная — Статьи

Вносим исправления в первичные документы

Прежде всего дадим определение первичному документу. Это документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни предприятия. Требования к форме и содержанию первичных документов установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

Так, в частности, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Он оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — сразу после его окончания.

Лицо, ответственное за составление первичных документов, обязано своевременно (в соответствии с установленным графиком документооборота компании) передавать их в бухгалтерию.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.

О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве

В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или прочими нормативными правовыми актами).

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Алгоритм внесения исправлений в первичные документы прописан также в старом, советском Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105). Несмотря на то что названному документу более 30 лет, он до сих пор продолжает действовать.

В соответствии с его разд.

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

4 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы.

Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью “исправлено”, подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также нужно проставить дату исправления.

Важно

То есть, по сути, это положение не противоречит нормам Закона о бухгалтерском учете, а лишь немного дополняет его.

Итак, что мы имеем? В Законе о бухгалтерском учете об алгоритме внесения исправлений в первичные документы сказано очень мало.

Другой, более подробный, порядок внесения исправлений в первичку утвержден давно и не отвечает современным реалиям. В частности, в нем ничего не говорится о порядке внесения исправлений в документы, составленные в электронном виде.

Так все-таки как же вносить исправления в первичные учетные документы?

Должен ли порядок внесения исправлений в первичные документы быть прописан в учетной политике?

Ошибки и исправления в первичных документах

Заполнение первичных документов должно осуществляться аккуратно, помарок и подчисток быть не должно.

В определенных случаях, в частности, по отношению к кассовым и банковским документам, исправления не допускаются. В случае возникновения ошибки необходимо составить новый экземпляр документа.

Замечание 1

В остальных случаях исправления в первичных документах допускаются, но только оговоренные, то есть заверенные подписями тех лиц, которые подписали документ.

В первичных документах могут быть допущены следующие ошибки:

• неправильный текст документа или сумма;
• меньшая или большая сумма по операции;
• некорректная корреспонденция счетов.

Для исправления ошибок в первичных документах применяются различные способы, каждый из которых имеет особые условия применения.

Корректурный способ

Данный способ применяется для исправления ошибок, допущенных в тексте первичного документа (описки) или сумме (например, при неправильном подсчете итогов). Суть способа состоит в то, что неправильный текст или сумма зачеркиваются, а над ними записывается правильный текст или сумма.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Замечание 2

Важное требование: зачеркивать ошибочную запись необходимо одной чертой, так чтобы без труда можно было прочесть ранее написанное.

Если ошибка допущена в сумме, недопустимо зачеркивать только ошибочные цифры, требуется полностью зачеркнуть сумму и надписать сверху полностью правильную.

Произведенные исправления требуют подтверждающих оговорок: каждое исправление должно быть заверено подписями лиц, подписывавших ранее первичный документ. При этом на полях документа проставляется слово «Исправлено» и указывается дата исправительной записи.

Отсутствие хотя бы одной из подписей является основанием для признания исправления недействительным.

Способ дополнительной проводки

Данный способ применяется при соблюдении следующих условий:

• во-первых, корреспонденция счетов является корректной, но в проводке указана меньшая сумма;
• во-вторых, в учете требуются корректировки для определенного вида операций (например, корректировка фактической себестоимости продукции, если ее величина больше плановой себестоимости).

Рассмотрим применение данного споосба на конкретном примере.

Пример 1

При выдаче нескольких наименований материально-производственных запасов по одному требованию-накладной со склада в производство была допущена ошибка при определении итоговой суммы – вместо 15400 рублей было указано 14500 рублей.

В результате на счетах бухгалтерского учета операция была отражена следующим образом:

Дт 20 Кт 10 – 14500 рублей – списана стоимость израсходованных в производство материалов (в ошибочно заниженной сумме).

Совет

В первичном документе (требовании-накладной) для исправления ошибки был применен корректурный способ.

Для исправления ошибки в сумме применяется метод дополнительной проводки, для чего в учете делается запись следующего характера:

Дт 20 Кт 10 – 900 рублей (на сумму разницы между правильной и заниженной суммой) – списана разница между фактической стоимостью израсходованных в производство материалов и ошибочно отраженной суммой.

В результате выполненной записи сумма двух проводок дает правильный результат операции: 14500 + 900 = 15400 рублей.

Способ красного сторно

Данный способ применяется при соблюдении следующих условий:

• во-первых, корреспонденция счетов является некорректной;
• во-вторых, корреспонденция счетов является корректной, но в проводке указана большая сумма;
• в-третьих, в учете требуются корректировки для определенного вида операций (например, корректировка фактической себестоимости продукции, если ее величина меньше плановой себестоимости).

Исправительная запись выполняется красным цветом (или проставлением знака «минус» перед суммой операции), что является сигналом для любого пользователя бухгалтерской информации: сумму следует вычитать при подсчете итога в документе.

Результатом способа «красное сторно» является полное или частичное аннулирование ошибочной записи.

По этой причине применение данного способа осуществляется в комбинации со способом дополнительной проводки, когда вместо полностью аннулированной записи составляется правильная запись.

Проиллюстрируем особенности применения данного способа исправления ошибок конкретными примерами

Пример 2

Допустим, что при отражении на счетах бухгалтерского учета операции «Отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства» ошибочно указано вместо 3000 рублей сумма 30000 рублей, что отражено в учете записью:

Дт 20 Кт 10 – 30000 рублей – отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства.

Для исправления допущенной ошибки делается сторнировочная запись:

Дт 20 Кт 10 – «минус» 27000 рублей – сторнирована ошибочно завышенная стоимость материально-производственных запасов, отпущенных со склада на нужды основного производства.

Пример 3

Обратите внимание

Допустим, что при отражении на счетах бухгалтерского учета операции «Отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства на сумму 3000 рублей» ошибочно указан счет 23 «Вспомогательные производства» вместо счета 20 «Основное производство», что отражено в учете записью:

Дт 23 Кт 10 – 3000 рублей – отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства.

Для исправления допущенной ошибки делается сторнировочная запись:

Дт 23 Кт 10 – «минус» 3000 рублей – сторнирована ошибочно отнесенная на затраты вспомогательного производства стоимость материально-производственных запасов, отпущенных со склада на нужды основного производства.

После того, как ошибочная запись полностью аннулируется сторнировочной, в учете необходимо сделать дополнительную правильную проводку:

Дт 20 Кт 10 – 3000 рублей – отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства.

Способ обратной проводки

Некоторые специалисты допускают также использование способа обратной проводки для исправления неверной корреспонденции счетов, когда в условиях предыдущего примера вместо сторнировочной записи делается обратная запись:

Дт 10 Кт 23 – 3000 руб. – отражена ошибочно отнесенная на затраты вспомогательного производства стоимость материально-производственных запасов, отпущенных со склада на нужды основного производства.

После этого опять же требуется составление правильной дополнительной проводки.

Исправление ошибок в первичных документах и регистрах бюджетного учета

С 29 октября 2017 года вступает в силу Приказ Минфина России от 27.09.2017 № 148н, вносящий изменения в Инструкцию 157н. В ближайшее время будут внесены поправки в Инструкции по составлению отчетности № 191н и № 33н. Самые важные изменения касаются порядка исправления ошибок в бухгалтерской бюджетной отчетности. Нововведения надо будет применять уже при составлении отчета за 2017 год.

Документарное оформление исправления ошибок

Исправление ошибок в учетных регистрах сопровождается оформлением Справки (ф. 0504833), содержащей информацию:

• по обоснованию внесения исправлений;
• наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета;
• номер исправляемого регистра бухгалтерского учета;
• период, за который составлен регистр бухгалтерского учета.

Обязательные реквизиты Бухгалтерской справки (ф. 0504833), которая оформляется при исправлении ошибок, перечислены в абз. 6 п. 18 Инструкции 157н.

В соответствии с Приказом Минфина № 148н с 29.10.2017 в перечень обязательных реквизитов добавлен «период, в котором были выявлены ошибки».

Методы исправления ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета

В соответствии с положениями пункта 18 Инструкции № 157н ошибки в бюджетном учете можно классифицировать в зависимости от следующих обстоятельств:

• в какой период обнаружена ошибка;
• требуются ли изменения в регистрах бюджетного учета.

1. Если ошибка, выявлена в отчетном периоде до момента представления отчетности и не требует внесения изменения данных в регистрах бухгалтерского учета.

В этом случае ошибка выполняется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено».

2. Если ошибка, выявлена в отчетном периоде до момента представления отчетности, но требует внесения изменения данных в регистры бухгалтерского учета.

В этом случае приемлемы следующие методы исправления ошибок:

• методом «красное сторно»;
• методом дополнительной записи;
• методом «красное сторно» с дополнительной записью.

Исправление ошибки отражается последним днем отчетного периода.

3. Ошибка, обнаруженная за отчетный период, за который отчетность в установленном порядке уже представлена.

В этом случае так же применяются методы: «красное сторно», дополнительной записи, «красное сторно» с дополнительной записью.

Исправление ошибки отражается датой обнаружения ошибки.

Метод «красное сторно» при исправлении ошибок, выявленных в отчетном периоде

Метод «красное сторно» применяется для отмены ранее выполненной операции и заключается в выполнении бухгалтерской записи, полностью аналогичной отменяемой, с теми же счетами и аналитическими разрезами по дебету и кредиту, но с противоположным знаком.

Важно! Исправление ошибки методом «обратной проводки» не допустимо:

Дебет 1 302 21 830 Кредит 1 401 20 221 — 500 руб.

Подобная запись при исправлении ошибки приведет к «задвоению» оборотов по счету 302 и искажению данных финансовой отчетности.

Исправление методом дополнительной записи при исправлении ошибок, выявленных в отчетном периоде

Исправление методом дополнительной записи выполняется в случае, когда ошибка заключается в том, что своевременно не была выполнена необходимая бухгалтерская запись. Например, когда обнаружен не учтенный первичный документ, относящийся к прошедшему периоду, операции за который уже отражены в учетных регистрах.

Важно! Дополнительная бухгалтерская запись выполняется последней датой отчетного периода.

Исправление методом «красное сторно» с дополнительной записью при исправлении ошибок, выявленных в отчетном периоде

Исправление методом «красное сторно» с дополнительной записью используется когда ошибка заключается в неправильном указании кода счета, аналитических кодов, объекта учета. Для исправления сторнируется ранее выполненная неправильная запись, и следом выполняется правильная запись.

Важно!

Исправление ошибки методом «внутренних оборотов по счету» недопустимо:

Дебет 1 302 26 830 Контрагент А Кредит 1 302 26 730 Контрагент Б 500 руб.

Подобная запись при исправлении ошибки приведет к необоснованному увеличению оборотов по счету 302 и искажению данных финансовой отчетности.

Исправление ошибок за предыдущие периоды

При исправлении ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета за прошлые периоды, следует принимать во внимание то, что счета учета доходов и расходов (401 40 и 401 20) уже были закрыты в корреспонденции со счетом учета финансовых результат прошлых отчетных периодов (401 30).

Следовательно, в подобных ситуациях в исправительных проводках не может быть использован и счет 401 30, так как до завершения текущего финансового года финансовый результат по любым видам деятельности не определяется.

В подобных случаях в качестве «промежуточного» счета, как правило, используется счет 401 10 «Прочие доходы».

Важно

В конце 2017 года при проведении операций по закрытию балансовых счетов финансовый результат будет скорректирован.

Если ошибочная операция изменяет: стоимость имущества, величину дебиторской и кредиторской задолженности, движение денежных средств результаты деятельности, то корректировки следует отразить как в бухучете, так и в отчетности. Порядок внесения изменений в этом случае будет следующий:

• исправление ошибок одним из допустимых методов;
• подготовка Справки (ф. 0504833) с указанием исправительных проводок и периода к которому относятся исправления;
• подготовка уточненной отчетности с отражением информации об исправлениях в Пояснительной записке.

Изменения в порядке исправления ошибок прошлых отчетных периодов с 1 января 2018 года

Согласно планам Минфина в 2018 году будет введен новый федеральный стандарт «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». В соответствии с этим стандартом нельзя будет учитывать при составлении отчетов 2018 года корректирующие проводки по ошибкам прошлых лет.

Ожидается, что для исправления этих ошибок в План счетов введут специальный аналитический счет к счету 401 00 «Финансовый результат экономического субъекта». Причем на сумму исправлений ошибок прошлых лет надо будет изменить остатки на 1 января 2017 г. в отчетных формах за 2018 год. В проекте стандарта эта процедура называется ретроспективный пересчет.

Несмотря на то, что данный документ находится в стадии проекта, планируется, что он будет применяться с 1 января 2018 года.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах – ДИПЛОМ КУРСОВАЯ РЕШЕНИЕ ЗАДАЧ ЭКЗАМЕН ТЕСТ онлайн

Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить.

Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета.

Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет.

Совет

Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка – до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет.

-способ дополнительной записи (проводки).

-метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка
Момент обнаружения ошибки
               Порядок исправления ошибки

Текущий отчетный год
До окончания отчетного года
Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка

Предыдущий отчетный год
После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности
Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность

Предыдущий отчетный год
После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена
Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Пример 1

Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2014 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 1 000 руб. – учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2014 года.

Пример 2

В июне 2014 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» – 35 000 руб. – сторнирована ошибочная проводка за июнь 2014 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» – 25 000 руб. – отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2014 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Бухгалтерская справка № 9 от 14 сентября 2014 года

Обратите внимание

Согласно акту приемки-сдачи услуг от 20 апреля 2014 года № 13 , полученному от ЗАО «Автосервис», стоимость оказанных услуг по текущему ремонту автомобиля составила 6000 рублей (без НДС).

Данная операция отражена в бухгалтерском учете 20 апреля 2014 года следующим образом:

Дебет 25 Кредит 60 – 1000 руб. – учтена в составе общепроизводственных расходов

стоимость услуг по текущему ремонту   автомобиля.

При этом бухгалтер допустил техническую ошибку, занизив стоимость работ на 1000 рублей (одну тысячу рублей).

Для исправления допущенной ошибки 14 сентября 2014 года в бухгалтерском учете произведена дополнительная запись на счетах бухгалтерского учета на сумму 1000 рублей (одна тысяча рублей).

Дебет 25 Кредит 60 – 1000 руб. – учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2014 года.

Главный бухгалтер   Потапова                     И.М.Потапова