Как оплатить «командировку» учредителя общества

Как отправить учредителя в командировку – Институт профессиональных бухгалтеров Московского региона

Е.Ю. Хмелькова, Д.В. Игнатьев, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Организация (ООО) применяет общий режим налогообложения. Учредитель организации, не являющийся ее работником, направляется за счет средств организации в деловую поездку в Белоруссию. Осуществленные учредителем расходы будут возмещаться ему организацией.

Как документально оформить поездку учредителя за счет средств организации? Как осуществляется налоговый и бухгалтерский учет расходов на поездку учредителя? Возникают ли в данном случае обязанности по уплате НДФЛ?

Документальное оформление

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно статье 20 ТК РФ, работником является физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Статьей 16 ТК РФ определено, что трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Обратите внимание

Таким образом, деловая поездка учредителя организации, не являющегося ее работником, не признается командировкой. Поэтому у организации не возникает необходимости заполнять такие документы, как «Служебное задание», «Приказ о направлении работника (работников) в служебную командировку» и «Командировочное удостоверение».

На наш взгляд, основанием для направления учредителя в деловую поездку может являться соответствующее решение собрания учредителей (единственного учредителя) организации (пункты 1, 3 ст. 91 ГК РФ, п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.

1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») или иного компетентного органа с указанием необходимости и целей такой поездки.

Полагаем, что указанным решением должен пре­дусматриваться порядок возмещения учредителю расходов на деловую поездку, а также источники покрытия данного вида затрат.

Состав и формы первичных учетных документов, необходимых для оформления тех или иных фактов хозяйственной жизни, утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст.

 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в час­ти 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Таким образом, состав и формы первичных учетных документов, являющихся основанием для компенсации затрат учредителя, организации целесообразно определить самостоятельно. На наш взгляд, таким документом может являться, например, отчет о деловой поездке с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные учредителем расходы.

Налог на прибыль организаций

Объектом налогообложения по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, определяемая как разница между полученными доходами и величиной произведенных расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (ст. 247 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Важно

При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следует учитывать, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (определения Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, № 366-О-П).

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика, подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

По нашему мнению, нормы главы 25 НК РФ не содержат положений, прямо позволяющих учесть расходы на компенсацию учредителю затрат на деловую поездку при расчете налогооблагаемой прибыли.

В то же время перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст.

 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ и прямо не поименованных в статье 270 НК РФ.

Нормы статьи 270 НК РФ не содержат прямого запрета на учет расходов в виде компенсации учредителю понесенных им затрат на деловую поездку.

Совет

Учитывая, что речь идет о компенсации расходов, произведенных учредителем в интересах деятельности организации, считаем, что данные затраты могут быть учтены при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их документального подтверждения. При этом организации целесообразно не только подтвердить документами факт осуществления расходов, но и обосновать их производственную необходимость и направленность на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Не исключено, что данную точку зрения организации придется отстаивать в суде. Официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по данному вопросу нами не обнаружено.

НДФЛ

Из поставленного вопроса можно сделать вывод, что физическое лицо – учредитель в данном случае является налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 207 НК РФ).

В соответствии со статьей 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, признается доход, полученный ими как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФ.

Для целей исчисления НДФЛ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

На наш взгляд, нормы статьи 41 НК РФ, равно как и главы 23 НК РФ, не позволяют сделать однозначного вывода о возникновении или об отсутствии у учредителя дохода при возмещении ему расходов на деловую поездку.

Официальных разъяснений и материалов судебной практики по данному вопросу нами не обнаружено.

Однако с высокой долей вероятности можно предположить, что специалисты налоговых органов будут исходить из факта возникновения у учредителя объекта налогообложения НДФЛ при фактической выплате ему сумм в качестве компенсации расходов на деловую поездку. При этом оценить перспективы налогового спора в данном случае не представляется возможным.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключения из данного правила предусмотрены статьей 217 НК РФ. По нашему мнению, нормы данной статьи, в том числе и пунк­та 3 (в связи с тем, что рассматриваемая компенсация не предусмотрена действующим законодательством), не подлежат применению.

Таким образом, с целью минимизации налоговых рисков при выплате учредителю сумм в качестве компенсации произведенных им на деловую поездку расходов организации следует выполнить функции налогового агента по НДФЛ в установленном нормами главы 23 НК РФ порядке (пункты 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы (п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Полагаем, что квалификация расходов в виде компенсации учредителю затрат на деловую поездку будет зависеть от конкретных целей деловой поездки.

Поэтому затраты организации на выплату рассматриваемой компенсации могут относиться как в дебет счетов учета затрат на производство или продажу (например, 26, 44), так и в дебет счета учета прочих расходов, то есть счета 91 (План счетов и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее – План счетов и Инструкция)).

Обратите внимание

По нашему мнению, с учетом Инструкции по применению Плана счетов для отражения информации о расчетах с учредителем по компенсации произведенных затрат может быть использован счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Таким образом, операции, связанные с возмещением учредителю затрат на деловую поездку, могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Дебет 26 (44, 91 и др.) Кредит 76

– признаны расходы в виде суммы, подлежащей компенсации учредителю в связи с деловой поездкой;

Дебет 76 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– удержан исчисленный с суммы компенсации НДФЛ (в случае принятия решения о начислении НДФЛ);

Дебет 76 Кредит 50 (51)

– сумма компенсации выплачена учредителю (в случае принятия решения о начислении НДФЛ – за вычетом удержанного НДФЛ).

В случае если организация примет решение не учитывать рассматриваемые расходы для целей налогообложения прибыли, это может повлечь за собой необходимость отражения в бухгалтерском учете постоянного налогового обязательства, равного произведению суммы расходов на выплату учредителю компенсации и ставки налога на прибыль (пункты 3, 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»), что отражается проводкой:

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».        

Командировка генерального директора и учредителя. Как оформить

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие.

У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать.

Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

• встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
• открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
• работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
• урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.

Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.

Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.

Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.

Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.

Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.

После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.

По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку).

Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

• заместитель директора;
• руководитель отдела кадров;
• руководитель какого-либо подразделения или отдела;
• соучредитель, если таковой имеется;
• бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.

Нужно получить письменное согласие сотрудника.

Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя.

Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные.

Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д.

Важно

В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации.

Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

• крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
• с заинтересованностью;
• которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Должен ли учредитель одобрить командировку и авансовый отчет генеральному директору

Командировка руководителя Как отмечалось выше, командировка директора предприятия должна не только отвечать всем стандартам командировок рядового сотрудника, но и:

• иметь цель, согласно которой оформление командировки оправдано и отвечает необходимости для развития или деятельности компании;
• быть правильно оформлена, согласно требованиям закона и правилам организации;
• отвечать поставленной цели.

Директора Для выезда директора организации в командировку необходимо разработать четко поставленную цель такого трудового действия. При этом согласно Положению, целью командировки руководителя является выполнение действий, связанных с исполнением служебных обязанностей, которые направлены на улучшение и развитие организации.

Суточные Согласно законодательству, суточные представляют собой выплаты денежных средств командированному перед отправлением в поездку для того, чтобы тот имел возможность осуществлять какие-либо личные потребности организма.

Как оплатить «командировку» учредителя общества

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключения из данного правила предусмотрены статьей 217 НК РФ. По нашему мнению, нормы данной статьи, в том числе и пунк­та 3 (в связи с тем, что рассматриваемая компенсация не предусмотрена действующим законодательством), не подлежат применению.
Таким образом, с целью минимизации налоговых рисков при выплате учредителю сумм в качестве компенсации произведенных им на деловую поездку расходов организации следует выполнить функции налогового агента по НДФЛ в установленном нормами главы 23 НК РФ порядке (пункты 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Как оформляется командировка генерального директора?

Как отправить учредителя в командировку Е.Ю. Хмелькова, Д.В. Игнатьев, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Организация (ООО) применяет общий режим налогообложения.

Учредитель организации, не являющийся ее работником, направляется за счет средств организации в деловую поездку в Белоруссию.
Осуществленные учредителем расходы будут возмещаться ему организацией.

Как документально оформить поездку учредителя за счет средств организации? Как осуществляется налоговый и бухгалтерский учет расходов на поездку учредителя? Возникают ли в данном случае обязанности по уплате НДФЛ? Документальное оформление В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы. Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства. В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства.

Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем. Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете. Питание и проживание, суточные Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Оформление командировки руководителя

В этом случае не надо забывать, что работодатель — это физическое лицо либо организация, вступившие в трудовые отношения с работником. Генеральный директор (если он только не является одновременно и учредителем компании) — не работодатель.

Он такой же наемный работник, только как орган управления и уполномоченное лицо является законным представителем работодателя в отношениях с другими работниками. При оформлении командировки директора применяются те же самые унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1, что и при направлении в командировки остальных сотрудников, а именно: — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9); — командировочное удостоверение (форма N Т-10); — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие).
Такое назначение поможет организации работать в штатном режиме без простоя.

При этом передача прав директора организации закрепляется не только приказом о назначении временно исполняющего обязанности, но и доверенностью, согласно ст. 185 ГК РФ. Документы Для выезда в командировку руководства необходимо оформить следующие документы:

• приказ о назначении заместителя, исполняющего обязанности директора во время отсутствия руководителя;
• письменное согласие лица на назначение его исполняющим обязанности;
• приказ о направлении в командировку, который директор может составить самостоятельно;
• служебное задание, которое требует исполнение в течение времени командировки;
• авансовый отчет директора;
• служебная записка при необходимости и т.д.

Внимание

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку. Оформление командировки директора и необходимые документы Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками.

Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника. Итак, порядок оформления следующий:

Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.

Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9.

Если заместитель генерального директора или иной определенный приказом сотрудник будет выполнять не все функции генерального директора, а только часть из них, то в приказе (распоряжении) надо четко установить круг его полномочий.

В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для генерального директора уставом организации и законодательством РФ. Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик») Приказ 30.05.

2008 N 15 Москва О передаче полномочий генерального директора В связи с отбытием в командировку Приказываю: 1.

Возложить в период с 1 июня 2008 по 10 июня 2008 г. на заместителя генерального директора Иванова Ивана Ивановича все обязанности генерального директора ООО «Лютик» Колпакова Юрия Михайловича без освобождения от основной работы. 2. Установить Иванову И.И. доплату в размере 10 000 руб.Совет

Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку. Оформление командировки руководителя (директора) в 2017 году Правила и требования Согласно ст.

166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка? Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен.
Такие же действия касаются и руководителя предприятия.

Заключается договор, согласно которому за использование личного автомобиля в целях развития предприятия, в частности осуществления командировки, ему будет выплачена некая сумма денежных средств.

Авансовый отчет Авансовый отчет – документ установленной формы, который подается после приезда работника или руководителя из командировки. В нем указываются:

• денежная сумма, которую получил командированный работник предприятия (в частности директор);
• понесенные расходы в течение командировки, они могут быть меньше или больше;
• заявленные суммы подкрепляются необходимыми документами.

Образец авансового отчета по командировке здесь, бланк авансового отчета здесь. Стоит отметить, что данный документ подается в бухгалтерию организации с подписью лица, которое прибыло из командировки..

Билет для учредителя

Учредителю организации (не является сотрудником ООО) на ОСН приобретены авиабилеты для поездки в другой регион. Цель поездки — возможность регионального развития организации, поиск потенциальных клиентов, набор сотрудников. Каким образом провести эти расходы?

Отвечает Ваш персональный эксперт

Расходы на авиабилеты учредителя нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Оплату билетов организация списывает за счет средств организации.

Кроме этого, при оплате билета за учредителя у него образуется доход в натуральной форме. С такого дохода организация должна удержать НДФЛ. Если никаких доходов организация ему не выплачивает, то удержать НДФЛ нет возможности. Об этом необходимо уведомить налоговую инспекцию, подав справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2» и самого учредителя.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки

Налог на прибыль

Как учесть компенсацию расходов на служебные поездки внештатного сотрудника при расчете налога на прибыль

Обратите внимание

В налоговом учете вознаграждения сотрудникам, работающим по гражданско-правовым договорам, включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала (п. 21 ст. 255 НК РФ). Списать эти выплаты в качестве командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) нельзя. Об этом, например, сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 № 28-11/62835.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов (на проезд, питание, проживание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника

Нет, нельзя.

Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (см., например, письма Минфина России от 24 сентября 2015 № 03-03-06/1/54684, от 17 сентября 2012 № 03-03-06/2/107 и т. д.).

Главбух советует: организация может учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете налога на прибыль.

Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией.

К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421, 781 ГК РФ).

Поэтому, если такие затраты документально подтверждены (например, билетами или накладными на оплату билетов в безналичной форме – в отношении расходов на проезд), их можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов (п. 1 ст. 252, п. 21 ст. 255, подп. 41 или 49 п.

 1 ст. 264 НК РФ). Такой подход подтверждается арбитражной практикой (постановления Президиума ВАС РФ от 18 августа 2005 № 1443/05 и ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 № А55-13458/2010).

Важно

Аналогичной точки зрения раньше придерживался и Минфин России (письмо от 4 августа 2005 № 03-03-06/34). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство изменило свою позицию, возможность следования данной точке зрения, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав его вознаграждения (ст. 709, 781 ГК РФ).

Тогда при расчете налога на прибыль организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ).

Но при этом со всей суммы вознаграждения придется заплатить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ст. 420, подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

Налоговая нагрузка сотрудника в этом случае не возрастет. Если свои расходы на поездку он подтвердит документально, то по заявлению сотрудника организация должна предоставить ему профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ).

В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника (на проживание, проезд, питание и т. п.), которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям

Нет, нельзя.

По общему правилу расходы на командировки (в т. ч. на проезд, проживание, суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако направить в командировку можно только штатного сотрудника организации, то есть человека, с которым заключен трудовой договор.

Это следует из положений статей 166–168 Трудового кодекса РФ. Поэтому нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ на служебные поездки внештатного сотрудника не распространяются. Следовательно, расходы на такие поездки нельзя учесть при налогообложении прибыли.

Совет

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 17 сентября 2012 № 03-03-06/2/107.

Главбух советует: есть возможность учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника, которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям, при налогообложении прибыли.

Такие расходы можно квалифицировать в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и учесть их на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Есть пример судебного решения, из которого следует аналогичный вывод (см. постановление ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 № А55-13458/2010).

Однако для этого необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. То есть нужно подтвердить, что:

 поездка необходима для выполнения работ (услуг) по гражданско-правовому договору (исполнение договора без поездки невозможно);

 расходы на эту поездку осуществлены именно в интересах организации, а не внештатного сотрудника.

Соответствующие положения пропишите в договоре с внештатным сотрудником.

Так, например, если организации необходимо наладить оборудование, находящееся в другом городе, и она нанимает для этого человека по договору подряда, в договоре следует указать, что организация оплачивает проезд и проживание подрядчика. Аналогичный случай – когда организация оплачивает поездку внештатного сотрудника на семинар, который она проводит в другом регионе.

Если же в договоре не будет прописано, что непременным условием его выполнения является поездка исполнителя (подрядчика) и что организация берет на себя соответствующие расходы, то учесть их при налогообложении прибыли не получится.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты на поездки учредителей (участников, акционеров) в служебных целях (расходы на проезд, питание и т. д.)

Да, можно.

Такие затраты учитывайте в том случае, если организация состоит с учредителями (участниками, акционерами) в договорных отношениях. Если с учредителями (участниками, акционерами) заключены трудовые договоры, их командировочныерасходы уменьшат налоговую базу (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом нужно документально подтвердить производственный характер поездки (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 9 августа 2002 № 26-12/36998).

Обратите внимание

Также уменьшите налогооблагаемую базу на сумму расходов на поездки учредителей (участников, акционеров), если они прибыли на заседание совета директоров, правления, наблюдательного совета или другого руководящего органа организации.

Например, функции управляющего органа в акционерном обществе может выполнять собрание акционеров, если акционеров меньше 50 и такая возможность предусмотрена уставом (п. 1 ст. 64 Закона от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ). Такие расходы учтите в составе представительских (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Вопрос о признании затрат на поездки специалистов, состоящих с организацией в гражданско-правовых отношениях, является спорным.

Из рекомендации

Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидат экономических наук

Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме

Виды доходов

Что для целей НДФЛ относится к доходам в натуральной форме

Порядок налогообложения доходов, выплаченных в натуральной форме, установлен статьей 211 Налогового кодекса РФ. К таким доходам, в частности, относятся:

 стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах. Например, стоимость бесплатного питания или обучения, не предусмотренных законодательством (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);

 стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Например, подарки дороже 4000 руб.

, подарочные сертификаты или карты номиналом больше 4000 руб. в год (подп. 2 п. 2 ст. 211, подп. 28 ст.

 217 НК РФ, письма Минфина России от 2 июля 2012 № 03-04-05/9-809, от 18 ноября 2016 № 03-04-06/67922, ФНС России от 11 марта 2016 № БС-4-11/3989,);

 стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда (подп. 3 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Стоимость товаров (работ, услуг), которые организация оплачивает за сотрудника в своих интересах, не подпадает под налогообложение, если получение этих товаров (работ, услуг) сотрудником непосредственно связано с исполнением его трудовых обязанностей. Это следует из положений абзаца 11 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Например, не облагается НДФЛ оплата счетов из ресторанов, посещение которых входит в программу представительских мероприятий, сопровождающих деловые переговоры, проводимые организацией.

Основанием для освобождения подобных доходов от НДФЛ может служить приказ о проведении таких мероприятий и список сотрудников, которые должны принимать в них участие. Об этом сказано в письме Минфина России от 3 марта 2015 № 03-04-06/11078.

Важно

Не возникает доход и в том случае, когда в интересах бизнеса организация за свой счет обеспечивает жильем сотрудников, направленных на работу в другой город (п. 3 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ от 21 октября 2015).

Удержание НДФЛ

НДФЛ с доходов, выданных в натуральной форме, удерживайте из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых сотруднику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы вознаграждения. Такие условия удержания НДФЛ установлены в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Могут возникнуть ситуации, когда организация не может удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме.

Например, если сотрудник уволился или если сумма НДФЛ слишком велика для того, чтобы удержать ее до конца года.

В этом случае до 1 марта следующего года организация обязана сообщить об этом в налоговую инспекцию и самому налогоплательщику. Подробнее об этом см. Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно.

Download Free REHub v7.8.2

Можно ли отправить в командировку учредителя, который не является штатным работником? – Бухгалтер.ИНФО

Кто относится к руководящим органам плательщика налога в понимании п.140.1.7 ст.140 НКУ? Можно ли отправить в командировку учредителя, который не является штатным работником?

В соответствии с пп.140.1.7 ст.140 НКУ к составу расходов двойного назначения относятся «командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являющихся членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов командированного лица».

То есть НКУ выделяет две категории лиц, которым предприятие может компенсировать командировочные расходы с отнесением такой компенсации к составу налоговых расходов предприятия.

Совет

К первой категории лиц относятся лица, состоящие в трудовых отношениях, то есть лица, вступившие в такие отношения. В соответствии со ст.3 КЗоТ(1) трудовые отношения регулируются законодательством о труде. Они возникают на основании трудового договора, которым в соответствии со ст.

21 КЗоТ является «соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом либо физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган либо физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон».

Ко второй категории относятся члены руководящих органов, которые согласно НКУ не обязаны вступать в трудовые отношения с плательщиком налога. Это также не является обязательным и в соответствии с трудовым и иным законодательством.

Согласно части второй ст.65 ХКУ(2) управление предприятием осуществляется в соответствии с его учредительными документами на основе объединения прав собственника в части хозяйственного использования своего имущества и участия в управлении трудового коллектива.

При этом собственник осуществляет свои права по управлению предприятием непосредственно или через уполномоченные им органы в соответствии с уставом предприятия либо другими учредительными документами.

Если собственник предприятия пошел иным путем и для руководства хозяйственной деятельностью предприятия назначил руководителя предприятия, то в соответствии с частью четвертой ст.

65 ХКУ он должен заключить с руководителем договор (контракт), в котором определяются срок найма, права, обязанности и ответственность руководителя, условия его материального обеспечения, условия освобождения его от должности, другие условия найма по согласованию сторон.

Таким образом, если учредительными документами предприятия предусмотрено осуществление управления этим предприятием самими собственниками (единолично или коллегиально), то такие собственники, принимающие участие в таком управлении, являются членами руководящих органов плательщика налога на прибыль, и компенсация их командировочных расходов в соответствии с пп.140.1.7 ст.140 НКУ может быть отнесена к составу налоговых расходов, при условии соблюдения всех других требований налогового законодательства(3).

Как оформить командировку руководителя?

Порядок оформления командировки в 2019 году актуален в связи с отменой в 2019 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

• старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
• проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
• поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
• открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.

Оформление командировки руководителя (директора) в 2019 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Обратите внимание

Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы

Документы, которыми в 2019 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

• при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
• в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

• расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
• использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
• служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

• В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
• В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
• Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
• Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.

Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

• на проезд;
• на аренду жилья;
• суточные расходы на проживание;
• другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Каковы последствия отказа от командировки? Смотрите тут.

Как оформить продление служебной командировки? Информация — здесь.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.

На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.

Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.

Итог

Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.

После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:

• служебная записка;
• документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
• авансовый отчет.